電話アナウンスとは？活用シーンや使える例文と導入の手順を解説

電話アナウンスとは、着信した電話に対して自動音声で案内するシステムのことです。まだ導入していない企業の方にとっては、「どんなシーンで活用できるの？」といった疑問を抱くこともあるでしょう。

そこで本記事では、電話アナウンスの基本から具体的な活用例、導入する方法までわかりやすく解説します。

電話アナウンスとは？その基本と仕組み

電話アナウンスとは、電話をかけてきた方に対して自動で音声案内するシステムを指します。着信時にあらかじめ設定された音声ガイダンスを再生することで、用件に応じた案内や担当部署への振り分けが可能です。

これにより、電話応対の効率化や応対品質の向上が期待できます。また、電話アナウンスは「IVR（自動音声応答）」と呼ばれる仕組みを用いて構築されることが多く、プッシュ操作をうながすことで案内を分岐させることもできます。

【活用シーン別】電話アナウンスの例文

電話アナウンスは、企業や店舗が抱える電話対応のさまざまな課題解決に役立つシステムです。ここでは、電話アナウンスの活用シーンごとの例文を紹介します。

営業時間外の電話アナウンス

営業時間外にかかってきた電話に対して、適切に案内することは顧客との信頼関係を築く第一歩です。電話がつながらない状況でも、丁寧なメッセージを自動で流せば「誠実な企業姿勢」であることを印象付けられます。

また、折り返しが必要な場合は、留守番電話の機能やメッセージの録音案内を組み合わせるとより効果的です。

例文
「お電話ありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、現在は営業時間外となっております。営業時間は平日午前9時から午後5時までです。お手数ですが、営業時間内に改めておかけ直しください」

定休日の電話アナウンス

企業の定休日や祝日にかかってきた電話に対しては、通常の営業時間外アナウンスとは異なり、「本日は休日である」と明確に伝えることが大切です。

加えて、次の営業開始日時を案内することで、もう一度電話連絡するタイミングを把握しやすくなり、顧客のストレス軽減につながるでしょう。

例文
「お電話ありがとうございます。本日は弊社の定休日となっております。営業日時は月曜日から金曜日の午前9時から午後5時までです。お手数ですが、営業時間内に改めてご連絡いただきますようお願い申し上げます」

電話混雑時のアナウンス

繁忙期やキャンペーン期間中など、電話が集中して回線が混み合う場合は、顧客を不安にさせないための電話アナウンスが必要です。

電話の呼び出し音が鳴り続けると、「本当につながるのだろうか？」といった不信感を与えかねません。

混雑状況を知らせつつ、待ち時間の目安やコールバックの方法を案内すれば、顧客の心理的ストレスを和らげることができます。

例文
「ただいま電話が大変混み合っております。順番におつなぎしておりますので、このままお待ちいただくか、しばらく時間をおいてからおかけ直しいただけますと幸いです」

担当者不在時の電話アナウンス

特定の担当者宛てにかかってきた電話に対し、担当者が外出や休暇などで対応できない場合には、不在である旨を丁寧に案内し、対応可能なタイミングを明確に伝えることが大切です。

顧客を無駄に待たせたり再度の問い合わせの手間をかけさせたりしないためにも、折り返し連絡の方法や代替窓口の案内を含めると、より親切です。

例文
「お電話ありがとうございます。申し訳ございませんが、現在○○は外出中です。午後3時頃に戻る予定となっております。折り返しをご希望の場合は、発信音の後にお名前とご連絡先をお残しください」

通話録音のアナウンス

通話内容を録音する場合、顧客との信頼関係を維持するために、事前に伝えることが重要です。録音の目的を明確に伝えることで、安心感を与えるとともに、企業の透明性やコンプライアンス姿勢を示せるでしょう。

特に、クレーム対応や契約内容の確認が必要な業種では、電話の通話録音はトラブル防止に大きな効果を発揮します。

例文
「お電話ありがとうございます。サービス向上および応対内容の確認のため、本通話は録音させていただいております。あらかじめご了承ください」

電話アナウンスを導入するメリット3つ

電話アナウンスを導入すると、企業全体の業務フロー改善が期待できます。ここでは、具体的な効果を項目ごとに詳しく解説します。

顧客対応の効率化

電話アナウンスを導入すると、顧客からの問い合わせに対して素早く適切な案内が可能となり、対応までの時間を大幅に短縮できます。例えば、よくある質問や営業時間の案内などは自動音声で即時対応ができるため、オペレーターが個別に対応する必要がありません。

また、IVR（電話自動応答）システムを用いれば、顧客の用件に応じて適切な担当部署へスムーズに電話を転送できるため、無駄な取次業務も削減されます。

顧客満足度の向上

電話自動応答によって「電話がつながらない」「担当者にたどり着かない」といったストレスを軽減すると、顧客の満足度を高めることができます。

特に、電話の混雑時や営業時間外でも一定の情報提供が行えるため、顧客は「対応してもらえた」という安心感を得られるでしょう。

コストの削減

電話アナウンスは、人手による対応業務を自動化するため、長期的には人件費の削減に大きく貢献するでしょう。特に、夜間や休日など通常であれば追加の人員配置が必要となる時間帯でも、電話アナウンスにより基本対応をカバーできるため、その必要がありません。

また、業務の効率化によって再対応やクレーム対応の回数も減少し、トータルコストの最適化にもつながります。

電話アナウンスを導入する方法

電話アナウンスを導入する場合は、企業の規模や業務内容に応じて、最適な方法を選ぶことが重要です。ここでは、選択肢ごとの特徴とメリットを紹介します。

ビジネスフォン付属の機能を利用する

ビジネスフォンには、簡易的な電話自動応答機能が備わっている機種もあるので、コストをかけずに電話アナウンスを導入したい企業にとって手軽な選択肢となります。

基本機能をビジネスフォンは設定も比較的簡単で、社内で完結できるケースが多いため、初めての電話アナウンス導入としても最適です。

ただし、細かな条件分岐や部署ごとの転送設定など、高度なカスタマイズには限界があるため、業務の複雑さに応じて適用範囲を見極める必要があります。

クラウド型IVRを導入する

クラウド型IVRは、インターネット経由で動作・管理できる柔軟性の高いシステムであり、複数の着信ルート設定や案内の分岐、SMSへの送信、音声合成など多機能な対応が可能です。

導入にあたっては初期費用が抑えられるうえ、月額制で利用できるため、スモールスタートから段階的に機能を拡張することもできます。また、管理画面からリアルタイムで設定変更や分析ができるため、業務内容や問い合わせ傾向に応じたスピーディーな運用改善が可能です。

担当者の転送設定や緊急時の自動切り替えなど、より高度な電話業務の自動化を実現したい企業にはIVRの導入がおすすめです。

電話自動応答なら月額2,980円から導入できるIVRy（アイブリー）

電話アナウンスは、営業時間外や混雑時、担当者の不在時などに自動で適切な案内を行うことで、機会損失を防ぎつつ、顧客との信頼関係の構築が可能になります。

特に、クラウド型IVR（電話自動）を活用すれば、部門別の転送やSMS送信、音声合成など、多様なニーズに応える柔軟な設計も可能です。まずは自社の業務内容と照らし合わせ、電話アナウンスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

もし、より手軽かつ柔軟に電話アナウンスを作成・運用したいとお考えなら「IVRy（アイブリー）」がおすすめです。

IVRyは、電話の着信に対して自動で音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話自動応答システムです。

「IVRy（アイブリー）」が選ばれる理由

• 一次受付の自動化：自動音声ガイダンスによって24時間安定した一次対応を実現。従業員はコア業務に集中できます。

• 低コストかつ手軽に導入可能：初期費用不要、月額2,980円〜。専門知識がなくても、スムーズに運用を開始できます。

• 直感的な操作で分岐・音声ガイダンスを作成可能：アプリやブラウザから、応答メッセージを自由に作成できます。複数の分岐ルールも設定可能です。

IVRyは、電話対応の自動化を通じて業務負荷を軽減し、従業員がより重要な業務に集中できる環境づくりに貢献します。

詳しい機能やさまざまな業種での導入事例をまとめた資料をご用意しています。まずは、下記からお気軽に資料をご請求ください。

無料アカウント登録で、実際の操作感をお試しいただくことも可能です。