分岐による自動対応機能とは？

分岐機能とは、電話対応のルールを予め作成しておき、「料金に関するお問い合わせは、１」や「商品に関するお問い合わせは、2」といったように、お客様に選択してもらうルールを作成することができます。選択肢ごとに、自動案内で対応したり、担当部署に転送したり、SMSを送ったりと対応アクションを変えることができ、適切な対応をすることができることが特徴です。人が対応すべき電話と、自動で対応すべき電話を切り分けることで、お客様にとっても、スタッフにとってもストレスのない電話対応が実現できます。

分岐機能で対応できるアクション①自動音声案内

道案内や、営業時間の質問など、同じ内容をお答えするような質問は、自動音声での対応が有効です。自動音声で対応することで、今まで人が対応して、時間を取られていたような、よくある質問の対応を全て自動がすることができます。

分岐機能で対応できるアクション②SMS送信

自動音声だけでは、伝えられないような情報量の案内や、問い合わせフォームなどのURLをSMSで送ることで、お客様の自己解決を促すことができます。また、電話に出れない時間帯のみ、SMSをお送りして対応することで、機会損失を防ぐことができます。

例えば、飲食店の場合、忙しい時間や営業時間外の電話対応が難しく、その中でも予約の電話の取りこぼしを防ぎたいという悩みがあります。その場合、予約フォームをSMSで送ることで取りこぼしを防ぐことができます。

電話自動応答のメリット③電話転送機能

大事なお客さんや大事なご用件など、人が対応しなければならない電話も多くあります。その場合は、担当者や担当窓口へ電話を転送することができます。IVRyでは、転送先は複数設定することができるので、誰かが出れなくても取りこぼすことなく対応できます。また、転送された電話の通話内容は全て自動で録音されるので、後から他の人に引き継いだり、聞き直すことができるので、便利です。

営業時間内と営業時間外で転送先を分けることもできるので、昼は会社へ、夜は携帯へ転送するなど、柔軟な対応ができます。

電話自動応答のメリット④留守番電話機能（音声録音機能）

営業時間外や、忙しい時間にどうしても電話を受けることができないときは、ご用件を録音で受けることができます。録音した音声は設定画面でいつでもどこでも再生できるので、確認してから対応することができます。

自動音声に慣れないお年寄りの方には、録音でメッセージを伝えてもらって、対応することもオススメです！

1日100円～導入できる電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」は、分岐機能を設定画面から簡単に設定することができます。またいつでもどこでもリアルタイムに設定を変更することができるので、お盆や年末年始の休暇時期とそれ以外の時期の分岐ルールを変更することもでき、柔軟な対応ができます。今なら１ヶ月無料キャンペーン中ですので、この機会にお試しください！

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。