電話自動応答(IVR)のメリットとは?導入事例や導入方法を解説!

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電話自動応答とは、「〇〇に関するお問い合わせの方は1番をプッシュしてください」というようなガイダンス案内をするシステムのことです。

近年急激に利用が拡大しており、テレワークやリモートワークに活用する例も増えています。人件費が節約できるほか、「電話がつながらない」というクレームを減らすことができるなど、様々なメリットがあります。ここでは、電話自動応答のメリットを紹介します。

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そもそも電話自動応答(IVR)とは?

電話自動応答(IVR)とは、電話をかけると「○○の問い合わせは1番をプッシュしてください…」と、音声ガイダンスが流れ、その後、目的に応じて電話をつなぐ部署を振り分けていくシステムです。

電話自動応答についてもっと詳しく知りたい方は、合わせてこちらの記事をご覧ください!

「IVR(電話自動応答システム)とは?ビジネスに必要な理由を解説!」

電話自動応答が活用される場面は?

電話自動応答は、銀行、郵便局ほか、大企業で使われることの多いシステムです。しかし近年は技術の進歩により、導入コストが大きく低下しました。そのため飲食店やクリニックなど、中小企業で使われることも多くなっています。

こちらで電話自動応答の導入事例を紹介しております。ぜひ合わせてご覧ください!

「導入事例一覧」

電話自動応答のメリット

①人件費などのコスト削減

電話自動応答サービスを利用すると、電話番が必要なくなるので、その分の人件費を節約できます。また、どこにいても電話を受けられるため、出社の必要がなくなり、テレワーク・リモートワークなど在宅勤務にも活用できます。

以前は、電話自動応答サービスと言えば、月数十万円と莫大なコストがかかり、大企業やコールセンター専用のものでしたが、近年は月数千円~使用可能なクラウド型IVRの登場で、誰でも利用できる身近なサービスになりました。仕事とプライベートの電話を分けたいという個人利用者の方も増えています。

②電話以外の業務に集中できる

電話が鳴りっぱなしで、通常の業務がさっぱり進まない…といった経験はありませんか?電話自動応答サービスを利用すると、営業時間などのよくある簡単な問い合わせには、音声ガイダンスが自動的に回答してくれます。直接会話が必要な電話だけを担当者につないでくれるので、電話対応にかかる時間を減らすことができます。

電話自動応答サービスを導入した企業の多くは、電話対応の時間が4〜5割程度減少、中には7割減少したという企業もありました。導入をするとその分、本業に集中できるようになります。

③電話がつながらないといったクレームを減らせる

電話がなっても対応できる人がいなくてつながらない、回線がいつも話し中でつながらない、というクレームは成長している企業だからこその悩みです。問い合わせがたくさんあるのはありがたいことですが、それに対応して人員を増やしたり、回線を増強したりするのは、なかなか難しいことでもあります。

電話自動応答サービスを導入すると、電話がつながらないというクレームを大幅に減らすことができます。繁忙期でもすぐに電話がつながるので、顧客の不満を減らすことができます。逆に、呼び出し音がいつまでも鳴り続く状態は、顧客にとってストレスとなり、不満が大きくなる、というデータがあるそうです。

④顧客満足度の向上につながる

一昔前までは新規顧客の開拓が何よりも重視されていました。しかし近年ではリピーターを獲得し、育てることも重視されるようになってきています。これは、継続的に売り上げを維持することができ、加えて紹介客が増える可能性が高いからです。

電話自動応答サービスを活用すると「いつかけても電話がつながる」という満足感が高まり、顧客管理機能を活用すれば、顧客ひとりひとりにきめ細かい対応ができます。

顧客満足度について、詳しくはこちらの記事もご覧ください!

「顧客満足度を上げる方法とは?ポイント別に解説!」

⑤様々な機能や連携で業務がスムーズに

外出中に店舗や事務所へ電話がかかって来ると、電話に出られない上に、電話が来たかどうかも分かりません。電話番がいればまた別ですが、接客をしていて電話に出られない可能性もあるでしょう。

電話自動応答を利用していれば、電話があったことをスマホに通知することができます。また、電話履歴などのデータをダウンロードして分析すれば、何時ころにどんな要件の電話が多いか分かります。

電話自動応答の様々な機能を使いこなせば、今の業務がもっとスムーズになるでしょう。

電話自動応答(IVR)なら月額3,000円〜で導入できるIVRy

操作がしやすく誰でも簡単に扱える

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、直感的な操作感で分かりやすく、誰でも簡単に扱うことができると評判です。電話自動応答サービスを検討しているなら、IVRyがおすすめです!

電話自動応答以外にも豊富な便利機能

IVRyは、電話自動応答だけではなく、ほかにも様々な機能があります。顧客管理機能、受電メモ機能、ブラックリスト機能、SMS自動送信機能など、使いこなせばあなたのビジネスをもっと便利にできますよ!

最短5分、月額3,000円〜で導入できる

IVRyは申し込んだら最短5分で稼働開始できます。便利な機能が使い放題で、月額3,000円~という低コストで運用可能。電話自動応答を検討中なら、ぜひIVRyをお試しください!

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導入事例

電話DXによる予約や問い合わせの自動化で、スタッフの働きやすい環境を実現!【サウナ&カプセルホテル ウェルビー】高額だった有人対応のコールセンターから、電話自動応答サービスに変更したことで費用を大幅に削減。【いろはネットワークス】電話を効率化してスタッフのストレスを激減!接客品質も向上【和食日和おさけと赤坂】コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
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IVRy アイブリー

推奨環境:Google Chrome

※IEでは架電・受電機能はご利用できません。

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