電話自動応答（IVR）のメリットとは？導入事例や導入方法を解説！

電話自動応答とは、「〇〇に関するお問い合わせの方は1番をプッシュしてください」というようなガイダンス案内をするシステムのことです。

近年急激に利用が拡大しており、テレワークやリモートワークに活用する例も増えています。人件費が節約できるほか、「電話がつながらない」というクレームを減らすことができるなど、様々なメリットがあります。ここでは、電話自動応答のメリットを紹介します。

そもそも電話自動応答(IVR)とは？

電話自動応答(IVR)とは、電話をかけると「○○の問い合わせは1番をプッシュしてください…」と、音声ガイダンスが流れ、その後、目的に応じて電話をつなぐ部署を振り分けていくシステムです。

電話自動応答についてもっと詳しく知りたい方は、合わせてこちらの記事をご覧ください！

「IVR（電話自動応答システム）とは？ビジネスに必要な理由を解説！」

電話自動応答が活用される場面は？

電話自動応答は、銀行、郵便局ほか、大企業で使われることの多いシステムです。しかし近年は技術の進歩により、導入コストが大きく低下しました。そのため飲食店やクリニックなど、中小企業で使われることも多くなっています。

こちらで電話自動応答の導入事例を紹介しております。ぜひ合わせてご覧ください！

「導入事例一覧」

電話自動応答のメリット

①人件費などのコスト削減

電話自動応答サービスを利用すると、電話番が必要なくなるので、その分の人件費を節約できます。また、どこにいても電話を受けられるため、出社の必要がなくなり、テレワーク・リモートワークなど在宅勤務にも活用できます。

以前は、電話自動応答サービスと言えば、月数十万円と莫大なコストがかかり、大企業やコールセンター専用のものでしたが、近年は月数千円～使用可能なクラウド型IVRの登場で、誰でも利用できる身近なサービスになりました。仕事とプライベートの電話を分けたいという個人利用者の方も増えています。

②電話以外の業務に集中できる

電話が鳴りっぱなしで、通常の業務がさっぱり進まない…といった経験はありませんか？電話自動応答サービスを利用すると、営業時間などのよくある簡単な問い合わせには、音声ガイダンスが自動的に回答してくれます。直接会話が必要な電話だけを担当者につないでくれるので、電話対応にかかる時間を減らすことができます。

電話自動応答サービスを導入した企業の多くは、電話対応の時間が4〜5割程度減少、中には7割減少したという企業もありました。導入をするとその分、本業に集中できるようになります。

③電話がつながらないといったクレームを減らせる

電話がなっても対応できる人がいなくてつながらない、回線がいつも話し中でつながらない、というクレームは成長している企業だからこその悩みです。問い合わせがたくさんあるのはありがたいことですが、それに対応して人員を増やしたり、回線を増強したりするのは、なかなか難しいことでもあります。

電話自動応答サービスを導入すると、電話がつながらないというクレームを大幅に減らすことができます。繁忙期でもすぐに電話がつながるので、顧客の不満を減らすことができます。逆に、呼び出し音がいつまでも鳴り続く状態は、顧客にとってストレスとなり、不満が大きくなる、というデータがあるそうです。

④顧客満足度の向上につながる

一昔前までは新規顧客の開拓が何よりも重視されていました。しかし近年ではリピーターを獲得し、育てることも重視されるようになってきています。これは、継続的に売り上げを維持することができ、加えて紹介客が増える可能性が高いからです。

電話自動応答サービスを活用すると「いつかけても電話がつながる」という満足感が高まり、顧客管理機能を活用すれば、顧客ひとりひとりにきめ細かい対応ができます。

顧客満足度について、詳しくはこちらの記事もご覧ください！

「顧客満足度を上げる方法とは？ポイント別に解説！」

⑤様々な機能や連携で業務がスムーズに

外出中に店舗や事務所へ電話がかかって来ると、電話に出られない上に、電話が来たかどうかも分かりません。電話番がいればまた別ですが、接客をしていて電話に出られない可能性もあるでしょう。

電話自動応答を利用していれば、電話があったことをスマホに通知することができます。また、電話履歴などのデータをダウンロードして分析すれば、何時ころにどんな要件の電話が多いか分かります。

電話自動応答の様々な機能を使いこなせば、今の業務がもっとスムーズになるでしょう。

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。