アイブリー
料金プラン
お問い合わせ
無料トライアル

電話自動応答(IVR)のメリットとは?導入事例や導入方法を解説!

TwitterFacebookLINEブックマークPinterest

電話自動応答とは、「〇〇に関するお問い合わせの方は1番をプッシュしてください」というようなガイダンス案内をするシステムのことです。

近年急激に利用が拡大しており、テレワークやリモートワークに活用する例も増えています。人件費が節約できるほか、「電話がつながらない」というクレームを減らすことができるなど、様々なメリットがあります。ここでは、電話自動応答のメリットを紹介します。

今すぐ無料で試してみる資料をダウンロードする(無料)

そもそも電話自動応答(IVR)とは?

電話自動応答(IVR)とは、電話をかけると「○○の問い合わせは1番をプッシュしてください…」と、音声ガイダンスが流れ、その後、目的に応じて電話をつなぐ部署を振り分けていくシステムです。

電話自動応答についてもっと詳しく知りたい方は、合わせてこちらの記事をご覧ください!

「IVR(電話自動応答システム)とは?ビジネスに必要な理由を解説!」

電話自動応答が活用される場面は?

電話自動応答は、銀行、郵便局ほか、大企業で使われることの多いシステムです。しかし近年は技術の進歩により、導入コストが大きく低下しました。そのため飲食店やクリニックなど、中小企業で使われることも多くなっています。

こちらで電話自動応答の導入事例を紹介しております。ぜひ合わせてご覧ください!

「導入事例一覧」

電話自動応答のメリット

①人件費などのコスト削減

電話自動応答サービスを利用すると、電話番が必要なくなるので、その分の人件費を節約できます。また、どこにいても電話を受けられるため、出社の必要がなくなり、テレワーク・リモートワークなど在宅勤務にも活用できます。

以前は、電話自動応答サービスと言えば、月数十万円と莫大なコストがかかり、大企業やコールセンター専用のものでしたが、近年は月数千円~使用可能なクラウド型IVRの登場で、誰でも利用できる身近なサービスになりました。仕事とプライベートの電話を分けたいという個人利用者の方も増えています。

②電話以外の業務に集中できる

電話が鳴りっぱなしで、通常の業務がさっぱり進まない…といった経験はありませんか?電話自動応答サービスを利用すると、営業時間などのよくある簡単な問い合わせには、音声ガイダンスが自動的に回答してくれます。直接会話が必要な電話だけを担当者につないでくれるので、電話対応にかかる時間を減らすことができます。

電話自動応答サービスを導入した企業の多くは、電話対応の時間が4〜5割程度減少、中には7割減少したという企業もありました。導入をするとその分、本業に集中できるようになります。

③電話がつながらないといったクレームを減らせる

電話がなっても対応できる人がいなくてつながらない、回線がいつも話し中でつながらない、というクレームは成長している企業だからこその悩みです。問い合わせがたくさんあるのはありがたいことですが、それに対応して人員を増やしたり、回線を増強したりするのは、なかなか難しいことでもあります。

電話自動応答サービスを導入すると、電話がつながらないというクレームを大幅に減らすことができます。繁忙期でもすぐに電話がつながるので、顧客の不満を減らすことができます。逆に、呼び出し音がいつまでも鳴り続く状態は、顧客にとってストレスとなり、不満が大きくなる、というデータがあるそうです。

④顧客満足度の向上につながる

一昔前までは新規顧客の開拓が何よりも重視されていました。しかし近年ではリピーターを獲得し、育てることも重視されるようになってきています。これは、継続的に売り上げを維持することができ、加えて紹介客が増える可能性が高いからです。

電話自動応答サービスを活用すると「いつかけても電話がつながる」という満足感が高まり、顧客管理機能を活用すれば、顧客ひとりひとりにきめ細かい対応ができます。

顧客満足度について、詳しくはこちらの記事もご覧ください!

「顧客満足度を上げる方法とは?ポイント別に解説!」

⑤様々な機能や連携で業務がスムーズに

外出中に店舗や事務所へ電話がかかって来ると、電話に出られない上に、電話が来たかどうかも分かりません。電話番がいればまた別ですが、接客をしていて電話に出られない可能性もあるでしょう。

電話自動応答を利用していれば、電話があったことをスマホに通知することができます。また、電話履歴などのデータをダウンロードして分析すれば、何時ころにどんな要件の電話が多いか分かります。

電話自動応答の様々な機能を使いこなせば、今の業務がもっとスムーズになるでしょう。

電話自動応答(IVR)なら月額3,000円〜で導入できるIVRy

操作がしやすく誰でも簡単に扱える

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、直感的な操作感で分かりやすく、誰でも簡単に扱うことができると評判です。電話自動応答サービスを検討しているなら、IVRyがおすすめです!

電話自動応答以外にも豊富な便利機能

IVRyは、電話自動応答だけではなく、ほかにも様々な機能があります。顧客管理機能、受電メモ機能、ブラックリスト機能、SMS自動送信機能など、使いこなせばあなたのビジネスをもっと便利にできますよ!

最短5分、月額3,000円〜で導入できる

IVRyは申し込んだら最短5分で稼働開始できます。便利な機能が使い放題で、月額3,000円~という低コストで運用可能。電話自動応答を検討中なら、ぜひIVRyをお試しください!

その他の関連記事

今すぐ無料で試してみるまずは資料請求
IVRy アイブリー

推奨環境:Google Chrome

※IEでは架電・受電機能はご利用できません。

料金プラン導入業界・業者一覧セミナーお役立ち記事導入事例パートナー導入事例パートナー制度電話番号検索運営会社プライバシーポリシー利用規約特定商取引法に基づく表示FAQ