電話対応をAIに任せて業務プロセス改善！

電話対応にかける時間が多く、通常の業務がさっぱり進まない…こんな経験はありませんか？そういった場合には、BPR（業務改革）の一環として、電話対応を見直してみるのがおすすめです。近年はAIやクラウド型PBXが発達し、低コストで自動電話応答システムが導入できるようになりました。AIを活用して業務プロセスを改善しましょう！

電話対応をAIに任せて業務プロセスを改善する方法

IVRを活用する

電話をかけると、音声ガイダンスで「〇〇のお問い合わせの方は、1番をプッシュしてください…」といったような案内をされるシステムのことを、自動電話応答システム（IVR）と言います。IVRはコールセンターなど、比較的大規模な施設でよく使われ、月数十万円ほどの費用がかかることも珍しくありません。IVRを運用するためには専用の電話交換機（PBX）が必要で、本体の導入費用（数十万円）、月額利用料（数十万～数百万円）、定期メンテナンス費用（数万円）など、合わせると莫大な費用がかかります。

しかし近年、電話回線ではなくインターネット回線を利用した「クラウド型PBX」「クラウド型IVR」が発達し、月額数千円～という低コストで運用できるようになりました。それによって、PBX機本体を導入しなくても、現在持っているスマートフォンに電話を直接転送できます。クラウド型IVRでは、肉声を録音した音声ガイダンスではなく、作成したテキストをAIが読み上げるタイプが主流です。

電話対応をAIに任せるメリット

人件費を削減できる

電話対応をAIに任せるとまず、専用の電話番を置く必要がなくなるため、人件費を削減できます。営業時間やお店への行き方、予約などの、簡単な問い合わせにはAIが自動的に対応するので、重要な電話だけを担当者へ直接つなぐことができます。そのため、電話対応にかかる時間・手間をカットし、通常業務に集中して取り組むことができるようになるはずです。

業務改善が見込める

働き方改革やコロナ禍で、リモートワーク・テレワークが拡大し、できるだけ早くBPR（BPR：Business Process Re-engineeringの略称、業務改革を意味します）に取り組みたいと考えている企業も多いことでしょう。クラウド型IVRの導入をすれば、組織構造や業務フローの根本的な見直し、再構築の大きな手助けとなるはずです。

電話対応をAIに任せるメリットについて、もっと詳しく知りたい方は「電話に自動で応答。IVRyのAI音声機能で得られる３つのメリット」も合わせてご覧ください！

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1.ビジネスフォンやPBXを導入する

2.オンプレミス型IVRを導入する

3.クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。