営業時間外の電話アナウンスを無料で設定する方法を解説

「営業時間外に自動対応できる電話アナウンスを設定したい」「なるべくコストをかけたくない。できれば無料で使いたい」とお悩みではありませんか？

営業時間外に電話が鳴り続ける状態は、顧客に不安を与えるだけでなく、大切なビジネスチャンスを逃すリスクがあるため、対策が必要です。

本記事では営業時間外にかかってきた電話にアナウンスを設定すべき理由と、無料で利用できる方法を詳しく解説します。

営業時間外の電話アナウンスは設定すべき？まずはメリットを解説

営業時間外の電話アナウンスを設定すれば、顧客対応の質を保ちながら業務効率も向上します。ここでは、アナウンスを設定することの主なメリットを3つ紹介します。

顧客満足度の低下や機会損失の防止

営業時間外に電話がつながらず、ただ呼び出し音が鳴るだけの状態では、顧客に不満を与えることがあります。「コールは鳴るのに、なぜ誰も出ないのか？」といった不信感を抱かれると、他社への乗り換えやクレームにもつながりかねません。

しかし、あらかじめ電話に営業時間外のアナウンスを設定しておけば、顧客は営業時間外であると理解できます。適切なメッセージを用意することで、対応力のある企業として信頼を得やすくなり、機会損失のリスクも抑えられるでしょう。

従業員の負担を軽減

営業時間外にかかってくる電話への対策を放置していると、従業員が時間外に折り返しを求められたり、「早く出社して確認して欲しい」といった急ぎの対応を求められたりすることがあります。

営業時間外のアナウンスを設定しておけば、緊急度の低い電話に関しては翌営業日以降の対応になると顧客に理解されるため、従業員の精神的ストレスの軽減にもつながります。

柔軟な情報提供・状況対応

営業時間外アナウンスを活用すれば、電話をかけてきた相手に対して柔軟な情報提供が可能です。

例えば、「本日の営業は終了しました」「〇時より再開いたします」といったメッセージや、「繁忙期につき対応が遅れる可能性があります」「緊急の方は〇〇へご連絡ください」など、状況に応じて内容を変更することで、顧客への案内精度が高まります。

無料で利用できる営業時間外アナウンスの選択肢

ここでは無料で利用できる営業時間外の電話アナウンスを設定する方法をいくつか紹介します。

以下の方法を活用することで、顧客満足度の向上や業務効率の改善が期待できるため、参考にしてください。

留守番電話機能

留守番電話は、営業時間外や電話対応できない時間帯に、顧客からのメッセージを録音する機能です。多くのビジネスフォンやスマートフォンに標準搭載されており、追加費用なしで利用できます。

設定は、電話機の設定メニューから留守番電話機能を有効にし、録音するメッセージを設定するだけです。メッセージ内容に、会社名、営業時間、折り返しのタイミングなどを含めると、顧客に安心感を与えられます。

ビジネスフォンの営業時間外アナウンス

時間外アナウンスは、営業時間外に電話の着信があった際に「現在は営業時間外です」「〇時から営業しております」などの自動音声を流す機能です。

多くのビジネスフォンや電話システムに搭載されており、比較的簡単に導入・設定できます。どの時間にかけ直せばよいかを明確に伝えることで、顧客のストレスを軽減できるでしょう。

IVR（自動音声応答）の営業時間外アナウンス

IVR（自動音声応答）とは、電話の着信時に自動音声で案内を流し、発信者の操作によって内容を振り分ける仕組みです。例えば「〇〇の用件は1を、△△の用件は2を押してください」といった形で、電話対応を効率化できます。

このIVRを営業時間外の電話対応にも活用できます。例えば「現在は営業時間外です。営業は平日9時から18時です。緊急の方は〇番を押してください」といった案内を設定しておき、必要に応じて別回線への転送や留守番電話への誘導が可能です。

アイブリーならテキストを入力するだけで音声アナウンスが完成

また、電話自動応答サービスの「アイブリー」なら、スマートフォンやPCから簡単に設定ができ、専用の機器や難しい工事も不要で利用できます。

音声アナウンスは、設定画面の「受電ルール」を開き、テキストを入力するだけでOK。左下の再生ボタンを押せば、音声アナウンスを確認できます。

営業時間を設定すると、営業時間内と営業時間外で異なる音声アナウンスを設定できるようになります。

そのほか、「緊急時のみ担当者につなぐ」「SMSで自動返信する」など、シナリオの柔軟なカスタマイズも可能です

特に、無料の留守番電話やビジネスフォンの営業時間外アナウンスでは処理が難しいケースにも対応できるため、顧客満足度を高めるワンランク上のサービスを提供できます。

さらにアイブリーは基本料金・電話番号維持費が30着電まで無料で利用できます。音声案内の使用感を確かめたいという方は、まずは無料でアイブリーをお試しください。

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営業時間外アナウンスのよくある設定例

電話の営業時間外アナウンスは、業種や対応方針に合わせてメッセージ内容を工夫することで、顧客の不安を軽減し、企業やサービスへの信頼を維持できます。

ここでは、業界ごとの設定例を紹介しましょう。

一般企業の営業時間外アナウンス例

「お電話いただきありがとうございます。こちらは株式会社〇〇でございます。現在は営業時間外のため、お電話をお受けできません。営業時間は平日9時から18時までとなっております。おそれ入りますが、再度営業時間内におかけ直しください」

医療機関・クリニックのアナウンス例

「〇〇クリニックです。本日の診療は終了いたしました。診療時間は平日午前9時から12時、午後2時から6時までとなっております。急を要する場合は、最寄りの救急窓口へご相談ください」

不動産会社・住宅関連業者のアナウンス例

「〇〇不動産でございます。ただいまの時刻は、営業時間外です。物件のお問い合わせ・内見のご予約は、弊社WebサイトまたはLINE公式アカウントから24時間受け付けております。ぜひご利用ください」

電話代行会社・コールセンターのアナウンス例

「お電話いただきありがとうございます。ただいま受付時間外のため、オペレーターにおつなぎできません。恐れ入りますが、受付時間は平日9時から18時となっております。お問い合わせはWebフォームでも承っております」

【業種別】アイブリーの営業時間外アナウンス活用事例

実際にアイブリーを導入し、営業時間外の電話対応の自動化に成功した企業の事例をご紹介します。

クリニックの事例：昼休みや休診日は営業時間外の対応に切り替え

かわなかクリニックでは、コロナ禍でワクチン接種に関する問い合わせが殺到し、通常診療に支障が出るほどの状況でした。

そこで、電話自動応答サービス「アイブリー」を導入。特にお昼休みや休診日で電話対応が難しい時間帯には、自動的に営業時間外のアナウンスへ切り替わる点が役立っているそうです。

さらに、訪問看護の患者からの緊急電話は院長の携帯へ直接転送されるよう設定。これにより、緊急性のある電話とそうでない電話を振り分けられるため、診療に集中できる環境が実現しています。

【導入事例】電話とFAXのAI対応を導入し、休診日にも対応！スタッフの負担を軽減し、患者様と向き合う時間を創出

飲食店の事例：AI電話代行で営業時間外の電話応答を自動化

寿司居酒屋「や台ずし」を運営する株式会社ヨシックスホールディングスでは、本社の営業時間外にかかってくるアルバイト応募の電話に対応できず、機会損失につながっているのが課題でした。

アイブリー導入後は「AI電話代行サービス」を活用し、営業時間外も応募受付ができる体制を構築。応募者からの電話にはAIが自動で応答し、「氏名」「電話番号」「希望する店舗」をヒアリングします。

その結果、これまで取り逃がしていた全体の約4割に当たる営業時間外の応募にも対応できるようになり、採用の歩留まり改善に成功しました。

【導入事例】AIで本社営業時間外の電話応答を自動化。「や台ずし」のアルバイト採用の歩留まりを改善

アイブリーなら最短即日・完全無料でIVRを試せます

「アイブリー」は完全無料で始められるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、さまざまな業種にフィットする細かな設定がしやすいことから、電話代行サービスに代わる選択肢として、数多くの企業様や店舗様にご利用いただいています。

「アイブリー」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから分岐ルールを設定するだけ。最短即日から利用開始できるため、すぐに導入したいケースにも対応できます。

今なら30着電まで完全無料でお試しいただけます。

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◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認（固定電話番号ご利用の場合のみ）

アイブリーのお申し込み時には、「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでアイブリーの利用設定は完了です！

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