営業時間外の電話アナウンスを無料で設定する方法を解説

「営業時間外に自動対応できる電話アナウンスを設定したい」「なるべくコストをかけたくない。できれば無料で使いたい」とお悩みではありませんか？

営業時間外に電話が鳴り続ける状態は、顧客に不安を与えるだけでなく、大切なビジネスチャンスを逃すリスクがあるため、対策が必要です。

本記事では営業時間外にかかってきた電話にアナウンスを設定すべき理由と、無料で利用できる方法を詳しく解説します。

営業時間外の電話アナウンスは設定すべき？まずはメリットを解説

営業時間外の電話アナウンスを設定すれば、顧客対応の質を保ちながら業務効率も向上します。ここでは、アナウンスを設定することの主なメリットを3つ紹介します。

顧客満足度の低下や機会損失の防止

営業時間外に電話がつながらず、ただ呼び出し音が鳴るだけの状態では、顧客に不満を与えることがあります。「コールは鳴るのに、なぜ誰も出ないのか？」といった不信感を抱かれると、他社への乗り換えやクレームにもつながりかねません。

しかし、あらかじめ電話に営業時間外のアナウンスを設定しておけば、顧客は営業時間外であると理解できます。適切なメッセージを用意することで、対応力のある企業として信頼を得やすくなり、機会損失のリスクも抑えられるでしょう。

従業員の負担を軽減

営業時間外にかかってくる電話への対策を放置していると、従業員が時間外に折り返しを求められたり、「早く出社して確認して欲しい」といった急ぎの対応を求められたりすることがあります。

営業時間外のアナウンスを設定しておけば、緊急度の低い電話に関しては翌営業日以降の対応になると顧客に理解されるため、従業員の精神的ストレスの軽減にもつながります。

柔軟な情報提供・状況対応

営業時間外アナウンスを活用すれば、電話をかけてきた相手に対して柔軟な情報提供が可能です。

例えば、「本日の営業は終了しました」「〇時より再開いたします」といったメッセージや、「繁忙期につき対応が遅れる可能性があります」「緊急の方は〇〇へご連絡ください」など、状況に応じて内容を変更することで、顧客への案内精度が高まります。

無料で利用できる営業時間外アナウンスの選択肢

ここでは無料で利用できる営業時間外の電話アナウンスを設定する方法をいくつか紹介します。

以下の方法を活用することで、顧客満足度の向上や業務効率の改善が期待できるため、参考にしてください。

留守番電話機能

留守番電話は、営業時間外や電話対応できない時間帯に、顧客からのメッセージを録音する機能です。多くのビジネスフォンやスマートフォンに標準搭載されており、追加費用なしで利用できます。

設定は、電話機の設定メニューから留守番電話機能を有効にし、録音するメッセージを設定するだけです。メッセージ内容に、会社名、営業時間、折り返しのタイミングなどを含めると、顧客に安心感を与えられます。

ビジネスフォンの営業時間外アナウンス

時間外アナウンスは、営業時間外に電話の着信があった際に「現在は営業時間外です」「〇時から営業しております」などの自動音声を流す機能です。

多くのビジネスフォンや電話システムに搭載されており、比較的簡単に導入・設定できます。どの時間にかけ直せばよいかを明確に伝えることで、顧客のストレスを軽減できるでしょう。

ビジネスフォンのお待たせ着信（お待たせメッセージ）

ビジネスフォンなどに搭載されている「お待たせ着信」は、電話が混み合っている際やすぐに応答できない場合に、発信者に対して自動的にメッセージを流す機能です。

この機能を活用すれば、「ただいま電話が大変混み合っております。しばらくお待ちいただくか、時間をおいておかけ直しください」といったメッセージを流せるため、電話をかけてきた顧客の不満が軽減されるでしょう。

特に繁忙時や特定の時間帯に活用すると、顧客対応の質を維持できます。

営業時間外の電話にも自動応答を設定できるIVRとは

IVR（自動音声応答）とは、電話の着信時に自動音声で案内を流し、発信者の操作によって内容を振り分ける仕組みです。例えば「〇〇の用件は1を、△△の用件は2を押してください」といった形で、電話対応を効率化できます。

このIVRを営業時間外の電話対応にも活用できます。例えば「現在は営業時間外です。営業は平日9時から18時です。緊急の方は〇番を押してください」といった案内を設定しておき、必要に応じて別回線への転送や留守番電話への誘導が可能です。

また、電話自動応答サービスの「IVRy（アイブリー）」なら、スマートフォンやPCから簡単に設定ができ、専用の機器や難しい工事も不要で利用できます。営業時間外のアナウンス設定だけでなく、「緊急時のみ担当者につなぐ」「SMSで自動返信する」など、シナリオの柔軟なカスタマイズも可能です。

特に、無料の留守番電話やお待たせメッセージでは処理が難しいケースにも対応できるため、顧客満足度を高めるワンランク上のサービスを提供できます。

営業時間外アナウンスのよくある設定例

電話の営業時間外アナウンスは、業種や対応方針に合わせてメッセージ内容を工夫することで、顧客の不安を軽減し、企業やサービスへの信頼を維持できます。

ここでは、業界ごとの設定例を紹介しましょう。

一般企業の営業時間外アナウンス例

「お電話いただきありがとうございます。こちらは株式会社〇〇でございます。現在は営業時間外のため、お電話をお受けできません。営業時間は平日9時から18時までとなっております。おそれ入りますが、再度営業時間内におかけ直しください」

医療機関・クリニックのアナウンス例

「〇〇クリニックです。本日の診療は終了いたしました。診療時間は平日午前9時から12時、午後2時から6時までとなっております。急を要する場合は、最寄りの救急窓口へご相談ください」

不動産会社・住宅関連業者のアナウンス例

「〇〇不動産でございます。ただいまの時刻は、営業時間外です。物件のお問い合わせ・内見のご予約は、弊社WebサイトまたはLINE公式アカウントから24時間受け付けております。ぜひご利用ください」

電話代行会社・コールセンターのアナウンス例

「お電話いただきありがとうございます。ただいま受付時間外のため、オペレーターにおつなぎできません。恐れ入りますが、受付時間は平日9時から18時となっております。お問い合わせはWebフォームでも承っております」

営業時間外の電話対応を自動化するならIVRy（アイブリー）

営業時間外の電話対応は、企業の信頼性や顧客満足度に影響します。特に「営業時間外はコール音が鳴り続けるだけ」といった状況は、せっかくの問い合わせ機会を逃してしまうリスクがあります。

電話がつながらない時間こそ、顧客との信頼関係を築くチャンスでもあるのです。ここでは、営業時間外の電話に自動で対応できるIVR（電話自動応答）サービス「IVRy（アイブリー）」の特徴をみていきましょう。

営業時間外の電話対応を簡単に設定できる

IVRyでは、営業日や営業時間によって、自動応答の内容を変更することができます。設定はリアルタイムで反映されるので、急な変更にも対応できます。

設定はそれぞれ保存ができるので、長期休暇シーズンが来るたびに文章を変更する必要はなく、分かりやすい管理画面で簡単に変更ができます。万が一、操作や設定に困ったときは、IVRyのサポートサービスをご利用ください。迅速な対応には自信があります！

ビジネスに便利な機能が豊富

IVRyは、営業時間外の電話対応のほかにもビジネスに便利な機能が詰まっています。顧客管理機能や電話転送機能、通話メモ機能、ホワイトリスト・ブラックリスト機能など、企業の電話業務をまとめて効率化します！

最短5分、月額2,980円〜で利用できる

IVRyを利用するのに難しい操作や大掛かりな準備は必要ありません。普段、スマホやPCをお使いであれば、アプリを入れるだけで利用することができます。月額2,980円～という手軽さもIVRyの魅力のひとつです。営業時間外の対応だけでなく電話対応全般を見直して、業務効率化を成功させましょう。