行政書士向け電話代行サービスの選び方と費用相場を徹底解説！

行政書士は、許認可申請の書類作成や官公署への提出、顧客との面談など、日々多忙な業務に追われています。その中で、ひっきりなしにかかってくる電話への対応は、集中力を削ぎ、本来の業務を中断させてしまう大きな要因です。

「外出していて電話に出られず、新規の問い合わせを逃してしまった…」

「複雑な書類作成中に電話が鳴り、作業が思うように進まない…」

このような悩みを解決し、業務効率を飛躍的に向上させるのが「電話代行サービス」です。この記事では、行政書士向け電話代行サービスの選び方から、費用相場、導入のメリット・デメリットまで、詳しく解説します。

電話代行サービスとは？

電話代行サービスへの理解を深めるため、まずは基本的な仕組みや提供内容から見ていきましょう。

電話代行サービスの仕組みと提供内容

電話代行サービスとは、その名の通り、事務所にかかってくる電話対応を外部の専門オペレーターへ委託するサービスです。

基本的な仕組みは非常にシンプルで、事務所の電話番号にかかってきた着信を、電話代行会社のコールセンターへ転送設定するだけで利用を開始できます。オペレーターは事務所のスタッフとして電話に応対し、用件を聞き取った上で、指定された方法（メール、チャットツールなど）で報告する仕組みです。

単に電話を受けるだけでなく、サービスによっては以下のような幅広い内容に対応しています。

• 新規問い合わせの受付
• 既存顧客からの連絡対応
• 官公署からの電話の一次対応
• 営業電話のフィルタリング
• 簡単な質疑応答

これらの対応をプロに任せることで、電話に邪魔されることなく、本来の専門業務に集中できる環境を手に入れることができます。

なぜ行政書士に電話代行が必要なのか？

専門業務に集中できる

行政書士の業務は、複雑な法規の解釈や書類作成など、高い集中力を要するものが大半を占めます。作業中に電話で中断されると、思考が途切れ、業務効率は著しく低下しかねません。最悪の場合、ミスにつながる可能性もあります。

電話代行を導入すれば、かかってくる電話の一次対応をすべて任せることができるため、まとまった作業時間を確保し、専門業務に没頭できる環境を整えられます。結果として、業務の質とスピードが向上し、より多くの案件に対応できるようになります。

機会損失を減らせる

外出や面談、他の電話対応中など、電話に出られない時間はどうしても発生してしまいます。留守番電話にメッセージを残してくれる人はごく一部であり、繋がらなかった電話の多くは、二度とかかってこない「機会損失」となっているのが現実です。

電話代行サービスなら、業務時間内であればオペレーターが応対します。最初の電話で「いつでも繋がる安心感」と「丁寧な印象」を与えることで、貴重な受注機会を逃しません。

事務員雇用より低コストで導入できる

電話対応のために事務員を雇う選択肢もありますが、人件費や採用・教育コスト、社会保険料などを考えると、その負担は決して小さくありません。特に、開業したばかりの事務所や、電話の本数がそれほど多くない事務所にとっては、大きな固定費となってしまいます。

その点、電話代行サービスであれば、月額数千円からという低コストで導入が可能です。必要な時に必要な分だけ利用でき、繁閑に合わせてプランを柔軟に変更することもできます。コストを抑えながらプロの電話対応品質を手に入れられる点は、大きな魅力と言えるでしょう。

行政書士が電話代行を利用するメリット・デメリット

電話代行サービスの導入は多くのメリットをもたらしますが、一方で注意すべき点も存在します。メリットとデメリットの両方を正しく理解し、後悔のない選択をするためのポイントを解説します。

メリット：業務効率化とコスト削減

最大のメリットは、これまで述べてきた通り「業務効率化」と「コスト削減」に集約されます。

• 時間的メリット: 電話対応に費やしていた時間を、書類作成や顧客との面談、営業活動といったコア業務に充てられます。
• 精神的メリット: 「電話に出なければ」というプレッシャーから解放され、ストレスなく業務に集中できます。
• コスト的メリット: 事務員を一人雇用する場合と比較して、採用・教育コストや社会保険料などの固定費を大幅に削減できます。

これらのメリットを最大限に活用することで、事務所の生産性を大きく向上させることが可能です。

デメリット：情報漏洩リスクと対応品質のばらつき

一方で、外部に業務を委託することによるデメリットも考慮しておく必要があります。

• 情報漏洩のリスク: 行政書士は顧客の個人情報や機密情報を扱います。そのため、委託先のセキュリティ体制が万全でなければ、情報漏洩のリスクが伴います。
• 対応品質のばらつき: オペレーターのスキルによっては、専門的な質問に答えられなかったり、画一的な対応で顧客に不満を与えてしまったりする可能性があります。
• 直接コミュニケーションの減少: 顧客と直接話す機会が減ることで、微妙なニュアンスや関係性の構築が難しくなるケースも考えられます。

特に情報漏洩のリスクについて、行政書士には厳格な行政書士倫理規定（※1）が課せられているため、外部サービスを利用する際は、これらの規程に抵触しないよう細心の注意と適切な措置を講じる必要があります。

※1 参照：行政書士倫理綱領｜日本行政書士会連合会, 公開日：2016年3月

行政書士向け電話代行サービスの選び方

電話代行サービスは、一度契約すると変更に手間がかかるため、最初の業者選びが非常に重要です。行政書士が電話代行業者を選ぶ際に、必ずチェックすべきポイントを解説します。

オペレーターの対応品質

サービスの品質は、オペレーターのスキルに大きく左右されます。単に用件を聞くだけでなく、顧客に安心感を与え、事務所の「顔」としてふさわしい対応ができるかを見極める必要があります。

• 士業専門プランの有無: 行政書士の業務内容や専門用語への理解、研修体制が整っているかを確認しましょう。
• 言葉遣いや聞き取り能力: 丁寧で落ち着いたトーンか、複雑な相談内容でも要点を正確に聞き取れるか、といった点も重要です。
• 無料トライアルの活用: 多くの業者では無料お試し期間を設けています。実際にサービスを利用して、オペレーターの対応品質や報告のスピード感を肌で感じてみましょう。

料金プランとサービス内容

料金体系は業者によって様々です。自事務所の電話件数や予算に合った、無駄のないプランを選ぶことが重要です。

月間の平均的な電話件数を把握し、どちらの料金体系が合っているかを検討しましょう。また、基本料金に含まれるサービス範囲（対応時間、報告方法など）や、コールオーバー時の追加料金も必ず確認してください。

セキュリティ対策

行政書士には厳格な守秘義務が課せられています。顧客の大切な情報を守るため、業者のセキュリティ体制は最重要チェック項目です。

• プライバシーマーク（Pマーク）の取得: 個人情報の取り扱いが適切であることの証明です。
• ISMS（ISO27001）認証の取得: 組織的な情報セキュリティ管理体制が構築されていることの証明です。
• 秘密保持契約（NDA）の締結: 契約前にNDAを締結できるか、必ず確認しましょう。

これらの認証を取得しており、NDAの締結にも応じてくれる業者は、セキュリティ意識が高く、信頼できるパートナーと言えるでしょう。

自事務所に合った電話代行サービスで業務を効率化しよう

電話代行サービスは、多忙な行政書士にとって、業務効率を最大化し、新たなビジネスチャンスを創出するための強力な武器となります。

電話対応から解放されることで、先生方は本来の専門業務に集中でき、サービスの質をさらに高めることが可能です。また、事務員を雇用するよりもはるかに低コストで、プロの電話対応を実現できます。

この記事で解説した「選び方のポイント」を参考に、ぜひ自事務所に最適な電話代行サービスを見つけてください。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

アイブリーなら最短即日・低価格で電話対応を任せられます

「アイブリー」は月額2,980円から利用できるクラウド型のAI電話サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

「アイブリー」は、事前に回答内容を設定することで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答が可能です。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ガイダンスに従い番号を選択してもらうことで、適切な部署へ自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

最短即日から利用できる、アイブリー導入の流れ

電話自動応答システム「アイブリー」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにアイブリー設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、アイブリーのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、アイブリーにお問い合わせください。