電話代行オプション付きレンタルオフィスの選び方を徹底解説！

レンタルオフィスは、多様な働き方に対応する柔軟なワークスペースとして、多くの事業者に利用されています。そして、専門オペレーターが電話応対を行う「電話代行オプション」は、人手が足りないフェーズにおいて、ビジネスの"顔"を提供する重要なサービスです。

しかし、選択肢が豊富なあまり「自社に最適なオフィスが分からない」と悩む方も少なくありません。そこでこの記事では、電話代行付きレンタルオフィスの賢い選び方を解説します。

レンタルオフィスと電話代行サービスの基本

まずは、レンタルオフィスと電話代行サービス、それぞれの基本的な特徴を理解しておきましょう。

レンタルオフィスとは？

レンタルオフィスとは、業務に必要なデスク、椅子、インターネット環境といった設備があらかじめ用意された、月額契約で利用できる貸事務所のことです。敷金や礼金が不要な場合が多く、内装工事も必要ないため、従来の賃貸オフィスに比べて初期費用を大幅に抑え、迅速に事業を開始できるのが最大の特長です。

物理的な個室スペースを利用できるため、オープンスペースを共有するコワーキングスペースとは異なり、機密性の高い情報を扱う業種でも安心して利用できます。

電話代行サービスの役割

電話代行サービスとは、事業者に代わって専門のオペレーターが電話に応対し、その内容を報告するサービスです。かかってきた電話を代行業者のコールセンターへ転送し、オペレーターがあなたの会社のスタッフとして、指定された社名や応対方法で電話に出ます。

単なる不在時の伝言預かりだけでなく、プランによっては簡単な質疑応答や予約受付まで対応可能です。「秘書代行」という名称で、スケジュール管理など、より広範な業務に対応するサービスもありますが、基本は電話応対が主軸と捉えて良いでしょう。

レンタルオフィスの電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスを導入することで、コスト削減や業務効率化にとどまらない、多くのメリットが生まれます。

ここでは、事業成長に繋がる2つの大きなメリットをご紹介します。

コスト削減と業務効率化

電話対応専門のスタッフを自社で雇用する場合、採用費や人件費、教育コストなど、多くの費用と時間がかかります。電話代行サービスを利用すれば、これらのコストを大幅に削減できます。特に人員の少ないスタートアップや、繁忙期と閑散期の差が激しい業種にとって、人件費を固定費から変動費に変えられる点は大きな魅力です。

さらに、従業員が頻繁な営業電話などから解放され、本来のコア業務に集中できるため、企業全体の生産性向上に繋がります。

プロフェッショナルな対応で企業イメージ向上

プロの訓練を受けたオペレーターによる丁寧かつ正確な電話応対は、企業の「顔」として顧客に安心感を与え、信頼性を高めます。結果として、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの拡大に直結します。

特に、海外との取引がある企業や外国人顧客が多いビジネスでは、バイリンガル対応が可能なサービスを選ぶことで、より円滑なコミュニケーションが実現し、ブランドイメージを大きく向上させます。

レンタルオフィスでの電話代行活用シナリオ

事業のフェーズや規模によって、電話代行サービスの活用方法は異なります。

ここでは、代表的な2つの活用シナリオをご紹介します。

スタートアップ・フリーランスの活用法

事業の立ち上げ期にあるスタートアップやフリーランスにとって、電話代行サービスは非常に強力な武器となります。物理的なオフィスを持たずとも、都心一等地の住所と固定電話番号を利用できるため、初期投資を最小限に抑えながら、対外的な信頼性を確保できます。

外出中や打ち合わせ中で電話に出られない時でも、オペレーターが確実に対応してくれるため、ビジネスチャンスを逃す心配がありません。

中小企業の活用法

事業が成長軌道に乗り、電話の本数が増えてきた中小企業においては、電話代行サービスは業務の効率化と顧客対応品質の標準化に貢献します。担当者不在時でも常に応答できる体制を維持できるため、顧客からの電話を取りこぼすリスクが減り、事業の安定性が高まります。

また、クレームの一次対応や、よくある質問への回答を任せることで、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上に繋がります。

電話代行サービス付きレンタルオフィスの選び方

数あるサービスの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

後悔しないための4つの選定ポイントを解説します。

1. 自社のニーズを明確にする

最適なサービスを選ぶには、まず自社が何を必要としているのかを具体的に把握することから始まります。「なぜ電話代行が必要か」という利用目的を整理し、必要なサービスを洗い出して優先順位をつけましょう。

• 1日の想定コール数: どれくらいの電話がかかってくる見込みか。
• 必要な対応レベル: 単純な伝言預かりで十分か、FAQに基づく応答まで必要か。
• 必要な対応時間: 平日の日中のみか、夜間・休日、あるいは24時間対応が必要か。
• 予算: 初期費用と月額料金にいくらまでかけられるか。

これらのニーズを明確にすることで、過剰な機能を持つ高価なプランや、逆に機能不足の安価なプランを選んでしまう失敗を防げます。

2. オペレーターの対応品質を確認する

電話応対は企業の「顔」です。オペレーターの対応品質は、企業のイメージを左右する最も重要な要素と言えます。

• 教育・研修制度: どのような研修を受けたオペレーターが対応するのか。
• 実績や評判: 導入企業の口コミや評判はどうか。
• 無料トライアル: 契約前に実際の応対品質を体験できるか。

可能であれば、無料トライアルを利用して、オペレーターの言葉遣いや聞き取り能力、報告の正確さなどを自分の耳で確かめることを強く推奨します。

3. 料金体系を比較検討する

料金体系は事業者によって大きく異なります。表面的な月額料金だけでなく、トータルでかかる費用を正確に把握することが重要です。

• 基本料金に含まれるコール数: 月額料金で何コールまで対応してくれるのか。
• コールオーバー料金: 無料コール数を超過した場合の1コールあたりの追加料金はいくらか。
• 初期費用・保証金: 入会金や保証金の有無、金額を確認する。
• オプション料金: 時間外対応や特定業務の代行など、オプションの料金体系は明確か。

「格安」に見えるプランでも、コールオーバー料金が高額だったり、必要な機能がオプションだったりして、結果的に割高になるケースも少なくありません。

4. セキュリティ体制を確認する

電話代行サービスでは、顧客の個人情報や企業の機密情報を取り扱う可能性があります。事業者の情報セキュリティ体制は必ず確認しましょう。

• プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証の有無: 第三者機関によるセキュリティ認証は、信頼性を測る客観的な指標となります。
• 個人情報保護方針: 個人情報の取り扱いについて、具体的で明確な方針を定めているか。
• 情報の管理体制: 受電内容の記録や報告が、どのようなシステムで安全に管理されているか。

万が一の情報漏洩は、企業の信頼を根底から揺るがします。信頼できるセキュリティ体制を構築している事業者を選びましょう。

【比較】おすすめの電話代行付きレンタルオフィス・バーチャルオフィス

数ある事業者の中から、電話代行サービスを提供するレンタルオフィス・バーチャルオフィスサービスを紹介します。

注: 上記は各社の代表的なプランの目安です。最新情報や詳細条件は必ず公式サイトでご確認ください。

自社に最適な電話代行サービスでビジネスを加速させよう

電話代行オプション付きのレンタルオフィス・バーチャルオフィス選びは、単なるコスト削減の手段ではありません。自社の成長を左右する重要な経営判断です。

賢い事業者選びの鍵は、「自社のニーズを徹底的に明確化し、表面的な価格だけでなく、サービスの品質、契約条件、信頼性を総合的に比較検討すること」に尽きます。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

アイブリーなら最短即日・低価格で電話対応を任せられます

「アイブリー」は月額2,980円から利用できるクラウド型のAI電話サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

「アイブリー」は、事前に回答内容を設定することで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答が可能です。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ガイダンスに従い番号を選択してもらうことで、適切な部署へ自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

最短即日から利用できる、アイブリー導入の流れ

電話自動応答システム「アイブリー」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにアイブリー設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、アイブリーのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、アイブリーにお問い合わせください。