バーチャルオフィスでも電話対応できる？電話番号の取得方法とあわせて解説

起業やオフィスの移転を機にバーチャルオフィスを検討する際には、利用できる住所や手続きの簡便さだけでなく、どのように電話対応するかについても考慮する必要があります。

本記事では、バーチャルオフィスで提供されている電話サービスの概要を解説するほか、電話対応ができるバーチャルオフィスをご紹介します。あわせてコストを抑えて利用できる電話代行サービスや電話自動応答サービスもご紹介します。ぜひ参考にしてください。

バーチャルオフィスで提供さる電話対応サービスとは？

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを構えずにに、住所や電話番号などの「ビジネス拠点機能」だけを利用できるサービスです。登記や名刺に使える「信頼感のある住所」を低コストで持てるのが特徴で、都心の高層ビルや駅近など、イメージの良いロケーションを選べる点もメリットです。

バーチャルオフィスには、電話サービスが付帯しているものもあります。その形式は、主に電話転送サービスと電話代行・電話秘書サービスの2つです。

電話転送サービスでは、バーチャルオフィスにかかってくる電話を利用者のスマートフォンや固定電話などの端末に転送します。電話代行・電話秘書サービスはバーチャルオフィスのスタッフが電話の一次受付を行い、後ほどその内容をメールなどで受け取れる形式です。

バーチャルオフィスの電話サービスの具体例には、以下があげられます。

• 固定電話番号の貸与（03、045などの市外局番）
• 会社名での電話応対
• メッセージの受け取りと報告（メールや電話で通知）
• 必要に応じて特定の担当者への転送や緊急時の対応
• 24時間対応のプランもあり

こうしたサービスを活用すれば、外出先でも電話対応が可能になるほか、自分で対応せず業務に集中できるでしょう。

電話対応サービスが利用できるバーチャルオフィス3選

ここでは、電話対応サービスが利用できるバーチャルオフィスを紹介します。

ユナイテッドオフィス

https://united-office.com/

ユナイテッドオフィスは、中央区銀座・港区南青山・虎ノ門・渋谷・池袋・西新宿など都内の一等地に複数の拠点を持つバーチャルオフィスサービスです。士業や起業家、フリーランス、上場企業に利用されています。

法人登記や郵便転送、会議室利用などの基本サービスに加えて、03専用電話番号・転送サービスやオペレーターによる電話秘書代行など電話対応関連のサービスも充実しています。

電話秘書代行は月20コールまで無料です。一般的に電話秘書代行は1コールごと、または月額費用がかかりますがユナイテッドオフィスの場合、電話対応件数が20件未満ならコストを抑えての導入も可能です。

NAWABARI

https://nawabari.net/

NAWABARI（ナワバリ）は、東京都目黒区に拠点を持つバーチャルオフィスです。ネットショップ運営者や副業・起業家、インフルエンサー、ライバー、海外事業展開を考えている企業など幅広い方に利用されています。

全てのプランに電話用件転送が含まれており、マイページから登録して届いた内容を確認できます。また、03から始まる電話番号を利用できるため、信頼性を高めたいと考えている方の用途にもマッチするでしょう。

ワンストップビジネスセンター

https://www.1sbc.com/

ワンストップビジネスセンターは、東京都内（青山・表参道・六本木・虎ノ門・池袋など）をはじめ、北海道や仙台、大阪、名古屋、福岡など全国44箇所に展開しているバーチャルオフィスサービスです。全国に拠点があるため、地域でビジネスを展開したいというニーズも満たせます。

複数のプランがあり、ビジネスプランでは03から始まる個別電話の付与に加えて電話転送が、プレミアムプランでは電話秘書代行が利用できます。

電話対応だけ別で依頼する選択肢もある

バーチャルオフィスの電話対応サービスを利用する方法のほかに、「電話代行サービスに依頼する」「電話自動応答サービスを利用する」という選択肢もあります。それぞれの方法を詳しく解説します。

電話代行サービスに依頼する

バーチャルオフィスを利用する際、別途、外部の電話代行サービスの利用も可能です。

電話代行サービスは、企業にかかってきた電話対応を代行するサービスです。秘書代行とも呼ばれており、専用のオペレーターが電話対応し、情報を整理・報告してくれます。

不要な営業電話や勧誘電話をフィルターすることで、本当に必要な連絡だけに対応できます。電話代行サービスの利用により、本来の業務に集中でき、電話対応業務の効率化が図れるのです。

電話自動応答サービスを利用する

もう一つの選択肢として、電話自動応答サービスの利用も効果的です。自動音声応答システム、またはIVR（Interactive Voice Response） と呼ばれており、あらかじめ設定された音声ガイダンスに基づき電話に自動で対応できます。単に電話を振り分けるだけでなく、転送機能も搭載されています。

営業時間外でも自動アナウンスで電話対応が可能となるほか、オペレーターの応答率を向上させられるなどの効果が期待できるでしょう。

おすすめの電話代行サービス・電話自動応答サービス

ここでは、おすすめの電話代行サービス・自動応答サービスを紹介します。それぞれのサービスの特徴や費用などを紹介するため、バーチャルオフィスの利用を考えている方は、あわせて検討してみてください。

電話代行サービス3選

おすすめの電話代行サービスを3つ紹介します。

IVRy（アイブリー）

https://ivry.jp/

株式会社IVRyが提供するIVRy（アイブリー）は、24時間365日対応できるAI電話代行サービスです。AIオペレーターが、電話受付を代行し、ヒアリングした内容をメールやLINE、チャットツールに連絡します。

SMSの自動返信や電話転送、音声録音、迷惑電話対策、自動文字起こしなどの機能も充実しています。

初期費用は0円で、最短即日の導入が可能です。機能が充実しており、月額2,980円〜とコストパフォーマンスにも優れています。

CUBE電話代行サービス

https://www.cube108.jp/

CUBE電話代行サービスは、株式会社大阪エル・シー・センターが提供しています。秘書検定と電話応対技能検定の2つの資格を有する正社員オペレーターが電話対応するため、高品質な対応を実現できます。

ChatworkやLINE、メールなどさまざまな手段での報告に対応しています。月コール数50回（営業電話などをのぞく）のシンプルプランであれば、月額基本料金は10,000円です。

電話代行サービス株式会社

https://denwadaikou.jp/

電話代行サービス株式会社は、30年以上の実績を誇る電話代行会社です。業界初のオーダーメイド型電話代行サービスを提供しており、業種や経営方針など多様なニーズに柔軟に対応できます。

秘書代行・コールセンター代行などさまざまなプランがあり、「平日のみ」「平日＋土日祝」「月間コール数」などプランによって料金は異なります。不動産や士業など、業界に特化した電話代行サービスも用意されているのが特徴です。

電話代行サービスはこちらの記事でも詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
https://ivry.jp/column/telephone-service-comparison/

電話自動応答サービス3選

おすすめの電話自動応答サービスを3つ紹介します。

トビラフォンCloud

https://tobilaphone.com/biz/cloud/

トビラフォンCloudは、トビラシステムズ株式会社が提供するクラウド型ビジネスフォンで、IVR機能を搭載しています。

柔軟にカスタマイズできる着信設定や自動音声ガイダンスで、適切な担当者に着信を振り分けられます。着信はSMSに自動送信されるため、顧客対応の効率化が可能です。

月額3,300円＋通話料、初期費用33,000円から利用できます。

MediaVoice

https://www.medialink-ml.co.jp/products/mediavoice/

MediaVoice（メディアボイス）は、メディアリンク株式会社が独自開発したクラウドIVRサービスです。電話受付業務の自動化により、業務効率化や課題解決を実現します。

あふれ呼への対応、365日24時間の自動受付、CSアンケートに特化したものなどさまざまなサービスを選択できます。

利用料金はサービスによって異なり、初期費用50,000円から、月額基本料30,000円からです。

Genesys Cloud CX

https://www.genesys.com/ja-jp/genesys-cloud

Genesys Cloud CXは、Genesys社が提供するクラウド型・オールインワン型のコールセンタープラットフォームです。IVRはもちろん、AIを活用した顧客ニーズの分析、エンゲージメント分析、強固なセキュリティなど、コールセンターの運営に必要な機能を包括的に提供しています。

初期費用は月額9,000円〜で、時間単位制の料金プランもあります。

電話自動応答サービスは、こちらの記事で詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
https://ivry.jp/column/ivr-cost-comparison/

IVRy（アイブリー）ならコストを抑えて電話対応を任せられます

バーチャルオフィスを契約する際は、電話対応についてもあらかじめ考慮しておくことが重要です。

電話代行サービスを利用できるバーチャルオフィスを契約するか、電話対応だけを別で依頼するかの2つの方法があります。後者の場合、電話代行サービスや電話自動応答サービスの利用を検討してみてください。

クラウド型のIVRシステム「IVRy（アイブリー）」は、電話代行にもIVRにも対応しており、月額2,980円から利用できるます。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来タイプの電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけで利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

IVRyは、事前に回答内容を設定しておくことで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答できます。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

また、電話をかけてきた方にガイダンスに従って番号を選択してもらうことで、適切な部署に自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

IVRyでは、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールに通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

簡単に利用開始できるIVRy導入の流れ

電話自動応答システムIVRyは、クラウド型です。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入・利用開始できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、ぜひIVRyの利用をご検討ください。