1日50件超の電話も。AI電話代行によりコア業務に集中できるように【和食割烹「室町三谷屋」】

「室町三谷屋」は東京都中央区日本橋に店舗を持つ、魚料理専門の和食割烹です。
旬の魚介類と国産野菜を産地より直送し、専門店ならではの技法で素材の旨みを最大限に引き出した独自のスタイルの料理を提供しています。

同店では、1日にかかってくる電話の多さが課題となっており、電話応答に関する対策を検討していました。そこで、「多少の予約を取り逃がしたとしても、電話応答にかかる時間を減らすことのほうがメリットは大きい」と判断し、IVRyを導入。結果として、1日あたり約30分、1か月で数十時間もの業務時間を確保することに成功しました。

本記事では、室町三谷屋の店主・三谷悟さんに、IVRyを導入した背景や活用方法、導入による効果について伺いました。

今すぐ無料で試してみる資料をダウンロードする(無料)

ー三谷さんの業務内容について教えてください。

私はもともと料理人としてキャリアをスタートし、その後、自らお店を立ち上げました。現在は法人化し、経営をはじめ、店舗の運営、調理、接客まで、すべての業務に携わっています。

1日50件超の電話応答も。仕込み中も鳴り止まない電話に悩んでいた

ー IVRy導入前の電話応答フローと課題について教えてください。

営業時間以外は私自身が電話に出ることもありましたが、営業時間中はカウンターに立っているので、スタッフが対応してくれていました。

1日にかかってくる電話は平均で20～25件で、内容はお客様からのご予約やお問い合わせ、取引業者からの連絡、営業電話などでした。歓送迎会や忘年会のシーズンなどの繁忙期には、1日に50件以上の電話が集中することもありました。

電話に応答するためには、仕事中の手を止めなければならないため、業務の妨げになることが多く、ずっと何とかならないかなと思っていました。特に料理の仕込みをしているときは、電話に出るたびに手を洗い直す必要があり、それが何十回も続くことに、正直なところストレスを感じていました。

とはいえ、どう対策すればいいのか分からず、留守番電話にするのか、自動音声を導入するのか、選択肢すら把握できていない状態でした。

そんな中、普段はほとんど目を通さないメール広告の中で、「電話効率化」という件名が目に留まり、IVRyからのメールを開封しました。冒頭を読んだところ、課題解決に繋がるかもしれないと思い、その日のうちに問い合わせメールを送信し、とんとん拍子で導入に至りました。

今すぐ無料で試してみる資料をダウンロードする(無料)

ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

そうですね。本当にやりたかったことが全部揃っているなと感じたのですが、その中でも導入の決め手は3つありました。

1つ目がSMS送信ができる点です。電話を切った後に、SMSでURLを送信して案内ができるのは魅力的でした。

2つ目はAI電話代行サービスによる予約受付、3つ目は分岐が細かく設定できる点です。

営業電話応答を95％カット！月数十時間の業務時間を創出

ー実際に導入してみていかがでしょうか。

導入して数か月が経ちますが、本当に導入して良かったと感じています。正直、もっと早く導入すべきだったと思っています（笑）。

特に想定外だったのは、営業電話への効果でした。お客様からの電話は問題ありませんでしたが、業務とは無関係な営業電話が1日に10件以上もかかってきていたんです。その都度作業を中断して対応する必要があり、1件あたり少なくとも2～3分は時間を取られていました。1日10件となると、合計で30分以上の時間を奪われていたことになります。この時間があれば、仕込みや接客など、他の業務にもっと集中できたのにと感じました。

IVRy導入後は、新規の業者からの電話と、既存の取引業者からの電話を分けて対応できるように分岐設定を行いました。新規の業者からの電話はAI電話代行サービスが受け付ける設定にしていますが、ほとんどの営業電話はAIが話し始めた時点で切れるようになりました。

これによって、95％以上の営業電話を受ける必要がなくなったんです！

1日20〜30分の削減でも、1か月で見ると数十時間もの確保につながっており、業務への影響は非常に大きいと実感しています。

もちろんIVRyの利用には毎月費用がかかりますが、その対価として得られる「時間の価値」は、費用以上に大きいと感じています。