「FAX→スキャン→保存」のムダを解消！IVRy AI FAXで実現する効率的な在宅医療【在宅クリニック函館日吉】

「在宅クリニック函館日吉」は、函館市を中心に24時間365日の在宅医療を提供するクリニックです。定期的な訪問診療に加え、体調の変化時には迅速な往診対応を行い、地域の患者様の在宅療養を支援しています。

同クリニックでは、業務の中で発生する紙の無駄やカルテ転記の手間を解消するため、IVRy AI FAXを導入。業務を止めずに必要なタイミングでFAXや電話に対応できるようになりました。受信したFAXを、パソコンひとつでデータ化・共有まで完結できるようになったことで、業務効率化が実現しました。

本記事では、在宅クリニック函館日吉の相談員の高田綾子さんに、IVRyを導入した背景や活用方法、導入による効果について伺いました。

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ー高田さんの業務内容について教えてください。

私は事務スタッフとして相談員業務を行っています。

「FAX→スキャン→保存」の手間を省きたかった

ー IVRy AI FAX導入の経緯を教えてください。

AI FAXを導入したきっかけは、院長の山下が最初に興味を持ったことからでした。紙の無駄を省ける点や、文字起こし機能によってカルテへの転記作業が軽減できるのではないかという期待から、導入を検討し始めました。

当院は、他の医療施設や薬局などとのつながりが多く、FAXで届く情報の種類も多岐にわたります。FAXは紙に書かれた情報をスピーディーに届ける伝達手段として活用されており、原本が後日郵送されるケースでも、まずはFAXで情報が送られてくることがよくあります。

当院は、院長と看護師と事務スタッフ2名という少人数体制で運営しています。

その中でFAXは1日に平均5件、多い日には10件ほど届きます。AI FAXの導入前は、FAXが届くと紙に印刷され、それをスキャンしPCにて取り込み、データとして保存するという流れで、手間がかかっていました。

また、院長は日中、患者様のご自宅を訪問しているため、届いたFAXは事務スタッフが内容を確認し、仕分けを行っていました。緊急性の高い内容は、保存したデータをChatworkで院長に共有するという運用でした。

FAX対応がオンラインで完結。全スタッフがどこからでも即時ステータス把握可能に

ー実際に導入してみていかがでしょうか。

AI FAXを導入して感じた一番のメリットは、業務効率が大きく向上したことです。

FAXを画像やPDFとしてそのまま保存できるので、FAXの処理を完了するまでにパソコンとFAX機を何度も往復する必要がなくなりましたね。

また、スタッフ全員が1つの画面を通して同じ情報を確認できるのも非常に便利です。「この画面を見れば、みんなが同じタイミングで同じ情報を把握できる」という共通認識ができていて、チーム内での情報共有がスムーズになりました。

それから、FAXではないですが、電話自動応答の機能で「ステータス管理」ができるようになったのも大きな変化です。折り返し連絡済みなどの対応状況がひと目で分かるようになったことで、離れた場所にいるスタッフも「どの対応がどこまで進んでいるか」を把握でき、チーム間の連携がしやすくなりました。

今後、AI FAXのほうでも、指定した番号からの発信を拒否できるブラックリストや、ステータス機能に対応予定だと伺っており、ますます使い勝手が良くなるのではと期待しています！

ー最後にIVRyにメッセージをお願いします。

医療DXを進める上で、AIツールを活用していくことはとても重要です。特に人数が少ないクリニックなどの施設では必要としているところがあると思います。

IVRyは、私たちのようにスタッフの人数が限られている医療機関にとって、非常に有効なサポートツールだと実感しています。

これからも活用させていただきたいと思いますし、さらに便利な機能が増えていくことは、我々にとってもすごくメリットがあるので、ぜひ頑張っていただきたいです。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるよう引き続きサポートして参ります！

※記事内のIVRyに関する情報はインタビュー時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。