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GW・お盆・年末年始などの長期休暇前に設定したい休み中の電話の効率的な対応方法

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普段からお店や会社を経営している方も、GWやお盆、年末年始などは長期休暇を取ることがあるのではないでしょうか。そんなときは、代表電話の自動応答アナウンスを変更しておくと親切ですし、電話をかけた人も安心して始業日を待ってくれるでしょう。 とはいえ、長期休業のたびにアナウンスを用意したり、設定を考えるのに悩む方もいるのではないでしょうか。この記事では、長期休暇前に設定したい電話対応について解説します。

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長期休暇中の電話課題

電話対応ができず、失注に繋がる

長期休暇の間は電話対応ができなくなることから、注文を受けることができなかったり、同業他社に注文を取られてしまう、といった問題があります。長期休暇の間の注文とは限らず、休暇明けの注文であっても対応できなくなってしまうところが難点と言えるでしょう。

休暇日をアナウンスできていないケースが多い

長期休暇が近づくなると、店舗に貼り紙をしたり、公式HPで長期休暇の案内をすることが多いかと思いますが、しかし顧客側があらかじめこうした情報を確認しているとは限りません。そもそも休暇日をきちんと伝達できていないことも多く、長期休暇が始まってから電話をかけたり、店舗へ訪れたことで休暇を初めて知る、というケースも多いです。

緊急の電話に対応しにくい

長期休暇中であっても、緊急事態が発生する可能性はあります。しかし、そもそも長期休暇中は出勤すらしないことが多く、緊急事態の連絡を受けることも難しくなってしまします。緊急の用件は携帯電話の番号を利用するように案内するなどの対応が必要となるかもしれません。

長期休暇中の効率的な電話対応法とは?

休暇日を自動でアナウンスする

長期休暇が近づいたら、休暇日を自動でアナウンスするような電話対応が理想的です。電話をかけると自動的に「8月13~16日は長期休暇をいただきます」などのアナウンスが流れるようにしておくのがおすすめです。

予約の電話はSMSでWebに誘導する

予約など、必ずしも電話で受ける必要のない電話は、SMSを自動送信して予約専用Webサイトに誘導するような仕組みがあると良いでしょう。長期休暇時に限らず通常営業時も活用できるようになれば、さらに電話業務の手間暇が減り、効率化が進みます。

緊急の電話は担当者に自動転送する

長期休暇中であっても、緊急の電話は直接担当者へ転送されるような仕組みがあると、予想外の事態にも対応ができるようになります。分岐設定などで電話の用件を振り分けることによって、電話がかかってきたとしても緊急電話だとすぐにわかるので、集中して対応できるでしょう。

長期休暇時の電話アナウンス例

「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。大変申し訳ございませんが、8月13日(木曜日)から16日(火曜日)までの間は、お盆につき、休業とさせていただきます。8月17日の午前11時より、通常営業となりますので、改めてお電話くださいますよう、よろしくお願いいたします。なお、ご予約をご希望の方は、SMSで予約専用URLをご案内しますので、電話機の2番をプッシュしてください。緊急のご用件の方は電話機の3番をプッシュしてください。」

長期休暇時の電話アナウンス作成のポイント

長期休暇時の電話アナウンスを作成するときは、まず休みの期間が何日~何日というように、正確な情報を伝えることが重要です。あわせて、いつから通常営業となるのかも案内しましょう。

また、休暇中の予約や緊急の用件はどうすべきか、案内するのがおすすめです。

長期休暇の電話対応をIVRyにお任せください

営業時間を自動でアナウンスできる

IVRyは、電話をかけると自動的にアナウンスをしたり、電話対応をすることができるツールです。IVRyでは長期休暇の設定もカンタン!営業時間や長期休暇の案内を自動でアナウンスすることができます。

SMS送信で予約電話をWebへ誘導できる

IVRyは予約専用URLをSMSで自動送信する対応が可能です。このほか、お店への行き方に迷っている方に住所をSMS送信したり、よくある質問と回答集をSMS送信する、といった対応もできます。

緊急電話や重要な電話は担当者へ直接転送できる

IVRyは電話の用件によって担当者別に振り分けることができます。緊急の用件や重要な電話は、担当者へ直接転送することで、長期休暇時もスムーズな対応が可能になります。

長期休暇用と通常営業のガイダンスをワンクリックで切り替えできる

長期休暇用のアナウンスを用意しても、通常営業とのアナウンスを切り替える設定は面倒ですよね。ですがIVRyなら、長期休暇用のアナウンスと、通常営業のガイダンスを、ワンクリックで切り替えることができます。流れるアナウンスは5パターンまで保存できるので、GW、お盆、年末年始、台風など災害時など、いくつかのパターンを登録しておくことができます。

長期休暇中の電話設定や、効率的な電話運用をしたいなら、ぜひIVRyをお試しください!

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