【2025年】秘書サービスの選び方と注意点

電話応対や事務作業に追われ、本来注力すべきコア業務の時間が確保できない、とお悩みではありませんか。

事業の成長には、利益に直結する活動へリソースを集中させることが不可欠です。しかし、人手不足やコストの問題から、新たに社員を雇うのは難しいのが実情でしょう。

本記事では、そのような課題を解決する「秘書サービス」について、サービス内容からメリット、自社に最適なサービスの選び方まで網羅的に解説します。

秘書サービスとは

秘書サービスとは、オンライン上で企業のバックオフィス業務を幅広く代行するサービスです。まずは、その基本的な概念とサービスの種類について見ていきましょう。

秘書サービスの基本概念

秘書サービスは、単なる電話応対やスケジュール管理といった従来の秘書業務にとどまりません。

経理、人事、営業サポート、Webサイト運用など、企業のノンコア業務を包括的に支援するビジネス・プロセス・アウトソーシング（BPO）の一種です。

これにより、経営者や従業員は雑務から解放され、事業の核となる戦略的な業務に集中できる環境が整います。

秘書サービスの種類

秘書サービスの提供形態は、主に「チーム制」と「専任制」の2種類に分けられます。

• チーム制: 各分野の専門スキルを持つアシスタントがチームを組んで対応します。幅広い業務を依頼したい場合や、業務の継続性を重視する場合に適しています。
• 専任制: 一人のアシスタントが専属で担当します。特定の業務を中心に、長期的なパートナーとして自社の事業や文化への深い理解を求める場合に有効です。

サービスによっては両方のプランを提供している場合もあるため、自社のニーズに合わせて選ぶことが重要です。

秘書サービスのメリット

秘書サービスを活用することは、単なる業務の外注にとどまらず、企業経営に多くのメリットをもたらします。ここでは、特に重要な3つのポイントをご紹介します。

業務効率の向上

最大のメリットは、経営者や従業員がコア業務に専念できることです。

日々の電話応対、メール処理、アポイント調整といったノンコア業務を外部に委託することで、本来時間をかけるべき商品開発や顧客対応、事業戦略の策定といった活動にリソースを集中できます。

コスト削減の可能性

正社員を一人雇用する場合と比べて、コストを大幅に削減できる点も大きな魅力です。

月々の給与だけでなく、社会保険料の会社負担分や採用・教育コスト、デスクやPCといった設備投資も不要になります。

「正社員を雇うほどのコストはかけられない」という中小企業や個人事業主にとって、大きなメリットと言えるでしょう。

専門知識の活用

経理やWeb運用、デザインなど、特定の専門スキルが必要な業務を、その都度専門家を探すことなく依頼できるのもポイントです。

一つのサービスを契約するだけで多様なスキルを持つ人材にアクセスできるため、事業の状況に応じて柔軟に専門知識を活用できます。

秘書サービスの活用シーン

秘書サービスは、企業の規模や業態を問わず、さまざまな場面で活用できます。ここでは、具体的な活用シーンを3つのケースに分けて解説します。

スタートアップ企業での活用

リソースが限られるスタートアップ企業にとって、秘書サービスは事業成長の強力なエンジンとなります。

バックオフィス業務をまとめて外部に委託することで、少人数のチームが事業の核となるプロダクト開発や資金調達に集中できる環境を整えることができます。

中小企業の業務支援

人手不足に悩む中小企業では、業務プロセスの標準化や効率化に秘書サービスが役立ちます。

特定の時期だけ業務量が増える場合や、専門的なスキルを持つ人材が一時的に必要な場合など、必要な時に必要な分だけリソースを確保することで、柔軟な事業運営が可能です。

フリーランスや個人事業主のサポート

一人で全ての業務をこなすフリーランスや個人事業主にとって、事務作業やスケジュール管理は大きな負担です。

秘書サービスを活用すれば、請求書発行や確定申告の準備といった煩雑な作業から解放され、専門分野の仕事に集中したり、新規顧客の開拓に時間を使ったりすることができます。

秘書サービスの選び方

数ある秘書サービスのなかから自社に最適なものを選ぶために、必ずチェックしておきたい4つのポイントをご紹介します。

サービス内容の確認

まずは、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。

多くのサービスは幅広い業務をカバーしていますが、サービスによって得意な分野は異なります。特に、書類の郵送やファイリングといったオフラインでの対応が必要な場合は、対応可能か事前に確認することが重要です。

料金体系の理解

料金体系はサービスによって大きく異なります。自社の予算と利用スタイルに合ったプランを選ぶために、以下の点を比較検討しましょう。

実績や評判のチェック

サービスの品質を見極めるために、導入実績や利用者の評判を確認することも大切です。

公式サイトの導入事例に加え、第三者のレビューサイトなども参考にすると良いでしょう。「採用率1%」のように厳しい基準を設けているサービスは、アシスタントの質が高い傾向にあります。

費用対効果の考え方

単に料金の安さだけで選ぶのではなく、費用対効果を考えることが重要です。

月額料金が高くても、質の高いサポートによってそれ以上の時間や価値を生み出せるのであれば、結果的にコストパフォーマンスは高くなります。無料トライアル期間を設けているサービスを活用し、実際の業務品質を見極めるのがおすすめです。

秘書サービスの導入手順

秘書サービスの導入をスムーズに進めるためには、いくつかのステップがあります。ここでは、導入から運用開始までの流れを解説します。

ニーズの明確化

最初に、自社が抱える課題と、秘書サービスに何を依頼したいのかを明確にします。

「どの業務にどれくらいの時間がかかっているか」「何を外部に任せればコア業務に集中できるか」を具体的にリストアップすることで、必要なサービス内容や契約時間が見えてきます。

サービスプロバイダーの選定

明確になったニーズをもとに、複数のサービスを比較検討します。

前述の選び方のポイントを参考に、各社のWebサイトを確認したり、資料請求をしたりして情報を集めましょう。候補が絞れたら、無料トライアルや問い合わせを通じて、実際のサービス内容や担当者との相性を確認します。

契約と運用開始

契約内容を十分に確認し、問題がなければ契約を締結します。

運用を開始する前に、担当者とのキックオフミーティングを行い、業務の進め方やコミュニケーションルールをすり合わせておくことが成功の鍵です。最初は小規模な業務から依頼し、徐々に範囲を広げていくとスムーズに連携できます。

秘書サービスの注意点

秘書サービスは非常に便利ですが、導入後に後悔しないために知っておくべき注意点もあります。ここでは、特に重要な3つのポイントを解説します。

コミュニケーションの課題

アシスタントとはオンライン上でのやり取りが基本となるため、明確な指示と円滑なコミュニケーションが不可欠です。

チャットツールなどを活用し、業務の進捗状況を定期的に共有するなど、密な連携を心がける必要があります。依頼内容が曖昧だと、期待通りの成果が得られない可能性があるため注意しましょう。

業務範囲の制限

サービスによっては、対応できる業務に制限がある場合があります。

特に、物理的な作業を伴うオフライン業務は、対応していないケースがほとんどです。契約前に、自社が依頼したい業務がサービスの対応範囲内に収まっているかを必ず確認しましょう。

セキュリティの確保

社内の情報を取り扱う以上、セキュリティ対策は最も重要な確認項目の一つです。

サービス提供会社がどのような情報管理体制を敷いているか、秘密保持契約（NDA）を締結できるかなどを必ず確認してください。ISMS認証など、第三者機関による認証の有無も信頼性を判断する上での良い指標となります。

アイブリーなら最短即日・低価格で電話対応をお任せできます

「アイブリー」は月額2,980円から利用できるクラウド型のAI電話代行サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入はアカウント登録完了後、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけ。最短即日から利用開始できるため、迅速に導入したい場合にも対応できます。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字起こしします。更にメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

アイブリーのフリープランで今すぐAI電話代行を試してみよう

アイブリーの無料アカウント登録フォームから基本情報を入力し、050番号の場合は即時発行、固定電話番号の場合は本人確認の手続き後、番号申請フォームよりご希望の市外局番を承ります。

さらにアイブリーは基本料金・電話番号維持費が30着電まで無料で利用できます。

簡単に電話番号を取得したい、電話に関わる業務を楽にしたい、という方は、まずは無料でアイブリーをお試しください。

※番号の在庫がない場合はご希望に添えない可能性があります。