お客様からの電話を３コール以内で対応する方法

問い合わせなどの電話を受ける際、コール音が3回鳴り終わるまでに取るのがビジネスマナーだと聞いたことはありませんか？3コール以上経つと、電話をかけている人は「待たされている」と感じ、5回を超えるとイライラし始める…と言われています。もし、いつも電話が鳴りっぱなしで悩んでいるという方は、ぜひこの記事を読んでみてください。お客様からの電話を3コール以内で対応する方法について、バッチリ教えます！

お客様からの電話を3コール以内で対応する方法①社員を徹底的に教育する

まずは社員に「電話は3コール以内で取る」ということを教え込む必要があります。特に新入社員や、他の業種から転職してきた社員は、電話は急いで取るものと思っていないことも。現在の会社でのルールを徹底的に仕込みましょう。

とは言っても、業種によっては電話を3コール以内に取ることが難しいところがあるのも事実です。そういった場合は別の方法を考えましょう。

お客様からの電話を3コール以内で対応する方法②電話番を用意する

電話番、つまり電話を受け付ける専用の社員を用意することです。しかし電話の件数が多くなれば、一人では対応しきれません。コール音は鳴らなくても話し中のケースも増えていくことが予想されます。会社の規模が拡大するにつれ、人員と電話回線、電話設備を増強していく必要があります。

お客様からの電話を3コール以内で対応する方法③電話代行を依頼する

電話のためだけに人件費を割けない、という場合は、電話を受ける部分だけ外部に依頼するという方法もあります。コールセンターなど大規模な電話代行に依頼すれば、電話が3コール以上鳴る心配はありません。電話代行サービスは、現在の会社の電話番号はそのままで、電話受付や、営業時間、お店への行き方など、かんたんな問い合わせには回答してくれます。伝言を残したり、他の社員から折り返し連絡をするように中継役を頼むこともできます。

電話代行サービスを利用するには、規模によって異なりますが、月額数千～数万円の利用料、オプション機能を追加するごとに別途オプション使用料（月額数百～数千円）が加算されていくような仕組みになっています。

お客様からの電話を3コール以内で対応する方法④電話自動応答サービスを利用する

クラウド型電話自動応答サービスは、月数千円の利用料で導入することができ、近年利用が急増しています。電話をかけると、「〇〇にお問い合わせの方は1番をプッシュしてください…」と、音声によるガイダンスが流れるものの多くがこのタイプ。IVRとも呼ばれます。オプション機能も充実しており、通話録音や電話転送、メールによる受電通知やSMSによる案内など、多くは追加料金をかけずに利用できます。

電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」なら、AIが読み上げるテキスト文章を自由に作成可能。時間や曜日ごとにテキストを指定できるので、「今日はお休み」「今は営業時間外」などの案内もカンタン。重要な電話だけを担当者につなぐことができますよ。クレジットカードさえあれば最短5分ですぐに稼働できます。まずは無料でお試しください！