ビジネスフォンの移設にかかる費用は？出費を抑えるポイントも紹介

ビジネスフォンとは、オフィスや事務所で使用する電話システムをいいます。オフィスの移転やレイアウト変更などの際、ビジネスフォンも新たな場所へ移設させる必要があり、想定以上の費用がかかるケースも少なくありません。移設を依頼する業者によって料金体系や工事内容が異なるため、事前に費用の相場を把握しておくことが重要です。

本記事では、ビジネスフォンの移設でかかる費用について解説します。また出費を抑えるポイントや、移転時の電話環境見直しに役立つ情報をお届けします。

ビジネスフォンの移設にかかる費用の相場

ビジネスフォンは、大きく以下の2種類に分類されます。

• オンプレミス型：物理的な主装置（PBX）や専用の電話機、オフィス内の配線を用いて構築される従来のタイプ。
• クラウド型：インターネット経由で通話環境を提供するビジネスフォン。

移設時に工事が必要となるのは、主にオンプレミス型のビジネスフォンです。また、移設工事には大きく回線工事と電話工事の2つがあり、電話機の再設置や配線工事、主装置（PBX）の再設定など、さまざまな作業が発生します。移設にかかる費用は一律ではなく、以下の要素によって大きく変動します。

• オフィスの規模
• 機器の構成
• 工事の難易度
• 電話機の台数
• 主装置の移設
• 新たな配線工事の有無

例えば、NTTが実施するビジネスフォンの屋内配線工事の費用は以下の通りです。

参考：NTT 東日本「別紙　工事費の適用例」

ビジネスフォンの移設で発生する項目ごとの費用の相場は以下の通りです。

例えば「電話機5台・主装置1台・FAX接続1台」のケースを想定すると、配線工事費を含めて合計で約8万円かかります。機器構成がシンプルでも、一般的に数万円単位のコストが発生します。レイアウトや配線が複雑な場合、さらに高額となるでしょう。

ビジネスフォンの移設費用が高くなる要因

ビジネスフォンの移設費用が高くなる主な要因は、以下の3つです。

• 配線工事の複雑さ・配線の長さ
• 主装置（PBX）の再設置・設定の変更
• 電話機の台数・拠点数が多い

それぞれ解説します。

配線工事の複雑さと配線の長さ

新しいオフィスへ移転する場合、レイアウトによっては電話回線の配線距離が長くなったり、配線を床下や天井裏に配線を通すなど複雑になったりします。このようなケースでは、配線の手間と時間が増加し、費用も高くなりがちです。配線経路が複雑であればあるほど、全体の工事費は増加するでしょう。

主装置（PBX）の再設置・設定の変更が必要

ビジネスフォンの中枢を担う主装置（PBX）は、移転先での再設置や初期化、設定変更の際に専門的な知識と技術が必要です。業者による設定や配線の変更が必要になると、費用の増加につながります。また、古いPBXは設定や機器の再接続に時間がかかるため、人件費がかさむ傾向があります。

電話機の台数や拠点数が多い

移設する電話機の台数が多い場合、再設置や動作確認などにかかる時間が増えるため、費用も高くなりがちです。特に、複数のフロアや別拠点への対応など、ビジネスフォンの移設が同時に発生するケースでは、機器の運搬や現地での設置、配線などの工程が増えます。その分人件費などがかさむため、コストの増加につながります。

ビジネスフォンの移設費用を抑えるポイント

ビジネスフォンの移設費用を抑えるためには、以下のポイントを意識することが重要です。

• 複数業者から相見積もりを取る
• 不要な機器は廃止し、必要最低限の台数に抑える
• クラウド型IVRやクラウドPBXなど新しい選択肢を検討する

それぞれのポイントを詳しく解説します。

複数業者から相見積もりを取る

業者によって料金体系や工事内容、対応範囲などが異なるため、最低でも2〜3社から見積もりを取得しましょう。価格の安さだけではなく、見積もり書の内訳や工事の品質、追加費用の有無まで細かく比較することで、無駄なコストの発生を回避できます。

不要な機器を廃止し必要最低限の台数に抑える

ビジネスフォン移設のタイミングで使用していない内線機や使われていない共用電話を見直すと、費用の削減につながります。現場や部署ごとに現在の利用状況を把握し、最適な台数に調整することで、再設置や配線の手間を削減できます。

クラウド型IVRやクラウドPBXなどの選択肢を検討する

従来の主装置（PBX）を移設するのではなく、クラウド型IVRやPBXに切り替えれば、主装置の設置や大規模な配線工事が不要となります。スマートフォンやPCを使って会社の電話番号で発着信できるようになり、オフィスのレイアウトや設備条件に左右されずに運用できます。

クラウド型IVRやクラウドPBXは初期費用を抑えやすく、月額制で導入できる点もメリットです。将来的な移転や事業拡大にもスムーズに対応できます。

クラウド型IVRを導入するメリット

クラウド型IVR（電話自動応答）サービスは物理的な機器の設置が不要で、短期間かつ低コストで導入できる点が魅力です。電話の着信時に自動音声ガイダンスを流し、番号の選択に応じて担当者の端末へ自動で振り分けることができます。

ここでは、クラウド型IVRの特徴・メリットを詳しく解説します。

電話対応を自動化・効率化できる

クラウド型IVRには、着信時に自動音声ガイダンスを流し、電話をかけてきた方の用件に応じた番号入力を促すIVR（Interactive Voice Response）機能が搭載されています。たとえば「1は商品に関するお問い合わせ」「2は契約内容の確認」など、あらかじめ設定した選択肢に応じて、顧客を適切な対応先に誘導できます。

代表電話にかかってきた電話を総務や受付が全て取り次ぐ必要がなくなり、担当部門に直接つながるため、業務効率の向上を図れます。24時間対応の電話自動応答も可能で、営業時間外の問い合わせへの一次対応ができることもメリットです。

専用の機器やPBX装置が不要でコストを大幅に削減できる

クラウド型IVRは、従来のビジネスフォンのように物理的なPBX装置や電話機を設置する必要がありません。電話回線の移設や主装置の再設定といった複雑な工事が不要なため、初期費用を抑えられます。オフィスの移転時も設定変更だけで運用を継続できるため、移設工事費用の削減につながります。

通話内容や履歴をクラウド上で管理でき対応品質の向上につながる

クラウド型IVRでは、通話履歴や対応内容をクラウド上に自動で保存・管理できます。誰が・いつ・どのように対応したかを一元的に把握できるため、対応漏れや二重対応などの人的ミスを防止できます。顧客対応の品質向上だけではなく、対応履歴をもとに業務改善や教育・マニュアル整備にも活用できます。

導入がシンプルですぐ運用を開始できる

導入ハードルが非常に低い点もクラウド型IVRの魅力です。導入に必要な作業としては、管理画面へのログインや、ガイダンス内容・振り分け先の設定などが挙げられます。アカウント作成から最短5分で利用開始できるため、オフィスの移転や新規拠点の立ち上げ時にもスピーディに対応できます。設定内容はWeb上でいつでも変更できるため、業務の変化に応じて柔軟に対応できます。

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