電話代行サービスの活用事例一覧！効果的な活用法とは？

電話代行サービスとは、電話の一次対応を外部業者へ委託できるサービスです。電話業務の負担を軽減するとともに、通常業務に集中できるといったメリットが挙げられます。オフィスの電話業務を始め飲食店や美容サロンなど、様々な業界・業種で広く利用されています。

この記事では、電話代行サービスの活用事例や、効果的な活用法について紹介します。

電話代行サービス導入の具体的な事例

ECサイト運営企業のケース

ECサイトでは、電話で注文を受けることが多い上に、返品やキャンセルなどの電話にも対応する必要があり、電話業務が煩雑になりがちです。電話対応業務は、どうしても多くの時間が取られ、人手も必要になります。

これらの電話業務をすべて自社でまかなおうとした場合、かなりのコストがかかるでしょう。電話代行サービスを利用すると、自社内で確保する人手・コストを最低限にできます。

医療機関のケース

医療機関では、よくある問い合わせの対応や、予約受付などで電話代行サービスが利用されています。季節の変わり目などは患者が急増しやすく、時には電話が殺到して回線がパンクしてしまうことも。そういう時は重要な電話がつながらなくなってしまう事態になります。

電話代行サービスを利用していれば、回線のパンクを心配する必要がなく、重要な電話を取りこぼす心配もありません。

不動産業界のケース

不動産業界にかかってくる電話の大部分は、物件の内覧予約と、入居者からのトラブル連絡が占めています。特に入居者からのトラブル連絡は、営業時間外に電話が来ることも多く、電話代行サービスで24時間対応可能な体制を構築している不動産業者もあります。

合わせて内覧予約を電話代行サービスに委託することで、日々の業務負担を削減するのに役立つでしょう。

イベント運営企業のケース

イベント運営企業では、情報解禁日やチケット発売開始日などに大量の電話が殺到します。できるだけ多くの電話に対応するために、電話代行サービスは大変有効です。

また、準備日数がごくわずかであることも多く、自社でコールセンターを用意するのは間に合わない可能性も高いです。電話代行サービスを利用すれば、短期間でイベントの準備ができます。

電話代行サービスの効果的な活用法

受注業務の代行に活用する方法

EC運営企業に限らず、電話で注文を受けることが多い企業なら、電話代行サービスを活用して業務負担を軽減できます。

期限があるサービスを提供している企業であれば、電話代行のアウトバウントサービスを活用し、期間継続をうながすのにも活用できます。

チャットやメールなどのコミュニケーションツールとの連携

電話代行サービスでは、電話を受けたことをメールで連絡するのが一般的ですが、チャットツールやSNSなどのコミュニケーションツールで通知を受け取ることもできます。

アフターケアなど顧客満足度向上に貢献する

電話代行サービスはアフターケアに利用されることも多く、購入後のヒアリングをしてニーズを把握したり、定期的にセールの案内をしたり、新商品・新サービスのお知らせをするなどの事例が挙げられます。

電話代行サービスを導入するためのポイント

電話代行サービス導入のメリット・デメリットを整理する

電話代行サービスを導入する場合、まずはどんなメリット・デメリットがあるか、よく整理しましょう。メリットとコストが見合っているか、デメリットを受け入れられるか、また、導入することでどんな効果を求めているか、といった点をまとめておきます。

導入後は定期的に評価し、必要であればプランやシステムの変更を検討してください。

選び方のポイントと注意点

電話代行サービスを選ぶ際は、導入する目的に優先順位をつけ、最大のメリットが得られるものを選びましょう。電話代行サービスは、基本的な機能に大差はありませんが、場合によっては特別な機能が必要になることもあります。

アウトバウンドや、24時間対応などのサービスは、別途追加料金が発生することも多いです。各業界に特化したサービスもありますので、数社で見積もりを取って比較検討するのがオススメです。

電話代行サービスの機能について、くわしくはこちらの記事で紹介しています。ぜひ参考にしてください！

電話代行サービスの機能とは？基本機能、導入方法、選び方を解説

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

IVRyなら最短即日・低価格で電話対応を任せられます

「IVRy（アイブリー）」は月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

「IVRy」は、事前に回答内容を設定することで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答が可能です。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ガイダンスに従い番号を選択してもらうことで、適切な部署へ自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

電話自動応答システム「IVRy」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、IVRyにお問い合わせください。