在宅ワークだけど電話が鳴りっぱなしで集中できない...不要な電話をスマホで自動応答する方法

働き方改革やコロナ禍の影響を受け、在宅ワークが日常になった方も多いかと思います。出社して顔を合わせることがなくなると、チャットや電話、メールなどでの連絡が重要になりますが、以前より電話の回数が増え、なかなか業務が進まないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。不要な電話はスマホの自動応答に任せてみませんか？今回は、不要な電話をスマホで自動応答する方法について解説します。

不要な電話をスマホで自動応答する方法

クラウドフォンやクラウド型ビジネスフォン、クラウド型PBX、クラウド型IVRなどのアプリをスマホに入れてサービスを利用すると、スマホで電話に自動応答できるようになります。銀行や電力会社などに電話をかけると、「〇〇の問い合わせは1番をプッシュしてください…」といった音声ガイダンスが流れたことはありませんか？このような自動電話応答サービスは導入費用や運用コストが莫大で、コールセンターなどの大規模な企業でしか一般的に導入されないものでした。

しかし近年はクラウド化が進み、自動電話応答サービスがスマホで手軽に利用できるようになっています。テレワーク・リモートワークなど在宅ワークに導入されるケースも増えており、月額利用料が数千円～と、手頃な価格なことも人気の理由です。着信フロー分岐を設けることで、電話の目的にあった対応がスムーズにできるようになります。

スマホで使える電話自動応答システムについて

スマホで使える電話自動応答システムは、大規模なコールセンターのシステムとは異なり、専用の電話機や特別な機械の導入、開通工事やメンテナンスなどは不要です。今お持ちの電話番号はそのままで、お使いのスマートフォンにアプリを入れるだけで稼働できます。電話自動応答システムに用いる音声ガイダンスは、AIによる合成音声を使うことができるので、自ら録音した音声データを用意する必要はありません。テキストは用途に合わせて好きなように変更できます。

顧客が電話をかけたときに目的に応じて番号を選ぶ分岐も、自由に設定・作成をすることができます。例えば、営業時間の問い合わせなどはAI音声による自動応答に任せる、会社への行き方を聞かれたら電話がかかってきた番号宛に位置情報をSMSで送信する、というように柔軟な分岐を作成することが可能です。

また、ブラックリスト機能ではしつこい迷惑電話に対して「申し訳ございませんが、この電話にはおつなぎできません。」といったガイダンスを流し、自動的に電話を切ることができますし、ホワイトリスト機能では取りたい電話、必要な電話には音声ガイダンスを流さず、自分や担当者へ直接転送することもできます。他にも、受電通知や顧客管理システム、電話分析ツールなど、ビジネススタイルに合わせて、自由な使い方をすることが可能です。

スマホで使える電話自動応答システムの料金形態

スマホで使える電話自動応答システムは、サービス提供者によって様々な料金プランがあります。月額利用料が設けられその中に全ての機能の使用料が含まれているプランや、外線発信時の通話料が無料になるプラン、社員同士で内線通話が可能になるプランなど、利用目的や規模に合わせてプランを選択しましょう。

不要な電話をスマホで自動応答する方法をお探しなら、電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」がオススメです。月額3,300円で全ての機能が利用でき、最短5分で稼働可能。着信フローの作成や、AIが読み上げるテキストの作成はいつでも自由に作成・変更ができます。曜日や時間帯ごとに流れる音声を変えることもできるなど、あなたにピッタリの使い方ができるハズです！