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テレワークを推進するための目的別おすすめツール7選!

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コロナ禍以降、テレワークの需要が高まり、テレワーク推進企業を志望する人も増えています。しかし「テレワークを推進したいけれどどうしたらいいか分からない」「テレワークのこんな悩みにはどう対処したらいいのか」といった悩みもあるのではないでしょうか。

この記事では、テレワークを推進したい企業に役立つオススメツールを紹介するとともに、テレワークを推進する上で重要となるポイントや、今後の展望などについて解説します。

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テレワークとは

テレワークとは、「tele(離れた)」と「work(働く)」をかけ合わせた言葉で、場所や時間にとらわれず働くことを指しています。

いわゆる「働き方改革」のひとつとして期待されており、在宅勤務(リモートワーク)やモバイルワーク、サテライトオフィス、ワーケーションなどが当てはまります。

 

テレワークの最も大きなメリットは、出勤の負担が軽減されることです。そのため育児や介護などで出勤負担が大きい人材や、遠方・海外に住んでいる人材でも積極的に登用できることから、企業の人手不足解消に役立ちます。

 

そのほか、オフィスの水道光熱費や、スタッフが通勤する際の交通費などのコスト削減になります。災害時でも稼働しやすいためBCP(事業継続計画)対策として活用する企業も増えているようです。

目的別:テレワークを推進するために役立つツール

IVRy(電話業務効率化ツール)

IVRy(アイブリー)は、電話対応を自動化することができ、電話業務を効率化するためのツールです。電話がかかってくると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内し、選んだ番号により異なる対応をします。

 

テレワーク中は、会社に電話がかかってきたときに出る人がいなくなってしまいますが、IVRyを導入しておけば、自動でよくある質問に回答したり、担当者へ直接電話を転送する、などの使い方ができ、電話番を常駐させておく必要がありません。

 

テレワークに役立つのはもちろんのこと、顧客管理機能などを合わせて活用すれば、煩雑になりがちな電話の管理がカンタンになります。

IVRy(アイブリー)のサービス詳細

Zoom(Web会議ツール)

世界各国で利用されているWeb会議ツールで、PC、スマホ、タブレットなど様々な端末にインストール可能です。画質・音質が優れていて1会議につき1,000名まで参加できるなど、安定して使用できる点が大きなポイントと言えるでしょう。

 

ウェビナー(オンラインセミナー)に活用する際は、最大で10,000人に対応できるなど、大規模なセミナーを開くこともできます。こうした機能を活用し、オンライン研修に活用される機会も増えています。

Slack(チャットツール)

ビジネス向けのチャットツールで、LINEなどのSNSをしている感覚で気軽にチャットができます。プロジェクト別に「チャンネル」を分けることができ、社内外の特定の人だけをメンバーに指定することが可能です。

 

2,000以上の外部アプリと連携でき、ファイル共有がかんたんな点や、過去のメッセージを検索できる点、通知設定をカスタマイズできる点などが人気です。

Notion(タスク管理、ドキュメント管理ツール)

プロジェクトごとにスケジュールを管理するなど、タスク管理ツールとして知られています。

ホワイトボードにふせん紙を貼っていくような感覚でタスクを管理でき、プロジェクトごとに整理したり、スケジュール順や進捗順に並べ替えたり、担当者別に抜き出したりと、タスクの管理がかんたんにできます。

 

ナレッジ共有やデーターベース、議事録としても利用でき、タグをつけたり、カテゴリを分けることで検索もしやすくなっています。リアルタイムで共同編集できるため、タイムラグがなく同じ情報を共有できるのも大きな特徴です。

ジョブカン勤怠管理(勤怠管理ツール)

ICカード、静脈パターン、PCやスマホなどの端末、LINEトーク画面など、様々な方法で勤怠打刻ができるツールです。

テレワークを始めると、スタッフが出勤しなくてもいいメリットがある反面、本当に仕事をしているのかどうか、または仕事をし過ぎてはいないかどうか、管理するのが難しくなります。

こうしたツールを用いると勤務時間の把握がしやすくなります。

 

シフト管理や休暇申請管理もでき、労務会計処理との連携もしやすく、テレワークと出社を併用している企業にも使い勝手が良いツールです。

Remotty(バーチャルオフィスツール)

テレワーク中でも、社内に在席しているのと同じような感覚でコミュニケーションが取れるツールです。独り言をつぶやいたり、近くの人の独り言に反応したり、アイディアを出し合ったり、アドバイスをもらったりと、まるで社内にいるときのように、気軽に会話ができます。

 

一対一でのチャット機能や、Web会議機能も備えており、会社内で想定されるどんなシーンにも対応。予定の共有もでき、フロアごと、チームごとにルームを作ることもできます。外部ツールとの連携にもすぐれており、ファイル共有もしやすくなっています。

SmartHR(人事評価ツール)

人事に関連する業務を幅広く効率化するツールです。書類の大部分をペーパーレス化し、回収やチェックなどの業務負担を軽減できるほか、人事データを一元管理することができます。

採用から年末調整、人事評価、退職時、冠婚葬祭や災害時など、どんな状況に対してもスマホから手軽に申請でき、集計や労務会計管理にも役立ちます。

 

データを分析してグラフ化するなど、資料作成にも長けており、効果的な人事マネジメントができるでしょう。

テレワークを推進する上で、整備すべきポイント

コミュニケーション面の整備

テレワークを導入すると、どんな企業でも必ずぶつかるのが、コミュニケーションの課題です。

社内に人が集まり、自然とコミュニケーションが取れる状態と異なり、テレワークでは積極的にコミュニケーションを取れるような環境を整備することがポイントと言えるでしょう。

 

そのため、スタッフ間でコミュニケーションを取りやすくなるよう、ツールを導入したり、定期的にミーティングを行うなどの働きかけが大切です。

労働管理や人事評価の整備

テレワークを導入すると、労働時間の管理を各スタッフ個人にゆだねる部分が大きくなってしまいます。営業開始~終了までの時間管理だけでなく、子育てや介護をしているスタッフでは、途中で離席する時間が長くなることも考えられます。

 

また、勤務状況を直接見ることができなくなるため、人事評価が難しくなる可能性も高いです。

あらかじめ評価基準を明確にしておくなど、制度を見直しておく必要があるでしょう。

労務管理方法の整備

労務管理とは、職場環境を管理することを言いますが、テレワークにおいては、労働環境はバラバラになってしまいます。

そんな中、スタッフひとりひとりの健康管理や福利厚生を整えるには、テレワーク時代に適した方法が必要になるでしょう。

 

また、通信費やPCなどの端末はスタッフひとりにつき1台ずつ必要です。

環境をバラバラにするとスタッフの業務や成果に差が出たり、業務負担がかたよってしまうことも考えられます。平均的な成果を得られるよう、一定の基準をもうけたり、端末を会社側で用意するなどの整備が大切です。

今後のテレワークの方向性

2023年7月現在、新型コロナウィルス感染症は「5類」に位置付けられ、テレワークを解消する動きも見え始めています。

しかし実際に勤務する人からは「今後もテレワークを続けたい」と考える人が半数を超える、というデータも。

 

これまでは、出社することで時間により仕事を管理されていましたが、今後は、時間ではなく成果による評価が重要視されてくる、という見解もあります。

もしそうなれば、より高い能力を持った人が、より求められる時代となるでしょう。

 

この動きが続けば「正社員」という働き方が少なくなり、労働者が色々な企業・業界へ行き来する時代が来ると考えられています。

テレワークを推進するならIVRy

テレワークを推進しようにも、電話番のために出社が必要でなかなか推進できないという課題があります。

そこで、電話の一次対応を肩代わりし、自動で電話番の役割をしてくれるIVRyをご紹介します。

自動応答で電話番のために出社をする必要がなくなる

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、電話対応を自動化できるツールです。

テレワーク中でも自動で電話に対応できるので、会社内に電話番を常駐させたり、電話に対応するためにわざわざ出社する必要がなくなります。

 

IVRyを導入すれば、よくある質問に自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを送信したり、メッセージを録音で預かったり、営業電話を自動でシャットアウトする、といった使い方もできます。

分岐設定で担当者へ直接転送、取次が不要に

IVRyは自由に分岐設定を作ることができます。電話をかけた人が選んだ番号にしたがって、それぞれ別の対応ができるので、担当者へ直接転送することも可能。電話番が受けた電話を担当者へ取り次ぐ、といった手間が不要になります。

ほかにも様々な分岐設定ができるので、どんなシーンにもピッタリの設定ができるでしょう。

月額3,000円〜、最短当日導入できる

IVRyは、電話業務を効率化する機能がつまって、月額3,000円~という低コストで運用できます。もし混んでから最短で当日には使い始めることができる、という手軽さも魅力のひとつ。テレワークを推進したいなら、ぜひIVRyも合わせてご検討ください!

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