コロナワクチン関連の電話対応で起こりうること・IVRyで解消できること

①かかってくる電話の８割は自動応答で対処できる

コロナワクチン関連でかかってくる電話の中で、多い内容として・ワクチンの予約ができるかどうか・接種券やお知らせが届いたが、どうすればいいか・ワクチンそのものに対しての問い合わせなどが考えられます。上記の中で、直接スタッフの方が電話を取る必要のある問い合わせは「既存の患者様からワクチン接種の希望が来た場合」のみと考える医療機関様も多いのではないでしょうか。逆にいうと、その他の問い合わせは「回答が決まっている」ということになりますね。

IVRyでは、上記のような「回答が決まっている」ものに対し、自動音声で案内をし完結させることが可能です。例として、・ワクチンの予約ができるかどうか→既存の患者様のみをお繋ぎし、新規の患者様はお断りをするアナウンスを設定・接種券やお知らせが届いたが、どうすればいいか→既存患者様且つ、ご予約をご希望の方のみをお繋ぎする・ワクチンそのものに対しての問い合わせ→厚生労働省や各市町村の問い合わせ窓口へ誘導等の設定が可能です。

②対策をしなければ、1分間に1回以上の電話が1日鳴り続ける可能性も

着信数としては、IVRyを導入している医療機関様ですと最大1日平均400〜500件ほど電話が鳴っているところもあります。電話が繋がる時間が1日の中で8時間、うち500件の着信があるとすると、1分間に1回以上電話が鳴っている計算になります。通常の業務をしながら、この量の電話を対応するのは、ほぼ不可能と考えても良いでしょう。仮に、1日に鳴る電話が100件だとしても、単純計算5分に1回は電話が鳴っている計算になります。

③IVRyを導入することで解決できること

電話が鳴り続けることによって、業務が回らない。同じような質問の電話ばかりで、その度に手が止まり業務が進まない。でも、既存の患者様や取引先様からの電話は対応したい。という要望を叶えることができるのがIVRyです。電話をかけてきた相手に対し、自動音声で案内をし、必要な電話のみを取り次ぐ事ができます。

また、他の医療機関様の事例も踏まえ、サポートいたしますのでデモアカウントをまずは作成して、実際にIVRyを触ってみてください！