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休日や営業時間外の電話を自動で対応。営業日・営業時間で別ルールを設定できる機能とは?

IVRyでは、営業日、営業時間を設定することができます。 この設定をすると、普段の自動応答の設定とは別で、 営業時間外で電話の自動対応の設定を用意することが可能です。

営業時間外の設定はこんな方におすすめ

・土日や祝日は、別の案内をさせたい ・終業後、営業時間外は電話対応をしたくない ・注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい

1. 会社情報から営業日、営業時間を設定する

設定画面の左タブの「アカウント」を選択後、「会社情報」をクリックし、右上の編集ボタンから編集します。 会社情報の編集画面に移ったら、一番下にある、営業時間の欄で営業日営業時間の設定をしましょう。

営業する曜日はクリックで選択できます。営業する曜日は選択して緑色に、 お休みの日は、特に選択せず、グレーになっていればOKです。

※祝日がグレーになっていれば、国民の休日や元旦は休業の設定になります。

営業時間は30分単位で設定でき、 最大3部まで設定することができます。

午前中と午後の営業時間を分けたい場合などに活用しましょう。

2.分岐ルールの設定で、営業時間外のルール設定をする

左タブの電話設定から、ルール設定をクリックして、分岐ルールの作成画面へ進みます。 営業時間と営業時間外で別の対応をしたいルールを編集(クリック)します。

ルールの編集画面で下へスクロールすると 「営業時間による案内の出し分け」があるので 「営業時間外は別の案内をする」を選択しましょう。

選択後、設定項目が増えて、さらに下へスクロールできるようになります。

他の分岐ルールと同様に、ルールを選択肢し、自動応答のテキストを入力しましょう。

営業時間外設定の利用例

a.営業時間外は電話対応をしたくない場合

電話転送で担当者へ電話が繋がる設定で、営業時間外は電話を受けたくない場合、 音声案内で、明日の営業時間をお知らせするか、録音設定で、電話の用件を録音します。

b.注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい場合

営業時間外の設定を、SMS送信の設定にすることで、注文・予約フォームの送信が可能です。 また、webのフォームがない場合は録音機能で、用件を録音することができます。

まとめ

IVRyでは、営業日や営業時間によって、自動応答の内容を変更することができます。 また、設定はリアルタイムで反映されるので、急な変更にも対応できます。 営業時間外の設定をうまく活用しましょう!

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営業時間ごとの電話対応設定とは?

機能
営業時間別自動対応
デバイス
PC・スマホ
ブラウザ
営業時間外対応
  • ・営業時間外と営業時間内で自動対応ルールが変更可能
  • ・営業時間を設定しておけば、毎日の切り替え不要