電話転送によるミスを０に！事務所の固定電話おすすめの効率化方法

事務所やオフィスに固定電話（代表電話）を置いていると、たくさんの電話がかかってくると思います。取引先や顧客側も様々な目的で電話をかけてきますので、その都度、適切な部署へ電話を転送する必要があります。

しかし、あまりに電話が多いと電話を転送する先を間違えたり、伝言をつたえそびれたり、といったミスが発生することも。昨今の人手不足やリモートワークの広がりも影響して、電話業務がさらに煩雑になっている企業も多いようです。

電話転送にミスがないように…と努めると、今度は事務所での業務がおろそかになってしまうという問題も。この記事では、複雑化する電話業務を効率化し、本業に集中して取り組む方法を紹介します。

事務所（オフィス）にオススメの固定電話の使い方とは？

複数の電話とFAXを同時に使用できるタイプ

事務所に固定電話を置いている方は、その固定電話にちょっと手を加えるだけで電話業務を効率化できることをご存知でしょうか？たとえば複数の電話とFAXを使えるプランは、FAX番号が別になっているので、FAXの受信中でも電話の発着信が可能です。同じ電話番号に2本以上の電話が同時にかかってきても、複数の電話で受けられるので、「電話がつながらない」事態を回避できます。

電話1回線とFAXが使える基本タイプ

そこまで回線を増強する必要がない、という方には、電話1回線とFAXだけのプランがおすすめです。仕事をしていると、意外にも電話をしながらFAXを送受信するシーンが多いと思いますが、そんな時でも対応可能なのがメリットです。個人事業主など、小規模の企業によく利用されています。

外線も内線もたくさん使えるタイプ

電話を非常によく使う企業では、外線も内線も充実したプランがおすすめです。ビジネスフォンを併用することで、引継ぎや内線といった電話業務が非常にラクになるので、業務の効率化につながり、電話にまつわるミスを軽減することができます。

IVRシステム

IVRシステムとは、電話自動応答システムのことを言い、電話をかけると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するものです。コールセンターや金融機関、インフラサービスなどに電話をかけたときに聞いたことがあるのではないでしょうか。

電話対応を自動化することができるので、固定電話の回線を増強したり、電話番号を増やす必要がなく、電話業務を効率化することができます。

事務所（オフィス）に固定電話を導入するときのポイント

規模や使い方にふさわしいものを選ぶ

事務所に固定電話を導入したい場合や、固定電話の回線を増強したい場合は、まず現在はどんな使い方をしているのか、よく確認しましょう。規模や使い方にふさわしくないプランでは、のちのち負担になってしまったり、再度プラン変更が必要になってしまう可能性が出ます。

コストで選ぶ

事務所に引いている固定電話の回線を増強すると、現在使っている電話プランよりも高くなることが多いでしょう。場合によっては工事費などの費用が別途かかるかもしれません。事務所の規模や予算に見合ったプランにするのがおすすめです。

導入までの早さで選ぶ

開店目前である、移転直後である、といったスタートアップ企業には、固定電話を導入する早さも重要です。一般に、固定電話を新規に導入する時は、回線の開通工事が必要で、工事は申し込んですぐというわけにはいきません。前もって予約するなど、早めに動く必要があるでしょう。

事務所（オフィス）の固定電話を自動化する方法とは？

一次対応の自動化

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、月額3,000円～の低コストでIVRシステムを使い放題のサービスです。IVRyを導入することで、企業の電話対応を自動化することができます。かんたんな問い合わせには自動で回答したり、予約専用URLをSMSで送信する、といった使い方が可能です。

担当者へ自動で転送

IVRyでは目的の内容に応じて転送先を指定できるので、電話を取り次ぐ必要がありません。電話をかけた人が目的に応じて担当者を自ら選び、自動的に担当者へ電話が転送されます。

IVRyなら固定電話不要になる！

IVRyはPCやスマホから発着信が可能です。そのため固定電話を新規に引いたり、回線を増強する必要がありません。固定電話機を用意する必要もないので、使い方によっては大幅なコストダウンが可能です。

事務所の電話転送を効率化したい方は、ぜひIVRyをご検討ください！