小規模オフィスにおすすめのビジネスフォンは？選び方や選択肢を解説

小規模オフィスにビジネスフォンを導入する際は、いくつかのポイントを押さえて選ぶことが重要です。従来のオンプレミス型ビジネスフォン以外にも、IP電話やクラウドPBXなどの選択肢があり、機能や導入コストが異なります。自社の規模に適したビジネスフォンを選択することが重要です。

そこで本記事では、小規模オフィスにおけるビジネスフォンの選び方や、近年主流となっているクラウドPBXについて解説します。

1.小規模オフィスにおけるビジネスフォンの選び方

はじめに、小規模オフィスにおけるビジネスフォンの選び方を解説します。

利用目的を明確にする

一言でビジネスフォンといっても、アウトバウンド特化、コールセンター特化など、さまざまなタイプのサービスがあります。そのため、まずは自社での利用目的を明確にすることが重要です。

必要な機能を定義する

ビジネスフォンには、主に以下の機能があります。

• 内線通話
• ボイスメール機能
• 転送機能
• IVR（自動音声応答）
• 通話録音　など

前述の利用目的を踏まえて、自社に必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。

回線の種類を選ぶ

回線の種類は主に「従来の電話回線」と「インターネット回線」の2つです。

従来の電話回線を利用する場合、一般的には施設設置負担金がかかります。一方でインターネット回線は、電話回線と比較すると安価です。ただし、緊急通報など利用できないサービスもあるため注意しましょう。

コスト感を把握する

ビジネスフォンを選ぶ際は、イニシャルコストだけではなく月々のランニングコストも把握したうえで、予算に合うサービスを選択しましょう。

ビジネスフォンに関する主なコストは以下のとおりです。

上表からもわかるとおり、オンプレミス型のビジネスフォンは、初期コストが大きいうえ、保守・メンテナンスが必要なことから、小規模オフィスには向きません。

スケーラビリティを考慮する

現在は小規模なオフィスであっても、近い将来に拡大を予定している場合は、スケーラビリティ（拡張性）もチェックしておくべきです。

オンプレミス型ビジネスフォンの場合、交換機の性能によって接続できる端末数や回線数が変わります。端末数や回線数を増やす場合は、交換機自体を増設するか拡張性が高いものに変更しなければならないため、追加工事が必要です。

一方で、クラウドPBXやIP電話の場合は、基本的にはライセンスの取得（購入）のみでユーザー数を増やせるため、手間がかかりません。また、社員数が減少した場合も、ライセンスを削除するだけで柔軟に対応できます。今後の経営の見通しを踏まえて判断すれば、無駄なコストを削減できるでしょう。

セキュリティを確認する

オンプレミス型のビジネスフォン（PBX）は、電話回線を利用するため、外部からの攻撃に強い点が特徴です。一方で、内部の不正利用や盗聴などには、十分に注意しなければなりません。

クラウドPBXやIP電話は、インターネット回線を利用するため、サイバー攻撃などのセキュリティリスクが存在します。ただし、必ずしも危険なわけではなく、信頼できるベンダーであれば適切なセキュリティ対策を実施しているため、安心して利用できます。

自社の電話設備に求められるセキュリティレベルを整理し、基準を満たすサービスを導入しましょう。

サポート体制を確認する

トラブル時のサポート体制や受けられるサービスの確認も必要です。

小規模オフィスの場合、IT部門などの体制が整っていないケースも多くあります。問題発生時に手厚いフォローを期待する場合は、充実したサポートを提供するベンダーを選択しましょう。

2.【比較表】ビジネスフォンの選択肢

オンプレミス型PBX、クラウドPBX、IP電話の違いをまとめました。

3.小規模オフィスにはクラウドPBXがおすすめ

小規模オフィスに電話システムを導入するのであれば、クラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXは初期費用とランニングコストが低く、安価で導入・運用が可能です。

また、スケーラビリティが高いため、企業規模に応じて利用人数を容易に追加・削減できます。さらに、メンテナンスはプロバイダー側で実施され、安全な環境で利用できる点も魅力です。

クラウドPBXではIVR機能やCTI連携など、さまざまな機能を利用できるため、業務効率化も推進できます。クラウドPBXの主な機能は以下のとおりです。

詳しくは、以下の記事で解説しています。ぜひご覧下さい。

参考：PBXの機能一覧！導入方法や選び方を解説

本記事では、小規模事業者向けにビジネスフォンの選び方を解説しました。ビジネスフォンを導入する際は、機能やコスト、スケーラビリティなど、さまざまな観点から比較検討することが重要です。小規模オフィスで、コストを抑えて手軽に電話環境を構築したい場合は、クラウドPBXの導入を検討するとよいでしょう。

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クラウドPBXよりも手軽に導入できるため、海外に拠点を持つ企業におすすめの選択肢です。