ビジネスフォンを安く導入するには？クラウド型のメリットを正しく理解

ビジネスフォンは企業のコミュニケーションに欠かせないシステムですが、導入には一定のコストがかかります。できるだけ導入コストを低減するためには、ビジネスフォンの選択肢別に必要となるコストを理解する必要があります。

そこで本記事では、ビジネスフォンの導入・利用に必要なコスト項目を、初期コストとランニングコスト、増設時のコストに分けて解説します。

また、オンプレミス型とクラウド型の費用項目を比較表で整理します。

1.ビジネスフォンの利用時のコストの考え方

ビジネスフォン導入時のコストを考えるうえで、大きく「初期コスト」「ランニングコスト」「増設時のコスト」の3つのカテゴリに分けて整理する必要があります。ここでは、それぞれどのようなコストが必要になるか解説していきます。

初期コスト

ハードウェア（電話機）

電話機を人数分だけ購入する必要があります。

また、万が一故障した場合でも業務を継続できるよう予備機の確保も考慮が必要です。

基盤インフラ

電話の発信や着信を制御する専用システムとして電話交換機（PBX）が必要です。そのうえで、ビジネスフォンと電話交換機をネットワーク的に接続させるためのルーター、スイッチ、LANケーブルなども準備しなければなりません。さらに、IVR、通話録音などの追加機能を利用する場合には、その単位に専用のサーバやストレージ装置を構築する必要があります。

設置・設定コスト

ビジネスフォンをシステムとして稼働させるためには設計や設置、設定を専門業者に委託する必要があります。また、電話回線やネットワークの配線工事についても委託する必要があり、コストが発生します。

ランニングコスト

ビジネスフォンを新規に導入した後には、安定的なシステム稼働を継続するために多くの場合には保守サポート契約を締結します。

そのため、通話料や電話回線コストとは別に、毎月あるいは年間一括で保守ベンダーに委託費を支払うことになります。

増設時のコスト

事業や人員の拡大等によってビジネスフォンを増設する際には、ハードウェアや物理的な回線の追加購入が必要になります。また、増設の規模によってはシステムの処理能力を超えてしまい、グレードの高い機種を再購入しなければならないケースもあります。

2.ビジネスフォンを安く使うには？

主流はクラウド型

従来は、ビジネスフォンを導入するために基板インフラを自社で一括調達して構築するオンプレミス型が主流でした。オンプレミス型の場合、初期投資が非常に大きいことから、中小企業は気軽に利用できない点が課題でした。

一方で近年では、インターネット環境が向上したことで、クラウド型のビジネスフォン（クラウドPBX）を採用するケースが増えています。

オンプレミス型と異なり、コスト面で初期投資や基盤インフラの運用費用が不要な点などが評価されています。

オンプレミス型とクラウド型で必要となるコスト項目の比較

あらためて、オンプレミス型とクラウド型のコスト項目を整理します。オンプレミス型とクラウド型ではコストの掛かり方が大きく異なります。ポイントは、クラウド型は原則すべてがランニングコストとなる点です。

クラウド型のコストメリット

クラウド型を採用する場合の最大のメリットは、ランニングコストとして支払いを平準化できることです。オンプレミス型の場合は、初期コストとして導入時に大きな支払いが必要となります。

クラウド型の場合は、月額利用料を支払うことで利用できるサービスのため、初期の支払いがオンプレミス型と比較して小さくなります。さらに、増設やオプションの追加コストも月単位にできる点もメリットです。

また、ビジネスの状況によって規模を縮小する場合でも、即座にスケールダウンでき、コストメリットが非常に高いです。

3.コストだけではないクラウド型ビジネスフォンのメリット

クラウド型のビジネスフォンが増えている理由は決してコストの観点だけではありません。クラウド型は、オンプレミス型と比べて拡張性、管理の容易さ等、複数の優位性があることも見逃せないメリットです。それぞれ解説します。

拡張性

拡張性の観点では、企業の成長や変化に応じて簡単にユーザー数を増減できるため、必要に応じて迅速に対応できます。この特性は、特にスタートアップや中小企業にとって大きなメリットです。

利便性

近年では、働き方改革の一環でどこからでもビジネスフォンにアクセスできる利便性も重要です。インターネット接続できる環境があれば、オフィス外でも電話を受けたり発信したりできるため、リモートワークや出張中でも業務をスムーズに行えます。これにより、従業員の生産性が向上し、ワークライフバランスの改善にもつながります。

最新機能の自動アップデート

さらに、クラウド型ビジネスフォンは最新のテクノロジーを常に利用できる点もメリットです。自動アップデート機能があるため、常に最新の機能やセキュリティ対策が施され、オンプレミスのような手動でのメンテナンスやアップグレードが不要です。IT部門の業務負担が軽減され、他の業務に専念できるようになります。

このように、クラウド型ビジネスフォンはコスト以外にも多くのメリットを提供し、企業の競争力を高める重要なツールとなります。

この記事では、ビジネスフォンの導入において発生する主な費用項目と、ビジネスフォンを安く利用するための手段としてクラウドPBXについて紹介しました。

以前はビジネスフォンといえばオンプレミス型が主流でしたが、近年ではコストメリットや拡張性、利便性などの観点から大企業でもクラウド型を採用するようになってきました。

ビジネスフォンの導入を検討する際は、まずはクラウド型のサービスから調べてみると良いでしょう。

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