求人応募の電話対応で企業側が注意すべきポイントとは？好印象を与えるコツや例文

採用活動において、電話は応募者との大切なコミュニケーション手段のひとつです。企業の印象は電話対応の質で変わるため、応募者に対する丁寧で誠実な対応は欠かせません。本記事では、応募者に好印象を与えるための電話対応のポイントや注意点などを解説します。

求人時における企業側の電話対応の重要性

採用競争が激化する中で、企業が競合他社と差別化を図るために、電話対応の質がますます重要になっています。現代の採用活動では、最初のコンタクトはメールであることが一般的ですが、応募者との直接的なコミュニケーション手段として、電話は依然として重要な役割を担っています。

応募者は電話対応の雰囲気から企業の文化や価値観を感じ取り、その後の入社意欲を決定します。誠実で丁寧な電話対応は好印象を与える一方で、事務的で冷たい対応は悪い印象を与え、入社意欲を低下させるリスクがあります。

採用をスムーズに進めるためには、配慮の行き届いた丁寧な電話対応が欠かせません。電話対応の質が採用プロセス全体に影響することもあります。

求人応募者に好印象を与える企業側の電話対応とは

応募者の名前を正しく呼ぶことや、質問に丁寧に答えることは、基本的な電話マナーですが、さらに細やかな配慮を加えることで、信頼感が高まります。ここでは、企業側が求人応募者に好印象を与えるための電話対応を解説します。

1. リラックスできる雰囲気をつくる

求人応募者がリラックスできる雰囲気をつくることは、良好なコミュニケーションの第一歩です。明るく温かみのある声のトーンで話すことを心がけ、相手に安心感を与えましょう。また、歓迎している姿勢を示すことも効果的です。

2. 応募者の話を丁寧に傾聴する

応募者の話を最後まで遮らずに聞くことで、相手に安心感を与え、緊張を和らげることができます。さらに、適度に相づちを打ち、話の要点を復唱することで、応募者の話を理解していることを効果的に伝えましょう。

3. 企業の魅力を効果的に伝える

企業のビジョンや社風、働く環境の魅力を、応募者の経歴や志望動機に合わせて適切に伝えることで、入社意欲を高めることができます。応募者が関心を持つ情報を提供することで、企業の価値観や文化に興味を持ってもらえるでしょう。

4. 想定質問への事前準備を徹底する

電話対応の前に応募者の情報を確認し、想定される質問や要望に対する回答を準備しておくことも重要です。応募者の疑問に迅速かつ的確に回答することで、信頼感をさらに高めることができます。

企業側の電話対応でよくある失敗例と注意点

求人活動における企業側の電話対応では、いくつかの共通した失敗例があります。これらのミスを回避することで、企業の印象を高め、採用率の向上が期待できるでしょう。

1. 応募者情報の確認不足

応募者の名前や求人ポジションを間違えると、応募者に不信感を抱かせる恐れがあります。また、過去のやり取りを把握していない場合、話が噛み合わず、「自分を覚えてもらえていない」と感じさせてしまうかもしれません。

情報の確認不足により、企業に対する不信感が生まれ、応募者の意欲が低下するリスクがあります。

2. 電話の長時間保留

応募者との電話を長時間保留にすることは、求人応募者の貴重な時間を無駄にするだけでなく、企業に対する印象を悪化させる要因となります。待たされることで、応募者は「自分は重要ではないのか」と不安や疑念を抱くことがあります。

さらに、他の企業と比較されている場合、迅速な対応ができない企業は選考から外されるリスクが高まります。

3. 不適切な言葉遣いや冷淡な態度

不適切な言葉遣いや冷たい態度は、応募者に「この企業は信頼できるのだろうか」と疑念を抱かせる可能性があります。

企業側は、求人担当者だけでなく、電話対応をする全社員が正しい敬語を使い、常に礼儀正しく対応することが大切です。応募者を委縮させないよう、フレンドリーでありながらも礼儀正しい電話対応を心がけましょう。

【シーン別】求人企業側の電話対応のポイントと例文

求人企業における具体的なシーンごとに、押さえておくべき電話対応のポイントを例文を交えて解説します。採用担当者だけでなく、電話対応に関わるすべての社員で共有しましょう。

求人の応募受付

応募受付時の電話対応は、企業の第一印象を左右する重要なポイントです。まず、応募者の情報と希望する職種を確実に聞き取ることが大切です。特に、名前や連絡先は聞き間違いを防ぐため、必ず復唱して確認しましょう。

面接日程の調整

面接日程を調整する際は、まず応募者の都合を最優先し、担当者のスケジュールと調整することが重要です。確定した日程は誤解を防ぐために、メールで正式に通知することをおすすめします。

合否の連絡

合否連絡は応募者にとって非常に緊張する瞬間です。特に不採用の場合は、誠意を持って対応し、相手を傷つけないよう慎重に言葉を選びましょう。応募者が次のステップに進みやすいよう、企業側の配慮ある対応が必要です。

適切な電話対応で採用率をアップさせよう

企業側の誠実で丁寧な電話対応は、応募者に好印象を与え、採用率の向上につながります。しかし、全社員が高水準の電話対応スキルを身につけるには、時間とコストがかかるのが現実です。

高品質な電話対応で採用活動を効率的に進めたいなら、IVR（Interactive Voice Response）の活用が効果的です。

IVRはかかってきた電話に対して自動音声ガイダンスを流し、相手の用件に応じた対応を自動で行うものです。応募者からの電話が集中しても迅速に応答できるため、応答率の向上も期待できます。

IVR導入で実現できることの一例

・24時間365日対応
IVRは自動応答システムのため、求人応募者からの連絡に24時間365日いつでも対応可能です。営業時間外にしか電話できない人材にも対応できるメリットがあります。

・問い合わせへの自動回答
募集要項や応募の流れなど、求人応募者からのよくある問い合わせに対して、自動回答が可能です。応募者の疑問を即座に解消できるため、採用活動がスムーズになります。

・一貫性のある対応
担当者の電話対応スキルや状況に左右されず、一貫して高品質な対応を実現できます。応募者に対する対応のばらつきを防ぎ、企業の信頼性を高めます。

・多言語対応
IVRシステムは多言語対応が可能なため、外国人応募者にも適切な対応が可能です。グローバルな人材を対象とした採用活動も円滑に進められます。

IVR（電話自動応答）なら「IVRy」がおすすめ

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どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

「IVRy」は電話自動音声応答システム（IVR）を活用し、音声ガイダンスやAI応答により電話の一次受付を自動化することができます。応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応可能です。

また、自動応答により担当部署へ直接電話をつなぐこともできるため、求人応募者にとっては待ち時間が短縮され、企業側にとっては本来の業務に集中できる環境が整います。

受電履歴と受電メモの活用で正確な情報管理が可能

「IVRy」では、発信・受信すべての履歴が記録され、通話内容も自動的に録音されます。さらに、通話ごとに受電メモを残すことができるため、過去のやり取りの見直しや、情報の引き継ぎも正確かつスムーズに行えます。

また、オプション機能として、通話音声を自動で文字に起こし、AIを活用して要約する機能も備えています。録音やメモ、文字起こしを活用することで、応募者の情報管理をより効率化できます。

月額2,980円～最短当日に導入できる

「IVRy」は上記の他にもチャットツールとの通知連携機能や英語をはじめとする多言語対応など、電話業務を効率化する機能が多彩にそろい、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

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