求人応募の電話対応で企業側が注意すべきポイントとは？好印象を与えるコツや例文

採用活動において、電話は応募者との大切なコミュニケーション手段のひとつです。企業の印象は電話対応の質で変わるため、応募者に対する丁寧で誠実な対応は欠かせません。本記事では、応募者に好印象を与えるための電話対応のポイントや注意点などを解説します。

求人時における企業側の電話対応の重要性

採用競争が激化する中で、企業が競合他社と差別化を図るために、電話対応の質がますます重要になっています。現代の採用活動では、最初のコンタクトはメールであることが一般的ですが、応募者との直接的なコミュニケーション手段として、電話は依然として重要な役割を担っています。

応募者は電話対応の雰囲気から企業の文化や価値観を感じ取り、その後の入社意欲を決定します。誠実で丁寧な電話対応は好印象を与える一方で、事務的で冷たい対応は悪い印象を与え、入社意欲を低下させるリスクがあります。

採用をスムーズに進めるためには、配慮の行き届いた丁寧な電話対応が欠かせません。電話対応の質が採用プロセス全体に影響することもあります。

求人応募者に好印象を与える企業側の電話対応とは

応募者の名前を正しく呼ぶことや、質問に丁寧に答えることは、基本的な電話マナーですが、さらに細やかな配慮を加えることで、信頼感が高まります。ここでは、企業側が求人応募者に好印象を与えるための電話対応を解説します。

1. リラックスできる雰囲気をつくる

求人応募者がリラックスできる雰囲気をつくることは、良好なコミュニケーションの第一歩です。明るく温かみのある声のトーンで話すことを心がけ、相手に安心感を与えましょう。また、歓迎している姿勢を示すことも効果的です。

2. 応募者の話を丁寧に傾聴する

応募者の話を最後まで遮らずに聞くことで、相手に安心感を与え、緊張を和らげることができます。さらに、適度に相づちを打ち、話の要点を復唱することで、応募者の話を理解していることを効果的に伝えましょう。

3. 企業の魅力を効果的に伝える

企業のビジョンや社風、働く環境の魅力を、応募者の経歴や志望動機に合わせて適切に伝えることで、入社意欲を高めることができます。応募者が関心を持つ情報を提供することで、企業の価値観や文化に興味を持ってもらえるでしょう。

4. 想定質問への事前準備を徹底する

電話対応の前に応募者の情報を確認し、想定される質問や要望に対する回答を準備しておくことも重要です。応募者の疑問に迅速かつ的確に回答することで、信頼感をさらに高めることができます。

企業側の電話対応でよくある失敗例と注意点

求人活動における企業側の電話対応では、いくつかの共通した失敗例があります。これらのミスを回避することで、企業の印象を高め、採用率の向上が期待できるでしょう。

1. 応募者情報の確認不足

応募者の名前や求人ポジションを間違えると、応募者に不信感を抱かせる恐れがあります。また、過去のやり取りを把握していない場合、話が噛み合わず、「自分を覚えてもらえていない」と感じさせてしまうかもしれません。

情報の確認不足により、企業に対する不信感が生まれ、応募者の意欲が低下するリスクがあります。

2. 電話の長時間保留

応募者との電話を長時間保留にすることは、求人応募者の貴重な時間を無駄にするだけでなく、企業に対する印象を悪化させる要因となります。待たされることで、応募者は「自分は重要ではないのか」と不安や疑念を抱くことがあります。

さらに、他の企業と比較されている場合、迅速な対応ができない企業は選考から外されるリスクが高まります。

3. 不適切な言葉遣いや冷淡な態度

不適切な言葉遣いや冷たい態度は、応募者に「この企業は信頼できるのだろうか」と疑念を抱かせる可能性があります。

企業側は、求人担当者だけでなく、電話対応をする全社員が正しい敬語を使い、常に礼儀正しく対応することが大切です。応募者を委縮させないよう、フレンドリーでありながらも礼儀正しい電話対応を心がけましょう。

【シーン別】求人企業側の電話対応のポイントと例文

求人企業における具体的なシーンごとに、押さえておくべき電話対応のポイントを例文を交えて解説します。採用担当者だけでなく、電話対応に関わるすべての社員で共有しましょう。

求人の応募受付

応募受付時の電話対応は、企業の第一印象を左右する重要なポイントです。まず、応募者の情報と希望する職種を確実に聞き取ることが大切です。特に、名前や連絡先は聞き間違いを防ぐため、必ず復唱して確認しましょう。

面接日程の調整

面接日程を調整する際は、まず応募者の都合を最優先し、担当者のスケジュールと調整することが重要です。確定した日程は誤解を防ぐために、メールで正式に通知することをおすすめします。

合否の連絡

合否連絡は応募者にとって非常に緊張する瞬間です。特に不採用の場合は、誠意を持って対応し、相手を傷つけないよう慎重に言葉を選びましょう。応募者が次のステップに進みやすいよう、企業側の配慮ある対応が必要です。

電話対応の負担を軽減して業務を効率化する方法

電話対応はビジネスにおいて重要な役割を果たしますが、時間と労力を要する業務でもあります。特に近年は、電話対応の経験が少なく、苦手意識を持つ人が増えているため、適切な言葉遣いや対応手順をマニュアル化して明確にする必要があり、企業にとって大きな負担となりがちです。

電話対応の負担を軽減し、業務効率を向上させる効果的な方法が、IVR（自動音声応答）の導入です。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な情報を自動提供するシステムです。IVRの導入により、従業員の負担を大幅に軽減しながら、電話対応の品質を向上させることも可能です。

IVR（電話自動応答）なら「IVRy」がおすすめ

「IVRy（アイブリー）」は月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

電話自動応答システム「IVRy」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

音声応答で電話の一次受付を自動化

「IVRy」は音声ガイダンスやAI電話代行により、電話の一次受付を自動化できます。また、設定によって、適切な部署や担当者の携帯電話への自動転送も可能です。ガイダンス用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どのような業種でもスムーズな一次対応を行えます。

通話はすべて自動録音、安全に管理

「IVRy」では、すべての通話が自動録音されており、録音データはクラウド上で安全に管理されています。クレームが発生した際には、録音データを聞き返して確認することができ、万が一の際には証拠として利用することも可能です。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こし、メールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。AIの音声認識技術により顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。

電話対応を負担を軽減したいなら、まずはIVRyにお問い合わせください。