病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース

病院・クリニックでは、インフルエンザなどが流行する季節になると、急な発熱や予防接種に関する問い合わせ電話が多くなります。かといってその時期だけスタッフを増員するのは難しいものです。日常的には、ケガや異物誤飲、夜間の小児医療など、診療を受けるべきかどうか判断に迷う問い合わせ電話が多く、一見、機械による自動案内は難しそうに思えます。

ほかにも、診療時間、料金、予防接種、健康診断、予約などの問い合わせ電話も多いですが、そのためだけにスタッフを雇うべきか、悩む方も多いようです。ここでは、病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケースを紹介します。

病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース①問い合わせが増加する季節にスタッフの負担を軽減！

ある病院では、インフルエンザが流行する季節になると、発熱や、予防接種の問い合わせが急増します。しかしインフルエンザのシーズンは、普段より患者も増え、ただでさえ忙しい上に、問い合わせ電話が急増してしまい、スタッフの負担が膨大になっていました。また、近ごろではコロナウイルスに関する相談の電話も増えていると言います。

そこで、こちらの病院では電話自動応答サービスを導入。インフルエンザやコロナウイルスの健康相談だけでなく、日常的に誤飲やケガ、小児医療など、診療を受けるべきかどうか判断に迷う場合に、SMSでWEB問診票を送信し、必要な情報を提供できるようにしました。予防接種・ワクチンの問い合わせに関しては、最新情報や予約専用インターネットサイトを案内するなどの対応を開始。すると、スタッフが直接対応する電話が3分の1になったそうです。

病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース②24時間365日情報を提供できるように！

ある小児クリニックでは、夜間など診療時間外の問い合わせ電話が多く、対応に悩んでいたと言います。診療時間外に電話対応ができないと、結局は診療時間内に電話が集中することになり、その分、スタッフが問い合わせ電話にかかりきりになったり、来院している患者を待たせることになってしまいます。そこで、電話自動応答サービスを導入したところ、24時間365日、いつでも情報提供が可能になりました。

予防接種や診療予約の問い合わせには、SMSで予約専用のインターネットURLを案内。病院へのアクセス方法についての問い合わせには、SMSで位置情報を送信する、合わせて駐車場を案内するなどの対応が可能になりました。そのおかげで、診療時間内に電話応対にかける時間が減り、スタッフの業務が軽減されたと言います。機械音声は、思っていたよりも温かみのある声で、患者からの評判も良いそうです。

病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース③外国語対応が可能に！

都内の駅から徒歩圏内にある病院では、近年、外国人の患者が増加しています。英語圏ばかりでなく、中国語圏、韓国語圏の患者も多く、それぞれの言語に対応したスタッフを探すのも難しい状況です。そこで、電話自動応答サービスを導入しました。

よくある問い合わせについてはSMSで各言語に対応した案内を送信したり、通話の録音を翻訳するなどの対応もできるようになりました。来院してスタッフと直接やり取りをするよりも、電話自動応答サービスの方が的確な案内をできることも多く、大変助かっているそうです。

病院・クリニックに電話自動応答サービスを導入するなら、録音機能やWEB問診票送付機能のあるIVRyがオススメです。多言語対応も可能で、機械音声が読み上げるメッセージも、好きなようにテキストメッセージを作ることができます。