学校の働き方改革に留守番電話を導入するメリットとは？

日本の教育現場では、教員の長時間労働に伴う負担が深刻化しており、その改善に向けた学校の働き方改革が喫緊の課題となっています。

この記事では、教員の負担を増大させる主な要因や学校の働き方改革を成功させるためのヒントを、具体的なデータや事例を交えて解説します。

データで見る学校の働き方改革の必要性

日本の学校教員の長時間労働は深刻な問題です。文部科学省の「教員勤務実態調査」によると、平成28年度の調査において、小・中学校教員の勤務時間が10年前と比較して大きく増加し、業務過多な状況であることが明らかになりました。

その後の令和4年度調査では、小・中学校ともに教諭の1日の在校等時間は短縮されたものの、依然として教員の長時間労働や持ち帰り仕事は大きな課題として残っています。

引用元：教員勤務実態調査（令和4年度）集計【確定値】（文部科学省掲載図）

また、学校の学習環境と教員の勤務環境に焦点を当てた国際調査「OECD国際教員指導環境調査（TALIS 2018）」によると、日本の教員の仕事時間は参加国（OECD加盟国等48か国・地域）の中でもっとも長く、人材不足に対する課題も大きいことがわかっています。

引用元：OECD国際教員指導環境調査（TALIS）2018調査結果（文部科学省掲載図）

これらの実態を踏まえ、文部科学省は学校の働き方改革を喫緊の課題と認識し、実効性のある改革が不可欠であると指摘しています。そして、これらの負担を軽減するために、教員の増員、校務支援システムやICT（情報通信技術）の活用、DX（デジタルトランスフォーメーション）などを取り入れた業務の効率化を進めています。

参考：文部科学省「教員勤務実態調査（令和4年度）」

学校教員の負担を増大させる5つの要因とは？

教員の業務負担は、授業の準備と実施にとどまらず、多岐にわたる業務に起因しています。具体的には、以下のような要因が挙げられます。

1. 課外活動の指導（部活動・特別活動・学級経営など）
2. 成績管理や事務作業（成績処理・校務分掌・生活指導など）
3. 学校外の業務（会議・研修・地域連携など）
4. 学校全体の業務運営（安全管理・行事運営など）
5. 保護者対応や電話対応（相談・要望・苦情対応、問い合わせ対応など）
   

これらの業務が複合的に絡み合い、教員の長時間労働や精神的な負担を増大させています。特に、電話対応は学校運営上欠かせない業務ではありますが、業務の中断を招き、集中力を低下させる要因となっています。

電話対応が学校の負担になっている理由と対応策

学校にかかってくる電話の内容は、生徒の欠席連絡、保護者からの相談、学校行事への問い合わせ、ときにはクレームなど多種多様です。これらの電話に丁寧に対応することは、教員の重要な業務の一部ですが、同時に時間的・精神的負担が大きい業務でもあります。

特に、勤務時間外の電話対応は、教員の休息時間や作業時間が削られ、疲労やストレスの増大につながります。また、集中を要する業務中の着信は、業務効率の低下を招き、教育活動全体にも支障が生じる可能性があります。

こうした影響を最小限に抑えるために、全国の教育機関・学校において、勤務時間外の問い合わせに対する留守番電話の設置やメールによる連絡体制の整備が進んでいます。

引用元：令和2年度 教育委員会における学校の働き方改革のための取組状況調査 【結果概要】（文部科学省掲載図）

文部科学省の「学校の働き方改革のための取組状況調査」によると、勤務時間外の留守番電話の設置等は、都道府県で66.0％、政令市で90.0％、市区町村では40.9％と、前年度（令和元年）に比べて大きく上昇しており、全国的に導入が進んでいることがわかります。

学校の働き方改革に留守番電話を導入するメリット

学校が留守番電話を導入する最大のメリットは、教員の勤務時間外の電話対応時間を削減できることです。

実際に、文部科学省が公表する「全国の学校における働き方改革事例集」においても、放課後の留守番電話・音声ガイダンスの導入により、年間66.7時間の電話対応時間を削減した成功例が紹介されています。

引用元：文部科学省「全国の学校における働き方改革事例集」（令和5年3月改訂版）掲載図

そのほかにも、以下のようなメリットが期待できます。

• 執務時間の確保：授業準備や教材作成、生徒指導など、本来注力すべき業務に集中できる時間を確保できる。
• 心理的な負担軽減：常に電話を気にする必要がなくなり、精神的なゆとりが生まれる。
• 業務効率の向上：電話対応による業務の中断が減り、集中して業務に取り組めるようになる。
• 保護者対応の質の向上：落ち着いて用件を確認し、適切な回答を準備する時間を確保できる。
• 時間外労働の削減：夜間や休日における電話対応の頻度を減らし、時間外労働を削減できる。
  

学校に留守番電話を導入するときの注意点

留守番電話の導入は、教員の業務負担を軽減し、働き方改革を推進するための有効な手段です。しかし、適切に運用しなければ、かえって混乱を招く可能性があります。円滑な導入と運用を実現するために、以下の点に注意しましょう。

保護者や関係者への事前周知

突然留守番電話を導入すると、保護者や関係者から「電話がつながらない」といった不満が出る可能性があります。そのため、事前に導入の目的や運用方針を周知しましょう。特に、留守番電話に切り替わる時間帯や、緊急時の連絡手段について、丁寧に伝えることが重要です。

緊急時の対応策の整備

留守番電話に依存すると、緊急時の連絡が遅れてしまう可能性があります。万が一の際に確実に連絡が取れるように、緊急連絡用の電話番号やメールアドレスを設けるとともに、教職員間で緊急連絡体制を共有しておきましょう。

適切な折り返し対応の実施

留守番電話に残されたメッセージへの対応が遅れると、保護者の不満につながります。留守番電話の内容は記録に残し、担当者が速やかに対応することで、保護者の不安を解消できます。特に緊急性の高い内容については、優先的に対応し、関係者間で情報共有することが重要です。

学校の働き方改革を促進する方法：IVRの導入

電話対応のさらなる効率化を目指すなら、IVR（自動音声応答システム）の導入も有効な手段です。IVRは、電話がかかってきた際に音声ガイダンスが自動応答し、問い合わせ内容に応じた情報提供や適切な担当者への転送を行うシステムです。

例えば、「欠席連絡は1番」「授業料に関する問い合わせは2番」のように、選択肢を設けることで、保護者は必要な情報を迅速に得ることができ、学校側は電話の取り次ぎ業務を大幅に削減できます。また、IVRは学校の開校時間外や休日でも自動対応できるため、教員の負担を軽減しながら、より働きやすい環境を整えることが可能です。

学校の働き方改革は、教員の負担を軽減するだけでなく、生徒たちのより良い教育環境を整えるための重要な取り組みでもあります。留守番電話やIVRを活用して効果的な改革を目指してください。

IVR（自動音声応答）なら「IVRy」がおすすめ

「IVRy（アイブリー）」は、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、相手のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型のIVR（自動音声応答）システムです。インターネット環境があれば日本全国どこからでも利用でき、月額2,980円から導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

以下の4STEPで簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成できます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を実施しています。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

勤務時間外の電話も自動受付が可能

「IVRy」の機能の一つに時間外設定できる機能があります。曜日や時間をあらかじめ指定しておけば、自動的に対応が切り替わる機能です。これをうまく活用すれば、勤務時間が終わるとともに自動で音声ガイダンスに切り替わり、対応可能な時間をお知らせするか、用件を録音する留守番電話に切り替わります。

どんな業種のどんな用件でも一次対応が可能

「IVRy」は音声ガイダンスやAI電話代行により、電話の一次受付を自動化できます。自動応答用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当教員への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

通話はすべて自動録音・文字起こしも可能

「IVRy」ではすべての通話が自動録音され、録音データはクラウド上で安全に管理されています。通話内容をいつでも聞き返せるため、トラブルやクレームが発生した場合にも安心です。

また、オプション機能として、通話音声を自動で文字に起こし、AIを活用して要約する機能も備えています。録音や文字起こしを活用すれば、学校内で情報を共有する際にスムーズで、ミスを防ぐことにも役立ちます。

学校の働き方改革に留守番電話やIVRの導入をお考えなら、まずは「IVRy」にお問い合わせください。