営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】

株式会社ホットスペースについて

「株式会社ホットスペース」は2014年7月に山口県山陽小野田市で開業されたデイサービス・住宅型有料老人ホーム『よりそい』を運営されている会社です。『よりそい』という名前には、安全性を第一に1人1人の個性を尊重し、ご入居様とそのご家族とも信頼を築き、地域に愛される施設になるようにといった願いが込められています。今回は、代表者の平田さんにお話を伺いました。

ー平田さんの業務内容について教えて下さい。

平田さん：デイサービスや住宅型有料老人ホーム施設の運営、空き家管理事業や不動産賃貸管理業がおおまかな業務になります。 IVRyは主に不動産賃貸管理業務で使用しているため、介護事業と不動産賃貸管理業を仕分けるのに重宝しています。

無関係な営業電話が鳴り止まず、通常の業務が滞ってしまう。

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

平田さん：弊社は空き家を利用して会社の設立をしたのですが、以前の所有者が残していった電話機をそのまま会社の代表番号として使用していました。しかし、その電話は個人名義であることから、無関係な営業電話が頻繁にかかってきていました。そのため、優先度が高い電話とそうでない電話を仕分けしたいと考え、何か良いサービスはないかと探していました。そうして見つけたのが、IVRyでした。

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ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

平田さん：他のサービスとはあまり比較していないのですが、「電話自動応答サービス」と検索した際にIVRyが一番上位に出てきたので、まず目に留まりました。続けてサービスの詳細を確認したところ、私たちが抱えている課題解決に利用できそうだと感じたため、そのまま導入を決めました。

ー導入時のサポートはいかがでしたか。

平田さん：IVRyはとてもシンプルな作りになっているので、特にサポートがなくても直感的に設定・利用することができました。強いて挙げるとすれば、電話をかけていただいた方に対して何を伝えればいいかの文言を決めるのが難しかったので、「電話のルール設定」にテンプレートのようなものがあればもっとスムーズに設定ができるかと思いました。

営業時間外の電話を自動化することでお客様の満足度も向上。

ー実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

平田さん：メインで使っている電話転送機能によって、営業電話の削減や重要な電話の取りこぼしが減ったことはもちろんですが、特に役に立っているのは自動応答による電話応対の簡略化ですね。

特に営業時間外に電話がかかってきた場合は、これまでは固定電話の留守番電話で対応していたのですが、IVRyの導入によって、営業時間の問い合わせなどの簡単な質問には自動で対応できるようになりました。これは、お客様にとっても私たちにとっても嬉しいことなので、非常にありがたいですね。

ー IVRyの導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。

平田さん：特に弊社は少人数で経営をしているため、電話漏れや着信先が分かるのが大きな利点です。今までは固定電話を代表電話にしていたため、履歴を遡るのが難しく、どのお客様からいただいた電話なのか分からないということもよくありました。しかし、IVRyを導入してからはLINEに着信通知を送ることができるようになったので、履歴の確認も一目でできますし、電話の漏れもなくなりました。

同じような悩みを抱えている方は、ぜひ導入していただきたいサービスですね。