サクッと分かる！インターネットFAX（クラウドFAX）とは？メリットや選び方も解説

ビジネス環境が急速に変化する中、業務の効率化とコスト削減は、どの企業にとっても重要な課題です。中でも、依然として多くの現場で使われている従来のFAXは、紙やインク、電話回線費用がかかり、管理にも時間と労力が必要です。これに対する解決策として注目されているのが「インターネットFAX」です。「クラウドFAX」とも呼ばれます。本記事では、インターネットFAXの仕組み、メリット・デメリット、導入時の留意点、さらに業務効率を高めるための活用方法について詳しく紹介します。

インターネットFAX（クラウドFAX）とは

インターネットFAXとは、従来の電話回線ではなく、インターネット回線を介してFAXを利用する技術です。FAX機を操作する必要がなく、パソコンやスマートフォンからPDFなどの形式で直接文書を送受信できます。また、受信したデータもPDFなどの形式で保存・閲覧できます。

従来のFAXとの違い

インターネットFAXは、従来のFAXと異なり、インターネット経由で送受信を行います。FAXのための専用機は必要なく、インターネット環境さえあればどこでも利用可能です。

下表は、インターネットFAXと従来のFAXの特徴を比較したものです。インターネットFAXは送受信方法以外にも、セキュリティ面や運用保守面など、さまざまな観点で従来のFAXよりも利点があります。

インターネットFAX（クラウドFAX）のメリット

インターネットFAXには、さまざまなメリットがある一方で、注意しなければならない点もあります。まずは、インターネットFAXのメリットを紹介します。

FAX業務を効率化できる

従来のFAXでは受信した紙を管理する必要がありましたが、インターネットFAXでは紙の管理は不要です。受信した内容はPDFで保存したり、担当者にメールで自動通知したりできます。各担当者へ紙を配布する作業やファイリングする作業も発生しないため、FAXの送受信にかかる業務を効率化できます。

テレワーク環境の向上につながる

従来のFAXを利用するためにはオフィスへの出社が必須でした。一方、インターネットFAXでは、インターネット回線さえあればどこからでもFAXを送受信できます。テレワークの実現やテレワーク環境の向上にも貢献します。

コストを削減できる

インターネットFAXでは、デジタルデータをやり取りするため、紙やインク代などはかかりません。また、サービスにもよりますが電話回線を利用する従来のFAXと比較して、通信料金も節約できます。

セキュリティが向上する

従来のFAXは暗号化が難しく、盗聴などのリスクがあります。インターネットFAXであれば、通信内容の暗号化や受信データの閲覧制限などが可能なため、セキュリティが強化されます。

インターネットFAX（クラウドFAX）のデメリット

続いて、インターネットFAXのデメリットを紹介します。

インターネット環境が必須

インターネットFAXを利用するには、安定したインターネット環境が必要不可欠です。インターネット回線が整備されていないオフィスなどでは利用できないため、導入前に確認が必要です。また、インターネット環境が不安定な場合、FAXの送受信に遅延が発生する可能性がある点にも注意が必要です。

手書き資料の送受信が手間

手書き資料の送受信を行うためには、一度スキャンしたうえでFAXを送るという手間が発生します。手書き資料のやり取りを頻繁に行う場合には、従来のFAXよりも不便になる可能性があります。

受信通知に気づきにくい

物理的に紙が出力される従来のFAXとは異なり、インターネットFAXの受信時はメールなどで通知がされるため、その受信通知を見落としがちです。

サービスによっては、Slackなどのコミュニケーションツールに通知したり、デスクトップ画面にポップアップ表示したりできます。これらの機能を活用することで、受信通知の確認漏れを防げるでしょう。

従来のFAXとの互換性がない場合もある

インターネットFAXは、すべての従来型FAXと完全に互換性があるわけではないため、相手方の設備が古いと正常に送受信ができない場合があります。

インターネットFAX（クラウドFAX）の選び方

ここでは、インターネットFAXサービスを選ぶ際のポイントを「機能」「FAX番号の継続性」「コスト」の3つの観点から解説します。

機能

インターネットFAXには送受信機能以外にも、予約送信機能や受信データの管理機能など、さまざまな機能が備わっています。

代表的な機能は以下のとおりです。

• Slackなどのコミュニケーションツールやメールによる受信通知機能
• 予約送信機能
• クラウドストレージとの連携（ストレージに自動保存）など、受信データの管理機能
• 複数のファイル形式に対応した送受信
• 暗号化、パスワード保護などのセキュリティ機能
• モバイルデバイスとの連携機能

多彩な機能があっても、利用しないものばかりでは意味がありません。自社のニーズに合わせて必要な機能を絞り込み、最適なサービスを選定しましょう。

FAX番号の継続性

インターネットFAXを利用する場合、現在利用している番号をそのまま利用できるかどうかを必ずチェックしましょう。番号を継続できないと、取引先への通知や印刷物の刷り直しといった手間が発生してしまいます。

サービスによっては、03や06などから始まる地域番号に対応しておらず、IP電話で用いられる050番号しか利用できない場合があります。どのような番号を利用できるかについても、事前に確認しておくと安心です。

コスト

インターネットFAXを選ぶ際は、初期費用とランニング費用の両方を確認しましょう。インターネットFAXは初期費用を抑えられる一方で、利用実績に応じたランニングコストが発生する点に注意が必要です。

想定外の費用が発生しないよう、導入予定のサービスの料金体系と、自社の想定利用頻度を踏まえて、どの程度のコストがかかるかをあらかじめシミュレーションしておきましょう。

場所を問わずに文書を送受信できるインターネットFAXは、低コストかつ利便性に優れたサービスです。しかし、手書き資料をメインで使用している場合などは、導入によりかえって手間が増えてしまうおそれもあるため、慎重に判断する必要があります。

インターネットFAXサービスの選定にあたっては、コスト面や機能面、番号の継続性などの観点をチェックしましょう。

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