東横インが電話対応のDXによる業務効率化の実現に向けて電話自動応答サービス「IVRy」を304店舗に導入

株式会社IVRy | 東横インが電話対応のDXによる業務効率化の実現に向けて電話自動応答サービス「IVRy」を304店舗に導入。

プレスリリース引用元:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000043.000056805.html

月額3,000円から使える電話自動応答サービス「IVRy(アイブリー)」を提供する株式会社IVRy(本社:東京都台東区、代表取締役CEO:奥西 亮賀、以下「当社」)は、株式会社東横イン(本社:東京都大田区、代表執行役社長:黒田 麻衣子、以下「東横イン」)が運営するビジネスホテル「東横INN」の304店舗に「IVRy」を導入したことをお知らせいたします。

東横インはIVRyを活用することで、予約や問い合わせ電話への一部対応を自動化することによるDXの取り組みを開始。深夜の時間帯やチェックインが集中し、来客対応が多く発生するタイミングなど、少人数でのオペレーションが中心となる時間帯を中心にIVRyを活用することで、電話の取りこぼしを削減することに成功。今後も同社は旅行需要増加への対応も含め、お客様の待機時間を軽減することで、さらなる提供サービスの品質向上を図っていきます。

 IVRy 導入の背景と目的

東横インは、「全国ネットワークの基地ホテル」をコンセプトに、1都1道2府42県に日本一の客室数を展開するビジネスホテルチェーンであり、全337店舗、総客室数は73,848室を誇ります(2023年1月31日時点)。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、社会情勢が激しく変化する中、働き方改革も含めた体制構築を進めていますが、深夜の時間帯をはじめとした人員体制の少ない時間帯や、チェックインが集中し、来客対応が多く発生する時間帯において、通常業務と電話対応を両立させなければならないという課題を抱えていました。この度、そのような課題に対し、来客・宿泊者に向けたさらなるサービス品質向上を図るため「IVRy」の導入を決定。2022年3月より導入プロジェクトが始動し、2022年内に一部を除く国内ほぼ全店舗への本格導入が完了しています。

「IVRy」は、様々なシーンでの電話業務を自動化・効率化し、普段の業務オペレーションへの集中や対応工数削減を実現する電話DX SaaSサービスです。2020年11月のサービス提供開始からこれまでで、47都道府県25以上の業界にわたってご利用をいただいており、これまでに計500万件以上(※1)の着電の自動応答を実現しております。

今回の取り組みを通して、日々負担の大きくなっている業務オペレーションへの効率化及び、お客様満足度の向上を同時に実現してまいります。

※1:2023年1月末日時点までの実績

主な活用方法

東横インでは、スタッフが対応しづらい時間や人手が足りない時間に対するお客様のサポートを目的として、IVRyを活用いただいています。今後もしっかりとした接客にはこだわりを持ちながら、どうしても対応が難しい場合にIVRyを活用し、対応を進める方針です。なお、主な活用方法は下記の通りです。

1. 深夜時間帯やチェックインが集中する時間帯における電話対応を自動化

基本的な電話応対業務はスタッフが対応するものの、上記のような特定の時間帯における省人化対応を実施。お客様からの問い合わせに対して、「業務過多及び不在につき出られない」という状況を解消することで、満足度向上を実現

2. よくある問い合わせ電話の対応自動化

荷物お預かり可否などのよくある質問に対して、FAQサイトのURLをSMSからご案内、また音声読み上げによるご案内で電話対応の省人化を実現

3. 電話予約対応のWeb予約フォームへの誘導

ホテルの宿泊に関する電話予約の有人対応を全て、公式Webサイトの予約フォームへと誘導することで、予約対応の自動化に成功

今後の展開

東横インでは、「東横INN武蔵中原駅前」を皮切りとして、2022年3月よりIVRyの試験導入を開始。以降、304店舗へと利用を広げ、2022年内に一部を除く国内ほぼ全店舗への本格導入を完了しています。これらのDXの取り組みをきっかけに、現場スタッフの電話対応削減及び受電内容の可視化を進めることで、顧客満足度の向上を図り、電話DXをより一層推進していく方針です。

株式会社東横イン 店舗サポート本部 業務支援部 部長 中野 享恵さまのコメント

本サービスの導入にあたり、お客さまとのつながりを大切にしている当社は、お問い合わせ等の電話をそのまま自動応答サービスに転送せず、まず店舗へ着信させ、どうしても電話対応ができない場合のみ自動応答サービスに転送するという運用にしました。

フロントではチェックイン業務中に電話の着信があると、どちらも”待ったなし”のため、プレッシャーを感じながら接客を行い、いずれかの業務が不十分になってしまうこともありましたが、IVRyの導入により、フロントスタッフの精神的負荷が軽減され、お客さまには必要な情報を迅速に提供できるようになりました。
業務体制を整備し、従業員満足度を向上させることで、より良いサービスの提供につなげ、顧客満足度の向上を図っていきたいと思います。 

代表取締役CEO 奥西 亮賀のコメント

旅行・宿泊業界におけるリーディングカンパニーであり、積極的に働きやすい環境作りに投資し、DXを推進している東横イン様へ導入いただき、非常に嬉しく思います。

全国旅行支援などの再開も含め、今後旅行や宿泊に関するニーズは日本全国でさらなる高まりを見せていくかと思われますが、一方で宿泊施設の現場における業務過多も比例して深刻化していくかと思われます。当社は電話問い合わせという、あらかじめ工数を想定することが難しい課題に対して、宿泊業界における業務効率化を現場目線を持って、力強く支援していきます。

電話自動応答サービス「IVRy(アイブリー)」とは

IVRyは月額3,000円から利用できる電話自動応答サービス(IVRシステム)です。

低価格でありながら自動応答の分岐を自由にカスタマイズでき、営業電話のブロックや担当者への振り分け、Webページへの誘導、電話内容の管理など電話業務を効率化できます。

あらゆる業種の様々な電話用件に対応できる

IVRyの音声ガイダンスは、テキストで入力した内容をAI音声が読み上げて生成されるため、
専門用語などを含む難しい用件であっても対応できます。
これまで病院・クリニック、企業の代表電話・部署電話、飲食店、美容院、ECをはじめ、様々な業界・業種で電話業務を効率化しています。

↓導入事例はこちら↓
https://ivry.jp/case/

煩雑な電話問い合わせの管理をスムーズに

IVRyでは着電した電話のプッシュ履歴や、通話録音・音声録音がすべて管理画面上に残ります。
これにより、煩雑になりがちだった「いつ、誰から、どんな内容の電話がかかってきたか」の管理や、「言った言わない問題」を解決することができます。

誰でも使いやすいUI/UX、最短即日で導入可能

使いやすいUI/UXで難しい操作が必要なく、誰でも簡単に電話対応の自動化を実現することができます。
また、最短即日で利用可能で初期費用も無料のため、すぐに電話の一次対応をIVRyに任せることが可能です。

この他にも様々な機能で、電話業務の効率化をすることができます。

IVRyの新規採用について

当社IVRyでは、新たな仲間を募集しています。
このプレスリリースをご覧の皆様にご興味を持っていただけましたら、以下の採用概要をご確認いただき、カジュアル面談のお申し込みをお願いいたします。

URL:https://ivry-jp.notion.site/IVRy-e1d47e4a79ba4f9d8a891fc938e02271 

株式会社IVRyについて

会社名
株式会社IVRy(アイブリー)
代表者
代表取締役 奥西 亮賀
設立年月
2019年3月
所在地
〒111-0041
東京都台東区元浅草3-7-1 住友不動産上野御徒町ビル4F
電話番号
050-3204-4610
会社HP
https://ivry.jp/company/

株式会社IVRy(読み:アイブリー)は、月額2,980円から利用できる電話自動応答サービス(IVRシステム)IVRyを運営・開発しています。