クラウドフォンの費用はどれくらい？コストを抑えて利用する方法

クラウドフォンとは、インターネット回線を利用した電話のことです。主にビジネス用途で利用されており、社内にいなくても、インターネットを使える環境であれば、どこからでも使うことができます。

この記事では、クラウドフォンの費用について解説するとともに、コストを抑えて利用する方法などをまとめました。

クラウドフォンの費用体系

プランの種類と特徴

クラウドフォンの多くは、月額基本使用料と合わせて、かかった分の通話料金を支払うようになっています。月額基本使用料は、利用される規模に合わせていくつかのプランが用意されています。

それとは別に、自動応答機能などの追加オプションがあり、使用する機能に合わせて有料で利用できるような仕組みです。

基本料金と通話料金について

基本料金は、利用する人数が増えるほど高額になるのが一般的です。回線数を増やしたプランや、通話料金の一部がふくまれるプランなどがあります。

通話料は同じクラウドフォン同士であれば無料で通話ができるほか、一部提携しているクラウドフォンであれば、ほかの企業との通話も無料になることがあります。

また、市外など遠方でも通話料が変わらず、コストダウンもできるでしょう。3分あたり8.5円という料金体系が標準的です。

初期費用や設定費用について

クラウドフォンの初期費用・設定費用は利用する規模によって異なります。特に専用の機器などを導入する必要はありませんが、企業ごとにカスタマイズをしたり、変更や修正のたびに設定費用が発生することがあります。

また、クラウドフォン専用に電話機などの端末を導入する場合や、回線工事が必要になる場合など、別途初期費用が発生することがあります。

クラウドフォンの費用相場

小規模なオフィスや店舗の場合

小規模なオフィス・店舗であれば、1人～利用可能なプランがオススメです。

初期費用が1万円前後、月額利用料が500円～となることが多いです。

中規模なオフィスや店舗の場合

中規模なオフィス・店舗の場合、10～30名程度を想定したプランがオススメです。

初期費用が3万～10万円程度、月額利用料が3万～5万円程度が目安です。

大規模なコールセンターの場合

大規模なオフィス・店舗の場合、50～100人を超える利用を想定したプランが良いでしょう。大人数で使いやすいよう、電話機能だけでなくチャットツールや顧客管理機能を備えていることも多いです。

初期費用が10万～30万円程度、月額利用料が約10万円ほどからとなっており、規模によっては100万円を超えることもあります。

クラウドフォンを費用削減するには

プランの見直しや選び方の工夫

クラウドフォンのコストを下げたいなら、今使っているプランの見直しから始めるのが良いでしょう。使っていない機能はないか、実際の利用状況にふさわしいプランなのかどうか、といった点はもちろんですが、企業によっては繁忙期があり、時期によってプランを変えるのが難しい場合もあります。

そうした場合は繁忙期だけ別のサービスやオプション機能を追加して利用するなど、柔軟な体制を構築できればコストダウンにつながります。

オプション機能の活用方法

クラウドフォンのオプション機能には、自動応答機能、通話録音機能、文字起こし機能、モニタリング機能などがあります。これらの機能をオプション利用すると、コストが高くついてしまう場合もありますので、別のサービスを探した方がコストを安く抑えられる可能性もあります。

もしクラウドフォンを導入する前であれば、以下のようなポイントに気を付けてみましょう。

導入前に必要な費用の把握

クラウドフォンを導入するには、初期費用・設定費用・月額利用料・通話料といった利用料以外に、電話機などの端末を導入したり、PCやヘッドセットといった備品を導入する可能性や、回線工事などが必要になる可能性があります。

全体的にかかる費用をあらかじめ把握しておくことも重要です。

長期的な運用に必要な費用の見積もり

クラウドフォンを一度導入したら、長期的に運用することを前提として、どれだけの費用がかかるか、見積もりを出しておきましょう。想定以上の費用になるなら、クラウドフォンのプランを見直したり、導入を再検討する、別サービスを模索することでコストを下げる方法を考えてみましょう。

費用と利便性が見合うかどうか

クラウドフォンは本当に業務に必要なのかどうか、利便性と見合ったコストなのかどうか、改めてよく考えてみてください。

クラウドフォンには様々な機能が不随していることがありますが、オプション機能の少ないものを選ぶと、コストを下げられることも多いです。

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