クラウドフォンの機能まとめ！選び方や導入方法まで解説

クラウドフォンとは、インターネット回線を利用した電話を言います。ビジネスシーンで利用されることが多く、近年ではスマホにアプリを入れるだけで利用できるタイプが人気です。

クラウドフォンを導入するなら、使いたい機能を絞り込むことで、コストを抑えて利用することができます。この記事では、クラウドフォンの機能や導入方法、選び方などについて解説します。

そもそもクラウドフォンとは？

クラウドフォンとは、インターネット回線を利用した電話で、主にビジネスシーンで利用されます。ビジネスフォンや内線通話などの機能を利用することができて、インターネット回線を利用できる環境であれば、どこからでもアクセスできます。

ビジネスフォン・内線電話との違い

ビジネスフォンとは、社屋内だけで利用できる電話です。社員同士で通話したり、電話を保留にしたのち別の場所へつなぎ直したり、遠く離れた拠点や店舗と電話をつなぐことも可能です。このほか、通話を録音する機能や自動応答機能などを合わせて利用することもあるでしょう。

内線電話とは、社屋内で電話を利用する機能をいい、フロアをまたいだ社員同士や、遠隔地にいる社員同士が無料で通話することが可能です。

ビジネスフォンや内線電話と異なり、クラウドフォンは社屋内にいなくても利用出来るのが大きな特徴です。外出中でも、移動中でも、移動中でもビジネスフォンや内線通話などの機能を使うことができます。

クラウドフォンの機能一覧

コールセンター機能

クラウドフォンは一般的な電話機能だけでなく、コールセンターなどで利用される機能もあります。管理者がオペレーターの状態を確認できるモニタリング機能を利用したり、顧客管理機能と連携させることも可能です。

CTI連携

CTIとは、Computer Telephony Integrationの略で、電話やFAXをコンピューターと連携させる機能を言います。クラウドフォンにCTI連携機能があると、電話をしながらスマホやPCの操作ができ、画面に顧客情報を表示させたり、メモを入力することもできます。

FAX受信機能

クラウドフォンでFAXを受診すると、インターネット上でFAXを受信・表示させることができます。従来であればFAX機がプリントしていましたが、今はわざわざ印刷をしなくてもFAXで送られてきた内容を確認できるのです。

こうした内容は社内にいなくても、どこからでも確認できるので、利便性がとても高まると言えるでしょう。

自動音声応答機能

自動音声応答とは、電話をかけたときに自動でメッセージが再生され、分岐を選択していく機能を言います。電話機の番号をプッシュ/タップすると、内容に応じて専門の部署へ電話が転送されます。

よくある質問であれば自動で回答することも多いです。

音声ガイダンス機能

音声ガイダンスを自動生成し、決められた条件で再生する機能です。最近はテキストを編集するだけで音声AIがテキストを読み上げ、自動的に音声ガイダンスを生成できる機能も利用されています。

あらかじめ録音した音声をアップロードして利用することも可能です。

音声認識機能

AIが音声を認識する機能です。自動音声応答のように電話機の番号を選択するのではなく、AIが顧客の音声を認識し、対話をしながら対応が変化していきます。

番号を選択する機能に慣れない人、特に高齢者に使い勝手が良いと言われ、注目されています。

通話録音機能

通話を録音する機能です。電話では、片方の声が大きく、もう片方の声が小さい場合や、片方の回線が悪く、声が聞き取りにくいような状況もありますが、通話録音機能では両方の音声品質を平均化するような機能があり、録音を聞いた時にきちんと「通話」であると分かるようになっています。

コールキューイング機能

コールキューイングは「待ち呼」とも呼ばれ、電話が混み合ってつながらないときに、電話をそのまま保留にする機能を言います。通常であれば電話回線がいっぱいになってしまうと、自動的に電話が切断されたり、「ツー、ツー」という音だけが流れます。

コールキューイング機能を利用すると音楽を流したり、「ただいま電話が混み合っています。順番におつなぎしますので、もうしばらくお待ちください」などとアナウンスを流すことも可能です。

その他の機能

その他、クラウドフォンにはモバイルアプリと連携させる機能や、スマートフォンと連携させる機能もあります。

最近ではリモートワークの拡大に伴い、テレビ会議機能や、それを録画する機能もよく利用されています。

クラウドフォンのセキュリティ機能

不正アクセス対策

クラウドフォンは、インターネット回線が利用できる環境であれば、どこからでもアクセスできるというメリットがある一方、不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、厳重なセキュリティが求められます。

そのためあらかじめ登録した利用者だけがアクセスできるような仕組みになっています。

盗聴・傍受対策

通常の電話は、音声が信号となって回線を通り、相手の元へ届いた時に信号を音声化する、という仕組みになっています。

クラウドフォンでは、この信号をさらに暗号化することでセキュリティを高めています。高度な暗号化技術を利用することで、盗聴・傍受の対策を強化することができるでしょう。

セキュリティ対策に関する認証や暗号化の仕組み

クラウドフォンを利用する際は、様々な機能をひとつのパスワードでアクセスできるようになっています。そのため役職や部署によってアクセスできるレベルが異なるよう、権限を管理できる仕組みや、通信を暗号化する仕組みが備わっています。

特にセキュリティ性を重視したい業種や企業では、より堅牢な仕組みを完備しているクラウドフォンを選ぶと良いでしょう。

クラウドフォンの導入方法と注意点

クラウドフォンの導入前に押さえるべきポイント

クラウドフォンを導入する前に、まずは必要な機能を整理しましょう。続いて、優先順位をつけ、どこまでの機能を導入するか、得られるものと費用が見合っているか、検討しましょう。

クラウドフォンには、スマホにアプリをインストールするだけで使えるものや、ビジネスフォンと呼ばれる専用の電話機が必要になるものがあります。利用規模や利用形態にふさわしいものを選ぶと良いでしょう。

クラウドフォンの導入方法と手順

導入したいクラウドフォンが決まったら、導入の申し込みをします。申込後、すぐに稼働できるクラウドフォンもありますが、多くは担当者から連絡があり、相談をしながら導入を進めていく形になるでしょう。

もし電話機の端末やインターネット環境の整備など、前もって準備が必要なものがあれば、本導入の前に用意しておいてください。

クラウドフォンの導入後の運用方法と注意点

クラウドフォンを導入した後は、 実際に運用していくことになります。利用者が多い企業でも、はじめは試験的に数名～十数名以内のチームから運用していくのが良いでしょう。運用しながら利用ルールを設定したり、問題点をあらかじめ把握しておくのがオススメです。

試験運用が終わったら、いよいよ全社的に運用を進める、というように、初めは最小構成で、徐々に利用を広げていくことで現場の混乱を避けることができます。なにか変更があるときも、同様に少しずつ利用を拡大していくのがオススメです。

クラウドフォンの選び方

クラウドフォンの比較と選び方のポイント

クラウドフォンを比較するポイントは、料金と機能のバランスです。高機能になるほど料金も高額になる傾向にあります。機能の中でも重視したいものだけに絞り込むと、コストを抑えることができるでしょう。

合わせて、実際の通話品質を確認してから、導入を決めるのがオススメです。

プランや料金体系の比較

クラウドフォンには様々なプランがありますので、数社のプランを比較して検討するのが良いでしょう。合わせて、実際の操作画面などのデモプレイができると、使い勝手のイメージが沸きやすいです。

口コミや評判

クラウドフォンを実際に利用している口コミや評判を参考にするのも良い手です。導入事例などを参考に、今抱えている課題が解決できると感じたら、導入を決めるのも良いでしょう。

クラウドフォンの導入事例

全国にいくつもの拠点を構える企業などは、クラウドフォンを導入することで拠点間の通話料金が無料になり、コストダウンに成功しています。

別の拠点にかかってきた電話を、最寄りの拠点へ転送するといったことも簡単にできるようになり、業務が効率化された、という声もあるようです。

電話の履歴がデータとして残るため、顧客対応品質の向上や、PR施策の検討にも役立つと言われています。

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