ビジネスフォンとは？基本知識からクラウド型まで徹底解説

多くの企業では、社内外のコミュニケーションを効率的に行うためにビジネスフォンを導入しています。ビジネスフォンは、電話業務の効率化につながる多彩な機能を持っており、現代では欠かせないシステムです。自社で電話システムを構築する方式だけではなく、インターネットを通じて電話機能が提供されるクラウド型ビジネスフォンも存在します。

本記事では、ビジネスフォンの基礎知識や、クラウド型ビジネスフォンの特徴・メリットについて解説します。自社でビジネスフォンを導入・入れ替えする際の参考にご活用ください。

1.ビジネスフォンとは？ 

ビジネスフォンとは、オフィスや事業所などで使われる業務用の電話システム全般を指します。企業や団体が、通話コミュニケーションを効率的に行うために使用されます。

ビジネスフォンの概要

ビジネスフォンは、外部からの外線電話と、オフィス内での内線通話を制御する電話システムです。一般的には主装置と電話端末を接続して使用します。

一般家庭に設置されている電話とは異なり、ビジネスフォンは内線や転送をはじめとした多くの機能を保有している点が特徴です。ビジネス環境に特化した、以下のような設計がされています。

専用回線の使用

ビジネスフォンは、一般的な家庭用電話回線だけではなく、企業専用回線やインターネット回線など、さまざまな回線を利用できる柔軟性を持っています。パソコンの回線と共用できるなど、コスト効率の面でも優位性があります。

機能の拡張性

企業のキャパシティに合わせて、電話機の台数を容易に変更できます。また、オプション機能も豊富で、企業の業態や部門特性に応じてカスタマイズが可能です。

多様な端末形態

デスクフォン、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスから利用可能です。

ビジネスフォンの機能

ビジネスフォンは、通常の通話機能に加え、電話業務の効率化を実現する便利な機能を多く備えています。多機能でありながら、使いやすさを考慮した設計がされており、簡単に操作できる点もメリットです。自社の規模やニーズに合わせたビジネスフォンの導入により、業務の効率化や顧客サービスの向上が期待できるでしょう。

内線通話

内線番号を押すだけで、社内メンバーと直接通話できます。有料の外部回線を使わずに、迅速なコミュニケーションが可能です。

ボイスメール機能

不在時に受けたメッセージを録音し、あとで確認できる機能です。音声データが専用のメールボックスに転送されるため、重要な連絡を逃す心配がありません。

転送機能

オフィス不在時に、着信を自身の携帯電話や別の担当者の内線電話に転送する機能です。どこからでも着信を受けられるため、安心して外出できます。

カンファレンスコール機能

複数の相手と同時に会話できる機能で、会議や打ち合わせをリモートで行う際に便利です。

録音機能

通話中の会話を録音する機能です。顧客との通話履歴を記録しておくことで、クレーム対応や業務の振り返りに活用できます。

IVR（Interactive Voice Response）機能

顧客からの着信に自動で応答する機能です。顧客は選択肢に従って必要な情報にアクセスできます。また、コールセンターでは適切なオペレーターに電話を振り分けることで、業務効率化を実現できます。

セキュリティ機能

通話内容の暗号化や不正アクセス防止機能など、重要な機密データを保護するための機能も備えています。

2.クラウド型ビジネスフォンとは？

クラウド型ビジネスフォンとは、インターネットを通じて提供される電話システムです。クラウド上に構築された電話交換機を利用するため、自社で構築したサーバで実現するオンプレミス型のように、物理的な機器の設置は必要ありません。また、従来のビジネスフォンの機能を利用できるのに加えて、以下の点で優位性があり、業務効率を向上させる効果が期待できます。

リモートアクセス

インターネット環境さえあれば、どこからでも電話機能を利用できます。在宅勤務や出張などに適したシステムです。

柔軟なスケーラビリティ

利用者数や機能を月単位で追加・削減できるため、企業の環境変化に素早く対応できます。

コスト効率

初期投資が少なく、月額料金制が一般的です。ハードウェアの購入や維持管理が不要で、ソフトウェアの更新も自動的に行われるため、コストを大幅に削減できます。

BCP対策

クラウド事業者が電話交換機を複数の拠点に分散して設置しているケースが多く、災害時にサービスがダウンするリスクを低減できます。

3.オンプレミス型とクラウド型

これまでのビジネスフォンは、自社で専用の電話交換機を導入するオンプレミス型が主流でした。初期コストは高くなるものの、月額の利用料を抑えられるため、長年にわたり機能を固定して使いたい場合に適しています。

一方で、クラウド型ビジネスフォンは、コスト効率や拡張性に優れており、利用場所を問わない点がメリットです。近年では、リモートワークの普及やビジネス環境の変化に伴い、クラウド型を導入する企業が増えています。

ビジネスフォンは、内線電話や転送、ボイスメールなど多彩な機能を備えており、企業の円滑なコミュニケーションを実現するために欠かせないシステムです。なかでもクラウド型ビジネスフォンは、インターネット回線を用いて容易に導入できるため、近年注目を集めています。コストや拡張性、利用場所などを比較し、自社のニーズや規模に適した電話システムを導入しましょう。

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クラウドPBXよりも手軽に導入できるため、海外に拠点を持つ企業におすすめの選択肢です。

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