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ビジネスフォンとは?概要やメリットを解説!

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ビジネスフォン(ビジネスホン)とは、内線電話、電話転送、保留、通話録音など、ビジネスに必須の電話機能がつまった電話システムのことです。PBX(電話交換機)と呼ばれる専門の装置を設置することで、ビジネスフォンが使えるようになります。ビジネスフォンについて、詳しく解説します。

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ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、ビジネス用に便利な機能が付加された電話を言います。通話中に保留したり、別の人へ電話をつなぎ変えたり、たくさんの電話をすべて同じ電話番号でつないだりすることもできます。

一般家庭用の電話と異なり、同じ時間帯に複数の電話をつなぐことができるのも、ビジネスフォンの特徴です。

このほか、社内では内線通話ができます。内線通話を利用する場合、通話料はかかりません。

ビジネスフォンで何ができる?

PBX(電話交換機)を導入することで、ビジネスフォンが使えるようになります。ビジネスフォンでは、内線電話、電話転送、保留、通話録音、構内放送などの機能が使えます。会社の代表電話にかかってきた電話を、電話受付の席ではなく自分の席で受けるという仕組みは、ビジネスフォンの機能を利用しているということになります。

PBXとはPrivate Branch eXchangeの略称。それぞれ、Privateは「私的な」、Branchは「支部」、eXchangeは「交換」という意味があり、日本では一般に「電話交換機」と呼ばれます。PBXの装置を導入するためには、本体価格が数十万~数百万円と高額で、定期的なメンテナンス費用が1回につき数万円かかるほか、PBXに対応した電話機や、PBXサービスを利用するための月額使用料などが必要な場合もあります。

ビジネスフォンのメリット

通話料を安く抑えられる

ビジネスフォンを導入することで、内線電話を有効活用し、通話料を安く抑えることができます。社員同士の通話や、同じ社内の別の部署にいる社員、違う地域にいる社員であっても内線や外線を無料でつなぐことができます。もしそれぞれが個別に家庭用電話機のような固定回線を引いていたら、それぞれに通話料が発生してしまうでしょう。

電話の取次が効率化できる

もしビジネスフォンがなければ、電話の取り次ぎをする場合、電話を保留している間に、取り次ぐ相手のところへ行って、電話まで連れ戻ることになります。保留時間も長くなってしまうでしょう。

社内が広い場合や、たくさんの従業員を抱える企業などでは、電話を取り次ぐ際にビジネスフォンがあると、席を移動せずに電話を取り次ぐことができ、大変便利です。

近年ではスマホをビジネスフォンとして利用できるタイプもあり、外出先でも内線通話が可能になるという利便性があります。

ビジネスフォンのデメリット

設備費用が高額

ビジネスフォンを社内に導入する場合、「交換機」または「主装置」「PBX」などと呼ばれる装置を導入することになります。この導入費用が高額で、数百万円という金額になることもあります。

また、ビジネスフォンの装置には定期的なメンテナンスが必要で、その都度、外部からメンテナンス業者を呼ばなければなりません。そのたびに数万円~の費用がかかります。

設置費用や工事費用がかかる

ビジネスフォンを導入するには、PBX装置だけでなく、ビジネスフォンに対応した電話機も人数分必要です。それぞれの電話機につながる電話線を引くには、オフィスのレイアウトから考える必要があるでしょう。

このほか、導入時にはビジネスフォンの開通工事も必要です。工事費用は規模によって異なりますが、大体、数万円程度です。

クラウド型のビジネスフォンとは?

ビジネスフォンの導入費用はかなり高額ですが、近年はクラウド化が進み、PBX本体が必要ない「クラウドフォン」が人気を集めています。月額数千円~と低コストで導入でき、開通工事も不要です。今お持ちのスマートフォンをそのままビジネスフォンとして利用できるので、中小企業など小規模のビジネスや、テレワーク・リモートワーク等の在宅勤務にも導入されています。

クラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

PBX・クラウドPBXとは?電話業務に必須の機能まとめ

IVRという選択肢も

さらに低価格で利用できる

IVRとは、月額数千円程度から導入できる電話自動化ツールです。電話をかけると「○○のお問い合わせの方は電話機の1番をプッシュしてください…」とアナウンスが流れ、選んだ番号に従って電話がつながります。

IVRシステムはクラウド型ビジネスフォンよりもさらに低価格で利用でき、申し込んだらすぐに稼働できる手軽さが魅力です。

電話対応の数を減らせる

IVRシステムを導入すると、電話の一次対応をすべてシステムに任せることができるので、電話の取り次ぎや対応の回数を減らすことができます。

企業にかかって来る電話の大部分は、営業時間の問い合わせなどの「よくある質問」だと言われます。IVRシステムはよくある質問に自動回答できるので、電話対応の時間も大幅に削減されるでしょう。

その分は通常業務に集中したり、新規事業に取りかかるなど、従業員の労働時間をより創造的で有意義な業務に回すことができるのです。

業務改善を実現できる

多くの企業では、通常業務の傍ら、電話が来ると手を止めて対応に当たることが多いです。しかしこの方法では、電話が来るたびに通常業務が中断されることになり、集中力が途切れてしまいます。

ある業務を中断せずに最後まで行う場合と、何度か中断される場合とを比べると、集中力には大きな差が出ます。集中力が低下すると業務の効率や質にも影響が出てしまい、ミスが増え、やり直しのために労働時間を追加する、といった悪循環になってしまう可能性もあります。

IVRシステムを導入するとこうした労働環境が改善されるので、業務効率が格段にアップします。スタッフもストレスなく業務に集中することができるでしょう。

クラウド型のビジネスフォンならIVRyがおすすめ

月額3,000円~と低価格、初期費用なし

電話自動応答サービスIVRyは、月額3,000円~と、低価格で導入することができ、申し込んだら即日から稼働することができます。初期費用は不要で、回線の開通工事やビジネスフォン専用の電話機も必要ありません。

豊富な機能が使い放題、業務改善を実現!

IVRyは、PCやスマホがあればすぐに使うことができます。よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号にSMSを自動送信することも可能です。

迷惑な電話はブラックリストに登録することで、自動的にシャットアウトしたり、反対にお得意様や取引先からの電話は、案内ガイダンスを介さず直接担当者へつなぐことも可能です。

目的に合わせて様々な使い方ができるカスタマイズ性がIVRyの強みですので、きっとあなたの会社にピッタリの使い方ができ、業務改善が実現できるでしょう。その上、IVRyの機能を使うのに、追加料金は一切必要ありません。

最短5分で登録、契約期間もなし

ビジネスフォンを検討中なら、電話自動応答サービス「IVRy(アイブリー)」はいかがでしょうか?月額使用料3,300円(税込)でお持ちのスマートフォン・PCをビジネスフォンとして利用でき、PBX本体、開通工事、メンテナンス等は不要です。AIによる音声ガイダンスや着信フローも自由に作成でき、通話の録音も可能です。ぜひ一度ご検討ください!

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