ソフトフォンとは?IP電話を利用してPCをビジネスフォンに!

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ソフトフォンとは、PCやスマホにアプリを入れると、PCやスマホから電話機能が利用できるようになるものを言います。インターネット回線を利用した電話なのでスマホの通話料金よりも通話料が安く、固定電話機が必要ない、というメリットがあります。この記事では、ソフトフォンとは何か、詳しく解説します。

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ソフトフォンとは?

ソフトフォンとは、PC・スマホに専用のソフト(アプリ)をインストールすることで、インターネット回線を利用した通話ができるようになるものです。難しく聞こえますが、SkypeやLINE通話もソフトフォンの一つです。

ソフトフォンを利用するメリット

固定電話がいらなくなる

ソフトフォンはPCがインターネットにつながっていれば電話機能が使えるので、固定電話機を用意する必要がありません。同様に電話線の開通工事なども不要になります。

オフィスにいなくても電話がかけられる

ソフトフォンを利用するにはアカウントIDやパスワードでログインすることになりますが、必ずしもオフィスにいる必要はなく、出張先のホテルのノートPCや、外出中のスマホからでも発着信が可能です。

通話をしながらのPC操作がしやすい

電話の受話器を持つスタイルだと、首を片側に倒し、肩と頬で受話器を挟んだ状態で、キーボード操作をする…という場合が少なくありません。しかしソフトフォンであれば受話器がないので通話をしながらPC操作をするのが簡単になります。

他のサービスと連携して活用しやすい

ソフトフォンは、PCを使いながら操作するだけでなく、通話履歴をダウンロードして表計算ソフトで解析したり、不在着信をスマホに通知したりと、他のサービスと連携して活用することもできます。通話録音、通話モニタリングなどの電話オプション機能も利用しやすいです。

ソフトフォンを活用するメリットについて、詳しくはこちらの記事もご覧ください!

「パソコンから電話をかける方法とは?スマホとの連携や活用法をご紹介!」

ソフトフォンの注意点

PCトラブルの影響が大きい

電話機が故障することは少ないかもしれませんが、ソフトフォンはPCの調子が悪いと影響されてしまうことがあります。ソフトフォン自体が起動しない、相手の声は聞こえるのに自分の声は届いていない、などのトラブルが起こりやすいと言えるでしょう。あらかじめトラブルに備えたマニュアルなどを用意しておくのがおすすめです。

通信環境に左右される

ソフトフォンはインターネット回線を利用した電話なので、通話品質が通信環境に左右されてしまいます。Wi-Fiだけだと不安定になりやすいので、ルーターからPCまではケーブルでつなぐのがおすすめです。

ヘッドセットやイヤホンが必要

ソフトフォンを利用するときは受話器の代わりになるものが必要です。ヘッドセットやイヤホンマイクなどの準備が必須となります。

ソフトフォンを選ぶポイントは?

受電ログが残るか

各社から提供されているソフトフォンには、さまざまなタイプがあります。単純な通話機能だけのソフトフォンや、グループ通話ができるもの、保留・転送・録音ができるものなどです。中でも受電ログが残るソフトフォンであれば、後から履歴や記録、通話録音を確認できるため、トラブルを防ぐのにも役立ちます。

使いやすいサービスか

ソフトフォン自体が使いやすいかどうか、という点に加えて、サービスのサポートをしてくれるかどうか、トラブルが起きにくいかどうか、といった使いやすさにも着目しましょう。実際に毎日の業務で利用するスタッフの声を聞きながら選定しましょう。

機能が豊富か

ソフトフォンには様々な機能がありますが、自社で使うのにふさわしい機能があるものを選びましょう。新店舗を立ち上げるときや移転時など、急いで電話機能だけ使いたい、という場合もあるとは思いますが、のちのちの規模拡大に合わせてシステムを変更してしまうと、現場が混乱してしまいます。先の見通しを立てながら選定しましょう。

導入がしやすいか

たとえば初期費用が高額だったり、工事が必要だが予約が1か月先まで埋まっている、となると別のソフトフォンを選定すべきかもしれません。

IVRyでPCでの電話を有効活用!

顧客管理機能でメモを見ながら通話

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)はPCやスマホからも電話の発着信ができ、ソフトフォンとしてご利用いただくことが可能です。IVRyの顧客管理機能を使えば、顧客情報や過去のやり取りを確認しながら通話したり、通話メモを残すことができます。通話メモはクラウド上に保存されるので、「メモを紛失してしまった」という心配もなく、全社員で共有することができます。

受電履歴が残る

IVRyには受電履歴が残るほか、すべての通話を録音しています。注文ミスを減らすことができ、「言った」「言わない」のトラブルを避けることにもつながります。

他のビジネスチャットツールとの連携も

IVRyは普段の電話を自動で応答しますが、急ぎの電話は担当者へ直接転送することができます。それでも電話に出られないときはスマホへ着信があったことを通知します。通知方法はメール、LINE、Chatworkほかさまざまなツールとの連携に対応しているので、あなたの会社にふさわしい使い方ができるでしょう。

最短5分で簡単導入!

IVRyはソフトフォンに加えて電話自動応答機能を利用できるため、電話業務の効率化に役立ちます。月額3,000円~という低コストで運用でき、申し込んだら最短5分で稼働できるシンプルな使い勝手も魅力のひとつです。ソフトフォンを検討しているなら、ぜひ合わせてIVRyもご検討ください!

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導入事例

電話DXによる予約や問い合わせの自動化で、スタッフの働きやすい環境を実現!【サウナ&カプセルホテル ウェルビー】高額だった有人対応のコールセンターから、電話自動応答サービスに変更したことで費用を大幅に削減。【いろはネットワークス】電話を効率化してスタッフのストレスを激減!接客品質も向上【和食日和おさけと赤坂】コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
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※IEでは架電・受電機能はご利用できません。

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