ソフトフォンとは？IP電話を利用してPCをビジネスフォンに！

ソフトフォンとは、PCやスマホにアプリを入れると、PCやスマホから電話機能が利用できるようになるものを言います。インターネット回線を利用した電話なのでスマホの通話料金よりも通話料が安く、固定電話機が必要ない、というメリットがあります。この記事では、ソフトフォンとは何か、詳しく解説します。

ソフトフォンとは？

ソフトフォンとは、PC・スマホに専用のソフト（アプリ）をインストールすることで、インターネット回線を利用した通話ができるようになるものです。難しく聞こえますが、SkypeやLINE通話もソフトフォンの一つです。

ソフトフォンを利用するメリット

固定電話がいらなくなる

ソフトフォンはPCがインターネットにつながっていれば電話機能が使えるので、固定電話機を用意する必要がありません。同様に電話線の開通工事なども不要になります。

オフィスにいなくても電話がかけられる

ソフトフォンを利用するにはアカウントIDやパスワードでログインすることになりますが、必ずしもオフィスにいる必要はなく、出張先のホテルのノートPCや、外出中のスマホからでも発着信が可能です。

通話をしながらのPC操作がしやすい

電話の受話器を持つスタイルだと、首を片側に倒し、肩と頬で受話器を挟んだ状態で、キーボード操作をする…という場合が少なくありません。しかしソフトフォンであれば受話器がないので通話をしながらPC操作をするのが簡単になります。

他のサービスと連携して活用しやすい

ソフトフォンは、PCを使いながら操作するだけでなく、通話履歴をダウンロードして表計算ソフトで解析したり、不在着信をスマホに通知したりと、他のサービスと連携して活用することもできます。通話録音、通話モニタリングなどの電話オプション機能も利用しやすいです。

ソフトフォンを活用するメリットについて、詳しくはこちらの記事もご覧ください！

「パソコンから電話をかける方法とは？スマホとの連携や活用法をご紹介！」

ソフトフォンの注意点

PCトラブルの影響が大きい

電話機が故障することは少ないかもしれませんが、ソフトフォンはPCの調子が悪いと影響されてしまうことがあります。ソフトフォン自体が起動しない、相手の声は聞こえるのに自分の声は届いていない、などのトラブルが起こりやすいと言えるでしょう。あらかじめトラブルに備えたマニュアルなどを用意しておくのがおすすめです。

通信環境に左右される

ソフトフォンはインターネット回線を利用した電話なので、通話品質が通信環境に左右されてしまいます。Wi-Fiだけだと不安定になりやすいので、ルーターからPCまではケーブルでつなぐのがおすすめです。

ヘッドセットやイヤホンが必要

ソフトフォンを利用するときは受話器の代わりになるものが必要です。ヘッドセットやイヤホンマイクなどの準備が必須となります。

ソフトフォンを選ぶポイントは？

受電ログが残るか

各社から提供されているソフトフォンには、さまざまなタイプがあります。単純な通話機能だけのソフトフォンや、グループ通話ができるもの、保留・転送・録音ができるものなどです。中でも受電ログが残るソフトフォンであれば、後から履歴や記録、通話録音を確認できるため、トラブルを防ぐのにも役立ちます。

使いやすいサービスか

ソフトフォン自体が使いやすいかどうか、という点に加えて、サービスのサポートをしてくれるかどうか、トラブルが起きにくいかどうか、といった使いやすさにも着目しましょう。実際に毎日の業務で利用するスタッフの声を聞きながら選定しましょう。

機能が豊富か

ソフトフォンには様々な機能がありますが、自社で使うのにふさわしい機能があるものを選びましょう。新店舗を立ち上げるときや移転時など、急いで電話機能だけ使いたい、という場合もあるとは思いますが、のちのちの規模拡大に合わせてシステムを変更してしまうと、現場が混乱してしまいます。先の見通しを立てながら選定しましょう。

導入がしやすいか

たとえば初期費用が高額だったり、工事が必要だが予約が1か月先まで埋まっている、となると別のソフトフォンを選定すべきかもしれません。

IVRyでPCでの電話を有効活用！

顧客管理機能でメモを見ながら通話

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）はPCやスマホからも電話の発着信ができ、ソフトフォンとしてご利用いただくことが可能です。IVRyの顧客管理機能を使えば、顧客情報や過去のやり取りを確認しながら通話したり、通話メモを残すことができます。通話メモはクラウド上に保存されるので、「メモを紛失してしまった」という心配もなく、全社員で共有することができます。

受電履歴が残る

IVRyには受電履歴が残るほか、すべての通話を録音しています。注文ミスを減らすことができ、「言った」「言わない」のトラブルを避けることにもつながります。

他のビジネスチャットツールとの連携も

IVRyは普段の電話を自動で応答しますが、急ぎの電話は担当者へ直接転送することができます。それでも電話に出られないときはスマホへ着信があったことを通知します。通知方法はメール、LINE、Chatworkほかさまざまなツールとの連携に対応しているので、あなたの会社にふさわしい使い方ができるでしょう。

最短5分で簡単導入！

IVRyはソフトフォンに加えて電話自動応答機能を利用できるため、電話業務の効率化に役立ちます。月額3,000円～という低コストで運用でき、申し込んだら最短5分で稼働できるシンプルな使い勝手も魅力のひとつです。ソフトフォンを検討しているなら、ぜひ合わせてIVRyもご検討ください！