事務所の電話鳴り止まない問題を解決！本来の業務に集中する方法をご紹介！

事務所での電話対応に悩んでいませんか？電話が多すぎて仕事が全然進まない、人が足りなくて電話に出られないなど、事務所での電話対応に悩んでいるなら、効率化がおすすめです。

この記事では、事務所の電話対応にはどんな問題があるかピックアップしたのち、解決策を紹介します。

事務所の電話対応における課題とは？

取り次ぎが大変

事務所に電話を置いていると、毎日たくさんの電話がかかってきます。ほとんどの電話は直接担当者へかかってくるわけではなく、電話に出た誰かが担当者につなぐ、という形を取っているのではないでしょうか？

こうした方法だと、電話が集中したときに取り次ぎが大変になったり、うっかり伝言をつたえ忘れたり、といったミスが発生することもあります。

人手が足りない

もし固定電話を引いている場合、なにも手続きしなければ自動的に電話帳に電話番号や社名が掲載されます。そのため顧客や取引先だけでなく、多くの人から電話がかかってくることになりますが、ありがたい反面、人手が足りないと電話を取りこぼしてしまいます。

かといって急に人手を増やせるわけでもなく、対応に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

リモートワークで電話に出られない

コロナ禍の影響を受け、各企業にリモートワークが浸透しています。事務所に出社する人が減ると、電話に出ること自体が難しくなり、取りこぼしが発生するケースも増えているかと思います。電話がつながらない状態が続くと、顧客満足度が下がったり、同業他社へ顧客を奪われてしまう可能性もあります。

電話対応の研修が大変

昨今はスマホの普及にともない、固定電話の普及率が低下しています。そのため電話の受け答えに慣れていない若者も多く、電話対応の研修にかなりの時間を割く企業も多いようです。

電話対応の研修は自社で実施するにしても、外部へ委託するにしても、準備や対応にコストがかかることを念頭に置いておく必要があります。

営業時間外の電話をどうしたらいいか悩んでいる

個人経営の事務所などでは、休日や営業時間外の電話をどうすべきか悩んだことがあるのではないでしょうか？しっかりと休みは取りたい、けれども仕事は逃がしたくない。しかし電話番を置くのは難しい、といった課題があります。

事務所の電話対応の課題を解決するには？

人手を増やす

人手、つまり電話番を置く、という考え方です。とは言っても電話対応だけのために人手を増やすのは難しいので、ほかの業務をしながら電話対応することになるでしょう。あらかじめ電話対応に抵抗がない人、電話対応スキルを持っている人を雇うことで、電話対応の課題が解決する可能性があります。

電話代行サービスを使う

電話代行サービスとは、電話の一次受付を外部の専門業者へ委託するサービスです。電話番号が変わったりする心配はなく、派遣社員が来るわけでもありません。契約をすると自動的に電話が電話代行会社のコールセンターへつながり、電話の転送や伝言を受けてくれます。メールやチャットツールで電話があったことを知らせてくれるので、通知を見て折り返し連絡をするなどの対応を取ることができます。

IVRyを使う

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話がかかってきたときに「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するシステムを提供しています。以前はコールセンターなど大規模な施設でしか運用されていませんでしたが、近年は技術革新により月額3,000円～という低コストで運用が可能になりました。IVRyを活用することで、事務所の電話対応を効率化することが可能です。

事務所の電話対応はIVRyにお任せください！

電話対応を自動化する

IVRyを導入すると、電話の一次対応をすべて任せることができます。営業時間や休業日の案内など、かんたんな質問には音声ガイダンスが自動で回答するほか、お店の住所や予約専門URLをSMSで送信したり、営業時間外には留守電で対応します。

自動で担当者へ取り次ぎ

IVRyでは電話機の数字操作による分岐フローを自由に作ることができるので、内容によって担当者へ電話を自動で転送することも可能です。急いで連絡を取りたい電話は確実に担当者へ電話をつなぐので、電話をとりこぼして機会損失を出す心配がありません。

ブラックリスト・ホワイトリスト機能

事務所に電話を置いていると、顧客や取引先以外にも、営業の電話がたくさん来るでしょう。あんまりしつこい営業電話はブラックリストに登録することで、自動的に電話をシャットアウトすることができます。このほか、登録した電話番号だけをつなぐホワイトリスト機能も完備しています。

ほかにも顧客管理機能など、事務所の電話業務を効率化する機能が盛りだくさんのIVRy、ぜひ一度ご検討ください！