IP電話の通話を録音する方法とは？具体的な手順や費用相場を解説

IP電話の通話を録音するには、利用中の電話システムの形態によっていくつかの方法が存在します。本記事では、クラウドIP電話とIP-PBXのそれぞれについて、通話を録音する具体的な方法からサービスの選び方、費用の相場までを網羅的に解説します。

自社の状況に最適な方法を導入し、トラブルの防止やコンプライアンスの強化、応対品質の向上を実現しましょう。

クラウドIP電話サービスで録音する3つの方法

現在クラウドIP電話サービスを利用している場合、通話を録音する方法は主に3つです。それぞれの特徴を把握し、自社に合った方法を選びましょう。

1. 利用中のIP電話サービスのオプション機能を確認する

多くのクラウドIP電話サービスでは、標準機能またはオプション機能として通話録音を提供しています。まずは、現在契約しているサービスの提供内容を確認してみましょう。

サービスによっては追加料金なしで利用できる場合もあれば、月額数千円程度のオプション費用が発生する場合もあります。多くの場合、Webの管理画面から簡単な設定をするだけで、すぐに録音を開始できます。

2. PCやスマホの録音機能を利用する

クラウドIP電話はPCやスマートフォンに専用アプリをインストールして利用することが多いため、これらのデバイスに搭載されている録音機能や、サードパーティ製の録音アプリを使って通話を記録する方法も考えられます。

この方法は追加費用がかからない手軽な手段ですが、録音データが各デバイスに分散し、管理が煩雑になる点がデメリットです。また、手動での操作が必要なため、録音漏れが発生するリスクも考慮しなくてはなりません。

3. クラウド型通話録音サービスを導入する

現在利用しているクラウドIP電話サービスに録音機能がない場合や、より高度な機能を求める場合は、独立したクラウド型通話録音サービスを導入する選択肢があります。

これらのサービスは、既存の電話システムと連携して通話録音を実現するものです。AIによる文字起こしや感情分析、CRM連携といった高度な機能を備えていることが多く、応対品質の向上や業務効率化に大きく貢献します。

IP-PBXで録音する3つの方法

オフィスにIP-PBXを設置して電話環境を構築している場合、通話を録音する方法は大きく分けて3つです。既存の資産を活かすか、クラウドへの移行を検討するか、将来的な運用方針も踏まえて選択しましょう。

1. PBX統合型の録音機能を利用する

多くのIP-PBXメーカーは、PBXの主装置に後付けできる通話録音用の拡張カードや、ソフトウェアライセンスを提供しています。

既存のPBXの機能として追加するため、システムとしての親和性が高く、安定した運用が期待できるでしょう。ただし、導入には専門の業者による設置作業が必要になるケースがほとんどです。

2. 通話録音装置（ロガー）を導入する

通話録音に特化した専用のサーバー（通話録音装置、またはロガー）をネットワークに接続し、音声データを記録する方法です。

PBXの種類に依存せず導入でき、大規模な回線数にも対応可能な製品が多い点が特徴です。その反面、機器の購入費用や設置スペースが必要となり、導入の初期コストは高額になる傾向があります。

3. クラウドPBXへリプレイスする

現在利用しているIP-PBXの老朽化や保守期間の終了が近い場合は、通話録音機能を持つクラウドPBXへのリプレイス（入れ替え）も有力な選択肢です。

物理的な機器の管理から解放され、運用負荷を大幅に削減できるほか、場所を選ばずに電話業務を行えるようになります。初期費用を抑えつつ、最新の電話機能を利用できるのが大きなメリットといえるでしょう。

通話録音サービスの選び方で重要な4つのポイント

多種多様な通話録音サービスの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、特に押さえておきたい4つの選定基準について解説します。

1. 費用で選ぶ

通話録音サービスの費用は、初期費用と月額費用で構成されます。クラウド型サービスは初期費用が比較的安く、月額料金制である一方、オンプレミス型は初期にまとまった投資が必要ですが、月々のランニングコストは抑えられる傾向にあります。

単に価格の安さだけで選ぶのではなく、自社の予算規模や長期的な視点での総所有コスト（TCO）を考慮して、費用対効果の高いサービスを選びましょう。

2. 既存システムとの連携で選ぶ

すでにCRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）などを導入している場合、それらのシステムと通話録音サービスが連携できるかは非常に重要です。

連携によって、録音データを顧客情報に紐づけて管理したり、営業活動の履歴として自動で記録したりできるようになります。データのサイロ化を防ぎ、情報を最大限に活用するためにも、システム間の連携性は必ず確認しましょう。

3. サポート体制で選ぶ

特にIT専門の担当者がいない場合、導入時やトラブル発生時のサポート体制は重要な選定基準となります。

電話やメールでの問い合わせ対応はもちろん、導入時の設定代行や運用開始後の活用支援など、提供されるサポートの範囲と質を確認しておきましょう。多くのサービスが無料トライアルを提供しているので、実際に利用してサポートの対応を確かめてみるのも有効です。

4. 法的要件とセキュリティで選ぶ

通話録音は、個人情報保護法などの法的要件を遵守して行う必要があります。例えば、通話開始時に録音する旨を自動でアナウンスする機能は、コンプライアンス上、非常に重要です。

また、録音データという機密情報を扱うため、セキュリティ対策も欠かせません。データの暗号化、アクセス制御、第三者機関によるセキュリティ認証（ISMS認証など）の取得状況などを確認し、安心して利用できるサービスを選びましょう。

【方法別】通話録音の費用相場

通話録音を実現するための費用は、選択する方法によって大きく異なります。ここでは、代表的な3つの方法について、それぞれの費用相場を解説します。

クラウドIP電話サービスのオプション機能の場合

多くのクラウドIP電話サービスでは、基本料金に通話録音機能が含まれているか、安価なオプションとして提供されています。手軽に始められる反面、ストレージ容量に上限があり、超過分は追加料金が発生する場合があるため注意が必要です。

クラウド型通話録音サービスの場合

AI分析機能などを搭載した高機能なサービスが多く、その分、費用は高めになる傾向があります。ただし、電話業務全体の効率化や応対品質向上への貢献度も高いため、投資対効果を十分に検討する価値があります。

通話録音装置（ロガー）の場合

機器の購入や設置工事が必要なため、初期費用は高額になります。一方で、一度導入すれば月々のランニングコストは保守費用程度に抑えられるのが特徴です。大規模なコールセンターなど、長期間にわたって安定した運用を求める場合に適しています。

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おすすめのクラウド型通話録音サービス3選

ここでは、機能性と導入の手軽さから人気の高い、おすすめのクラウド型通話録音サービスを3つご紹介します。

おすすめのオンプレミス型通話録音装置3選

ここでは、高い安定性とカスタマイズ性で定評のある、おすすめのオンプレミス型通話録音装置を3つご紹介します。

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