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保育園の電話問題を解決!忙しい時間でも効率的に電話対応する方法を解説!

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保育園で働く保育士はいつも大忙しです。幼稚園よりも朝が早く夜が遅いことから、なかなかまとまった時間が取れない上に、子ども相手なので突発的な対応が必要になることも多いでしょう。そんな中で電話に対応するのはとても大変だと思います。

実際に電話に出られないケースも多く、電話対応に悩んだこともあるのではないでしょうか?この記事では、保育園の電話問題を解決し、忙しい時間でも効率的に電話対応する方法を解説します。

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保育園にはどんな電話がかかってくる?

利用者からの連絡

もっとも多いのが、保育園に子どもを預けている親からの連絡です。特に朝は欠席や遅刻などの電話が多く、風邪が流行するシーズンだと余計に電話が集中します。同時に、朝は子どもたちが登園してくる時間帯でもあるので、その両方に対応しなければなりません。

園への見学・申し込みの連絡

保育園には、一年を通して見学や申込に関する問い合わせがあります。卒入園シーズンは特に問い合わせが多くなりますが、質問が多く、電話対応が長引いたり、時間がかかってしまうこともあります。

求人応募の連絡

どこの保育園も、いつでも、いくらでも人が欲しい状態です。求人応募の連絡は、できれば取り逃がしたくない、すぐに対応したい電話のひとつではないでしょうか。しかし求人応募の電話だけ選んで出ることは難しいので、すべての電話に出ることになってしまいます。

設置会社・運営会社からの連絡

保育園には、個人で運営する保育園の他に、運営会社がいくつかの保育園を経営する企業主導型保育園や、自治体が運営する公立保育園など、様々な園があります。とくに企業主導型保育園の場合は複数の園を経営している場合や、2社以上が共同で運営していることもあり、ほかの園や企業との連携も必要になってきます。日常的に情報交換をしたり、互いに連絡を取り合っておく必要性があるのです。

営業電話

営業員も仕事なので、保育園にも電話をかけなければなりません。しかし保育園とはまったく関係がないような電話や、断っても何度もしつこくかけてくるような電話は、やはりやめて欲しいですね。

保育園が電話を取りやすい時間帯は?

午前中

登園してきた子どもたちを受け入れ、保育時間が始まります。午前中は子どもたちを散歩へ連れて行ったり、その後はすぐに給食時間になります。つまり子どもたちが出かけているので、保育園内は静かになる時間帯です。その間も電話番をする職員がおり、比較的余裕を持って電話対応をすることができます。

午睡の時間帯

保育園では乳児期から子どもを預かるところもあり、午睡(お昼寝)の時間帯があります。その時間は保育士が休憩を取ることもできるなど、余裕を持って電話対応が可能な時間帯です。

保育園が電話を取りにくい時間帯は?

登園の時間帯

登園時は一日で一番忙しい時間帯ですので、電話に出るのが難しいことが多いです。とはいえ、欠席や遅刻の連絡があることを考えると、電話に出ないわけにはいかず、慌ただしく対応することになるでしょう。

食事の時間帯

給食やおやつなど、食事の時間帯には、準備や後片付けのほか、食べるのを手伝う必要がある子もいて、大変忙しい時間帯です。電話がかかってきても、無視してしまうことが多いかもしれません。

降園の時間帯

夕方を過ぎると、お迎えを待って子どもを帰す時間帯になります。迎えにきた親へ一日の様子を話すなど、対応に忙しくなるほか、親を待つ子の対応も必要です。

保育園が抱える電話の課題

電話をかける時間帯を利用者に気を遣わせてしまう

多くの人は、保育園はとても忙しいというイメージを持っています。そのため、ささいなことだと電話をするのをためらってしまう可能性があり、それがのちのち大きな問題に発展する、ということも。いつでも気軽に電話をかけて相談したり、確認したりできる体制が整っていれば、利用者も安心します。

時間帯によっては重要な電話を取り逃がしてしまう

忙しい時間帯になると電話に出ることが難しくなり、電話に出られずに切れてしまうことも。もし求人応募の電話を取りこぼしているとしたら、なかなか人手が増えず、ますます忙しくなるでしょう。

電話で受けた要件の管理がアナログ

保育園ではDX化が進んでいないところも多く、電話で受けた要件を手作業や紙媒体で管理することになります。すると、連絡が行き届かずにミスが発生したり、同じことが何度も発生するなどの事態に。ほかにも保育園では手書き・手作業で作るものが多いので、時間がかかるという問題点もあります。

電話応対が利用者の満足度に直結する

保育園の職員は毎日忙しくしており、電話対応が後回しになったり、スピード重視の対応になってしまうこともあります。利用者側も理解していると思いますが、中には不満を持っている親もいるかもしれません。近隣に評判の良い保育園があれば、そちらへ利用者が流れてしまう可能性も考えられます。

保育園の電話対応ならIVRyにお任せ!

忙しい時間帯でも自動で一次対応ができる

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、電話をかけると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内するシステムを提供しています。保育園にIVRyを導入すると、忙しい時間帯でもIVRyが自動で電話に対応。欠席や遅刻の連絡を録音して受け付けます。

留守電や自動録音で要件漏れがゼロに

IVRyでは、すべての通話を録音しており、いつでも確認が可能です。営業時間外には留守電で対応できるので、大事な要件をウッカリ忘れてしまう心配がありません。

電話内容やメモはクラウド上で管理・共有

通話しながらメモを取りたいときは、IVRyの通話メモを利用しましょう。クラウド上に保存されるので、電話を受けた人ばかりでなく、通話メモを確認し、共有することが可能です。

電話のクオリティ向上で満足度もUP

IVRyを導入すると、利用者を待たせることなくすぐに電話がつながります。重要な要件であれば、担当職員のスマホに電話を自動転送。電話に出られなくても通知が行くので、空いた時間にゆっくり対応できます。保育園の電話業務を効率化したいなら、ぜひIVRyをご検討ください!

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