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営業電話の断り方とは?断り方のコツや解決ツールを紹介

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電話営業が多すぎて困ったことはありませんか?電話営業のすべてが不要とは言いませんが、電話をかけてきても権限のある人はいないし、「いらない」と言っても何度もかけてくるなど、中には悪質な電話営業があるのも事実です。

この記事では、電話営業に悩んでいる方へ、絶対に電話営業を断るためのポイントや、電話営業がかかってこなくなる方法を説明します。

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営業電話の断り方のコツ

まずは営業の電話がかかってきたとき、どう断るかポイントを解説します。普段はどんな風に断っているか思い出しながら、チェックしてみましょう。

電話の宛先を確認する

まずは誰宛に電話をかけてきたのか、確認しましょう。特に担当者の名前が分からない場合は営業電話の可能性が高いです。「社長」「店長」「部長」などと役職名で取り次ぎを頼んできたら、必ず人物名を確認してください。

名前が出てこない場合は「申し訳ありませんが、そういったお電話はおつなぎできません」とキッパリ断りましょう。

電話の用件を早い段階で確認する

要件が分からない状態で会話を続けると時間を浪費してしまいます。できるだけ早い内に要件を聞き出し相手の意図を把握しましょう。「恐れ入りますが、どういったご用件でしょうか」などとたずねるのがオススメです。

「〇〇さんはいらっしゃいますか」と特定の人物宛に取り次ぎを求められた場合も、必ず要件を確認しましょう。用件が分かれば、営業電話かどうか見分けがつきやすくなり、担当者も急いで電話に出るべきかどうか、判断しやすくなります。

電話の取次をしない

営業電話だと分かったときは、取り次ぎをせず、キッパリと断りましょう。取り次ぎをしてしまうと、その後、何度も電話をかけてきたり、「以前お話しした件ですが…」というように、取り次ぎしやすい状態を作ることになります。

そのため営業電話はできるだけ取り次ぎをせず、その前の段階でストップできるようにしておきましょう。

ハッキリと断る

営業電話を断るときにうやむやにしてしまうと、その後も繰り返し電話をかけてきたり、「以前の件は考えていただけましたか?」などとクロージングしてくることがあります。

なので、営業電話を断るときは「控えている」「遠慮する」といったあいまいな表現は避け、「お断りしています」とハッキリ断るのがオススメです。

営業電話の見分け方はある?

かかってきた電話がすぐ営業電話だと分かればよいですが、そうした電話ばかりとは限りません。営業電話をできるだけ早く見分ける方法を紹介します。

上の人と話したがる

はっきりと人物名を言わずに「分かる人に代わって下さい」「上の人に代わってもらえますか」など、やたらと上役の人と話したがる場合は営業電話の可能性が高いです。

権限のある人に営業トークをして、少しでも成約の可能性を高めたいからと考えられます。

社名を話したがらない

社名を聞いてもはっきりと答えない場合は、営業電話の可能性が高いです。社名を言うとすぐに営業だとバレてしまう場合や、営業代行をしている可能性があるからです。

「大手企業の関連会社で…」などのように、あいまいに答えて社名を濁そうとする場合も、営業電話の可能性が高いと言えるでしょう。

電話口が騒がしい

かかってきた電話の話し声と一緒に、周りの声が騒がしく感じたら、コールセンターのように、たくさんの人が電話をする部署からかけてきている可能性があります。

近年ではオフィスのどの席にも専用の電話機が置いてあることも少なくなりました。もし電話口が騒がしいと感じたら、営業電話の可能性が高いです。

一方的に話したり、マニュアルトークを感じる

こちら側に話す機会を与えず、一気に話をしたり、強引に話を進めたりしようとする場合、営業電話の可能性があります。全部聞いてしまうと時間がかかりすぎ、業務に支障が出てしまいますので、適当なところで話を切り、用件を確認しましょう。

営業電話であれば早い段階で断るのがオススメです。

営業電話が業務に及ぼす影響

電話対応に人手も時間も取られる

営業電話は、対応に人手と時間が取られるため、あまり長引いたり、何度も繰り返し電話をかけてくるといった場合、こちら側には損失が発生します。

できるだけ早い段階で営業電話を断ると、損失が少なく済みます。相手側にとっても時間のロスは短い方がよいはずだと考え、早急に判断しましょう。

大事な電話を取り逃がす可能性がある

営業電話に長く時間を取られると、その間に別の電話に対応できなくなってしまいます。営業電話を断れず、大事な電話を取り逃がしてしまっては、本末転倒です。機会損失が発生する可能性を考えると、やはり営業電話は早いうちに断るのが良いでしょう。

対応スタッフの集中力低下やストレス増加につながる

営業電話に対応するのは、本来の業務とは言えません。そのためスタッフの集中力が低下したり、ストレスの増加にもつながります。

営業電話は、一度取り次ぎがうまくいくとその後何度もかけてくるなど、エスカレートする可能性がありますので、取り次ぎをせずにキッパリと断るのが最適です。

 

あらかじめ営業電話に対応する方法を決めておき、電話に対応するスタッフが迷わず断れるようにしておくのがよいでしょう。

営業電話の効率の良い対策方法は?

IVRを導入する

IVRとは、電話自動応答システムのことを言います。電話をかけると音声ガイダンスが応答し「〇〇の電話は1番を押してください…」と案内され、目的に応じた部署へ電話がつながるようになっています。

 

よくある質問には自動で回答するなど、電話業務の効率化に便利ですが、営業電話の対策としてもオススメです。音声ガイダンスが流れるだけであきらめて電話を切ってしまうことも多く、留守電やWEBフォームへ誘導するなど、必ずしも断らない対応方法も取りやすいです。

都度、着信拒否をする

営業電話がかかってきたら、その番号を登録して着信拒否してしまう、という方法です。ただし初回の営業電話は拒否できませんし、ナンバーディスプレイなどで相手の番号が分かるような契約になっていることが前提です。

また、相手が非通知で電話をかけてきている場合も対応ができなくなります。

電話応対マニュアルを作成する

営業電話がかかってきた際の対応方法をマニュアルとしてまとめておくことで、見分け方、断り方などが身について対応しやすくなります。あらかじめロールプレイングなどをして慣れておくと、実際に営業電話がかかってきたときも対応しやすいでしょう。

営業電話対策ならIVRy(アイブリー)にお任せ!

分岐設定で営業電話を自動ブロック!

営業電話の対策を考えているなら、電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)がオススメです。IVRyはIVRサービスを提供しており、テキストを入力するだけで音声ガイダンスを編集したり、よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを送る、などの機能を使うことができますよ。

 

おなじみのIVRサービスのように、目的によって電話機の番号を選択する分岐を作ることもでき、営業電話を自動的にブロックするような仕組みを作れます。

しつこい営業電話はブラックリストに登録!

何度もかけてくるしつこい営業電話などは、ブラックリストに登録すれば「この電話はおつなぎできません」と、強制的に電話をシャットアウトできます。

反対に、取引先やお得意様などは、ホワイトリストに登録することで音声ガイダンスを介さず直接電話をつなぐことも可能です。

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IVRyは、最短で申し込んだその日から利用でき、月額3,000円~という低コストで運用できます。営業電話対策だけでなく、電話業務を効率的にする機能がたくさんつまっていて、使い放題できます。

 

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