企業の通信コストの中でも、固定電話の料金は大きな割合を占めることがあります。「毎月の請求額が高い…」と感じつつも、具体的な見直し方法がわからず、そのままになっていませんか？

本記事では、企業の通信コスト削減に向けて、固定電話の料金体系の分析から、コストを抑えつつ業務効率を向上させる最新の電話サービスまで網羅的に解説します。自社に最適なサービスを見つけ、通信コストの最適化を実現しましょう。

電話サービスの基本知識

まず、電話サービスの基本的な知識について解説します。現在の契約状況を正しく理解し、最適なサービスを選ぶための土台を固めましょう。

電話サービスとは何か

ビジネスにおける電話サービスとは、単に音声通話を行うためのインフラだけではありません。顧客とのコミュニケーションを円滑にし、社内連携をスムーズにするための重要なビジネスツールです。

従来のアナログ回線やISDN回線に加え、近年ではインターネット回線を利用したIP電話やクラウドPBXなど、多様なサービスが登場しています。

電話サービスの種類

電話サービスは、大きく「固定電話サービス」「携帯電話サービス」「IP電話サービス」の3種類に分類されます。

それぞれに特徴があり、企業の規模や業態、働き方によって最適なサービスは異なります。コスト削減や業務効率化を実現するためには、これらの違いを理解した上で、自社に合ったサービスを選択することが重要です。

主な電話サービスの種類と特徴

ここでは、主な電話サービスの種類とそれぞれの特徴を解説します。各サービスが持つメリット・デメリットを理解し、自社のニーズと比較検討してみましょう。

固定電話サービス

固定電話サービスは、従来からオフィスで利用されてきたアナログ回線やISDN回線のことです。

物理的な電話回線を利用するため通信が安定しており、信頼性が高いのが特徴です。一方で、導入時の工事費用や月額基本料金が比較的高額になる傾向にあります。

携帯電話サービス

携帯電話サービスは、場所を選ばずに通話ができるため、外出の多い営業担当者やリモートワークを行う従業員にとって不可欠なツールです。

ただし、会社の固定電話から従業員の携帯電話へ発信する機会が多い場合、通話料が高額になりがちです。これが通信コストを増大させる一因となっているケースも少なくありません。

IP電話サービス

IP電話サービスは、インターネット回線を利用して通話を行うサービスで、代表的なものに「ひかり電話」や「クラウドPBX」があります。

最大のメリットは、コストを大幅に削減できる点です。多くの場合、固定電話への通話は全国一律料金で、携帯電話への通話料も比較的安価に設定されています。

電話サービスの料金体系

電話サービスの料金体系を正しく理解することは、コスト削減の第一歩です。ここでは国内通話、国際通話、オプションサービスの料金について解説します。

国内通話料金

従来のアナログ回線やISDN回線では、通話相手との距離に応じて料金が変動する「距離課金制」が一般的でした。

一方、ひかり電話やクラウドPBXなどのIP電話サービスでは、国内の固定電話へは距離に関わらず一律料金（例：3分8.8円）で通話できるのが大きな特徴です。これにより、遠隔地の拠点や顧客との通話が多い企業でも、通話料を気にすることなくコミュニケーションが取れます。

国際通話料金

国際通話も、IP電話サービスを利用することでコストを抑えることが可能です。

従来の電話回線と比較して、多くの国へ割安な料金で通話できるプランが提供されています。海外とのやり取りが多い企業にとっては、大きなメリットとなるでしょう。

オプション料金

ナンバー・ディスプレイや転送電話といった便利な機能は、従来は有料オプションとして提供されていました。

クラウドPBXなどの新しいサービスでは、これらの機能が月額料金に標準で含まれているケースが多くあります。現在有料オプションを利用している場合、サービスを乗り換えるだけで固定費を削減できる可能性があります。

自社に合った電話サービスの選び方

多様な電話サービスの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、選定の際にチェックすべき3つのポイントをご紹介します。

利用目的に応じた選択

まず、自社が電話サービスをどのように利用しているか、または利用したいかを明確にすることが重要です。

例えば、オフィス内での内線利用が中心なのか、外出先の従業員からの利用が多いのかによって、最適なサービスは異なります。リモートワークを推進している企業であれば、スマートフォンを内線化できるクラウドPBXが有力な選択肢となるでしょう。

料金プランの比較

料金プランを比較する際は、月額料金や通話料だけでなく、初期費用にも注目しましょう。

従来型の固定電話やPBXは、機器の購入や工事に高額な初期費用（CAPEX）がかかります。一方、クラウドPBXは初期費用を抑え、月々の利用料（OPEX）として経費処理できるため、導入のハードルが低いのが特徴です。

サービスの信頼性

ビジネスで利用する以上、サービスの信頼性は非常に重要です。特にIP電話サービスの場合、通話品質はインターネット回線の品質に大きく依存します。

また、停電時には利用できなくなるリスクがあるため、無停電電源装置（UPS）の導入などの対策を検討する必要があります。万が一のトラブルに備え、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶことも大切なポイントです。

電話サービスのメリットとデメリット

新しい電話サービスへの移行を検討する上で、メリットとデメリットを正しく理解しておくことが不可欠です。ここでは、従来型サービスとIP電話サービスを比較しながら解説します。

電話サービスを導入するメリット

IP電話サービス（ひかり電話、クラウドPBX）を導入する最大のメリットは、通信コストを構造的に削減できる点にあります。全国一律の通話料金や、拠点間・従業員間の無料内線通話により、月々の支払いを大幅に圧縮できます。

また、クラウドPBXであれば、場所を選ばずに会社の番号で発着信できるため、テレワークなどの柔軟な働き方に対応しやすいのも大きな利点です。

電話サービス導入のデメリット

IP電話サービスのデメリットとして、停電時に利用できなくなる点が挙げられます。ビジネスの継続性を確保するためには、UPS（無停電電源装置）の設置が推奨されます。

また、クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、回線の品質が低いと通話が不安定になる可能性があります。快適な利用のためには、安定した通信環境を確保することが前提条件となります。

電話サービスの最新トレンド

電話サービスの世界も日々進化しています。ここでは、企業のコミュニケーションを大きく変える可能性を秘めた2つのトレンドをご紹介します。

クラウド電話サービスの普及

近年、多くの企業で導入が進んでいるのが、「クラウドPBX」に代表されるクラウド電話サービスです。

物理的な交換機（PBX）をオフィスに設置する必要がなく、初期費用を抑えながら短期間で高機能な電話環境を構築できる手軽さが支持されています。企業の成長に合わせて柔軟に規模を拡大・縮小できる点も、変化の速い現代のビジネス環境に適しています。

AI技術の活用

AI技術の進化は、電話サービスにも大きな影響を与えています。

かかってきた電話の内容をAIが解析し、要件に応じて自動で担当者へ振り分けたり、簡単な問い合わせに自動回答したりする「ボイスボット」や、通話内容をリアルタイムでテキスト化するサービスなどが登場しています。これらの技術を活用することで、電話応対業務の効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

電話サービスの導入手順

新しい電話サービスを導入する際の流れを理解しておけば、スムーズな移行が可能になります。ここでは、導入のステップを3つに分けて解説します。

導入前に準備すべきこと

新しいサービスへ移行する前に、まずは現状の把握が不可欠です。

最低でも過去3ヶ月分の通話明細を分析し、「どの番号へ」「どのくらいの頻度で」「どれくらいの時間」通話しているかを明らかにしましょう。このデータが、自社に最適な料金プランやサービスを見極めるための重要な判断材料となります。

契約の流れ

利用したいサービスが決まったら、提供事業者との契約に進みます。

クラウドPBXの場合、複数のベンダーが存在するため、いくつかのサービスで無料トライアルを試し、実際の通話品質や操作性を比較検討することをお勧めします。契約の際は、利用規約やSLA（サービス品質保証制度）をしっかりと確認しましょう。

設置と設定

ひかり電話の場合、光回線の引き込み工事や、ひかり電話対応機器の設置が必要となります。

一方、クラウドPBXの場合は物理的な工事は不要で、Web上の管理画面から内線番号の割り当てや各種機能の設定を行います。従業員は手持ちのスマートフォンやPCに専用アプリをインストールするだけで利用を開始できます。

電話サービスのトラブルシューティング

電話は重要なビジネスインフラだからこそ、トラブルが発生した際の対処法を知っておくことが大切です。ここでは、IP電話サービスで起こりがちなトラブルとその解決方法について解説します。

よくあるトラブルと原因

IP電話サービスで最も多いトラブルは、「音声が途切れる」「相手の声が聞こえにくい」といった通話品質に関する問題です。

これらの原因の多くは、利用しているインターネット回線の品質や帯域不足にあります。特に、日中の業務時間帯など社内のネットワーク利用が集中する時間帯に、品質が低下する傾向があります。

トラブルの解決方法

通話品質に問題が発生した場合は、まず社内のネットワーク環境を見直しましょう。

ビジネスでの利用に適した安定した法人向けのインターネット回線を契約することが、根本的な解決策となります。また、サービスを提供しているベンダーのサポートデスクに問い合わせ、原因の切り分けを依頼することも重要です。

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