会議室でのIVRy利用ケース

レンタル会議室は昨今、レンタルスペース・イベントスペースなどとも呼ばれ、会議だけでなく多様な使い方がされています。カフェや公園など、公共の場では難しいケースでの、撮影やパーティ、スポーツ観戦、ボードゲームなどといった様々な用途に対する需要があります。そんなレンタル会議室の運営につきものなのが、電話による問い合わせです。ここでは、会議室でのIVRy利用ケースを紹介します。

貸会議室運営M社のIVRy利用ケース

M社は、関東圏・関西圏の駅から徒歩数分の場所に、いくつもの会議室を持っています。会議室を時間制でレンタルすることで、効率的にビルの運営をしています。また、多様な働き方が選べる現代において、レンタルできる会議室の存在は欠かせないものでもあります。貸し会議室はその性質上、電話による問い合わせが多いため、電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」の導入を決めました。

電話による問い合わせの中で多くを占めるものは、予約の変更・キャンセルに関するものや、実際の使い方、入室方法によるものです。予約の変更・キャンセルなどは、電話をしながらスマホの画面を操作するよりも、わかりやすく説明してあるページを見ながら実際に操作する方が、はるかに簡単です。同時に料金が関係する部分なので、電話だと説明が長くなってしまう恐れがあります。

実際の使い方に関しては、使用前に前もって説明をメール送信していても、当日の予約時間直前になってからの電話が後を絶たず、IVRyによる自動応答システムがとても役に立っているとのことです。問い合わせをした人の電話番号へSMSを送信して詳しい使用方法を書いた案内ページへと誘導することで、何か疑問点が生まれるたびに電話をする必要がなくなり、SMSに送信したURLから案内ページへアクセスして疑問点を解決できるようになったので、電話の本数も減っていると言います。

初めて行く会議室には迷ってしまう場合も多いため、SMSで住所と一緒に位置情報を地図アプリで見られるリンクを貼ったり、会議室が入っているビルの外観写真を掲載したりするなどの工夫もしています。情報共有がすぐにできる時代ですので、誰か1人がそのURLを知っていれば、会議室を利用するそれぞれが電話をして確認することも減りました。

会議室の運営はIVRyにおまかせください！

電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」は、テキストを編集するだけでAIが自動的に音声ガイダンスを読み上げてくれます。着信フローの分岐も自由に作れるので、どんな形態のビジネスにも合わせられます。電話番号ごとに電話履歴や顧客情報が表示されるシステムなので、どんなシーンでもお客さんを待たせることがありません。重要な電話はあらかじめ電話帳に登録しておけば、担当者へ直接転送することもできます。

IVRyを利用するために、専用の電話機や回線を導入する必要はありません。スマホやPCのブラウザやアプリから起動ができるので、今の環境そのままでご利用いただけます。まずは1ヶ月の無料お試しからいかがでしょうか？詳しくはお問い合わせください！