代表電話番号での電話自動応答サービス利用ケース

会社や事業が成長すると、取引先が増えたり、地域や分野が拡大していくことがあります。それにともなって、連絡網が複雑になっていきますが、代表電話からの取り次ぎに時間がかかってしまうのは避けたいものです。とはいえ、そのために人員を割いたり、電話の内容によって電話番号を分けるのは管理が大変ですし、電話をかける方も、どこへ電話すべきか迷ったり、電話番号を間違えることがあります。ここでは、代表電話番号での電話自動応答サービス利用ケースを紹介します。

代表電話での電話自動応答サービス利用ケース①自動的に転送・取り次ぎができるように！

ある不動産店では、問い合わせ電話をすべて代表電話番号で受け付けていました。不動産業では、物件のオーナーや、物件を借りたい人・買いたい人など、様々な人から電話がかかってくるほか、物件自体の相談や保険、修理、事故災害など、内容も大変多岐にわたります。目的の部署へ電話がつながるまで、何度も転送をしなければならず、電話をたらい回しにされている印象を抱かれてしまうそうです。そこで、解決策として電話自動応答サービスを導入しました。

電話自動応答サービスなら、音声ガイダンスの案内にしたがって電話機のボタンを押すだけで、適切な担当部署へすぐに電話をつなぐことができます。電話を受けて転送する手間や人件費を削減しながら、顧客を待たせることもなくなるので、業務の効率アップが図れます。代表の電話番号はそのままで、部署別の電話番号を設ける必要もありません。

代表電話での電話自動応答サービス利用ケース②飲食店での接客に集中できるように！

ある飲食店では、TVや雑誌で取り上げられるほどの人気店ですが、予約の電話が鳴りやまず、うれしい悲鳴をあげていたそうです。電話を受けると接客スタッフが足りなくなり、かといって電話に出ないと予約を取りこぼしてしまいます。取材やアルバイトの電話は番号を別にしていましたが、なかなか浸透しなかったと言います。そこで電話自動応答サービスを導入しました。

すると、電話自動応答サービスで予約を受け付けることができ、接客に集中できるようになりました。ほかの電話も代表電話にまとめ、複数の電話番号を管理するわずらわしさがなくなりました。予約を入れてくれた顧客には、前日にSMSでリマインドメッセージを送信したり、来店後も定期的に季節限定メニューの紹介をするなど、積極的なプロモーションにも活用しています。

代表電話での電話自動応答サービス利用ケース③緊急度の高い電話を確実に受けられるように！

自動車やバイクなどのロードサービスを行うこちらの企業では、GWや夏休みなど行楽シーズンに電話が急増します。中には事故など緊急を要する電話もあり、長時間待たせることなく確実に対応する必要がありました。電話の内容によって電話番号を分けていましたが、連携がうまくいかず、悩んでいたと言います。そこで電話自動応答サービスを導入しました。

すると、代表電話ですべて一律管理でき、緊急度の高い電話が一目でわかるようになりました。同時に在宅勤務（リモートワーク）が可能になり、コロナ禍の対応が迫られる中、業務の質を落とさず、従業員の健康を守り、電話番の人件費削減もできたと言います。

電話自動応答サービス「IVRy」は、代表電話番号を変えずにテレワーク・リモートワークを導入できます。業務の形態に合わせて機械が読み上げるメッセージテキストも自由に作ることができ、顧客を待たせないスムーズな対応が可能です。