採用担当者必読！求人応募を取り逃がさない電話対応の方法とは

求人・採用への応募は、フォームやメールで行われることも多くなりました。しかし未だに採用の応募や問い合わせ、急な連絡、選考に関する連絡など、電話で行われるものも多いのが実情です。どの企業でも人手不足感が広がる中、採用応募の電話は確実に受けたいですよね。求人の電話対応のポイントや、応募の電話を取り逃さないための方法をご紹介します。

求人応募の電話で聞くべきこと・伝えること

フルネーム

求人の応募が複数あって、たまたま名字が同じである、という可能性もゼロではありません。必ずフルネームを確認しましょう。

電話番号

面接の日程や合否の連絡など、こちらから応募者へ電話をすることがあります。電話番号は必ず復唱して確認し、確実にメモを残しましょう。

電話の繋がりやすい時間帯

電話をかけたときに、つながりやすい時間帯をあらかじめ確認しておきましょう。もし電話に出られなくても、早い内に折り返し連絡をもらえる可能性が高くなります。

応募内容、要件の確認

求人の際はホールスタッフと厨房スタッフなど、複数の業種を募集することもあります。どの職種を希望しているのかなど、応募内容や要件をきちんと確認しておきましょう。応募ではなく、気になったことを質問してきただけかもしれません。

今後の選考の流れ

応募者には、今後の選考の流れを説明しましょう。いつ面接をするのか、いつ合否結果が分かるのか、応募者の不安を少しでも取り除いてあげることが大切です。

求人応募を取り逃がさないためのポイント

丁寧かつ素早い対応を心がける

求人応募を取り逃がさないためには、丁寧に対応することが重要です。応募者は自社ばかりでなく、ほかの企業へも応募している可能性があり、対応が悪いと「採用が決まっても悪い扱いをされるのではないか」と思われてしまうでしょう。

また、電話を保留にする機会もあると思いますが、あまり長い時間待たされると相手はイライラしてしまいます。できるだけ素早い対応を心がけましょう。

電話対応のポイントについて、詳しくは「【電話応答マニュアル】電話対応のマナーとポイントって？」 も合わせてご覧ください！

伝言ミスを減らす

採用に限らず電話対応全般に言えることですが、情報を正確に伝達できず、伝言ゲームになってしまうことがあります。必ずメモを取りながら電話を受け、採用担当者へ確実につなげましょう。あらかじめ伝言用のメモやテンプレートを用意しておくなど、準備しておくといいですね。

応募者の情報伝達・管理をスムーズにする

大量採用を計画している場合や、応募者が多い場合は、各応募者への連絡や管理が重要になります。大量の応募者を無理なく正確に管理できる仕組みが必要になるでしょう。

求人応募の電話対応はIVRyでクオリティアップ

自動応答で一次対応を効率化

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話がかかってきたら「○○の問い合わせは1番をおしてください…」と案内するシステムをていきょうしています。好きなだけ分岐路を設定できるので、よくある問い合わせには自動で回答したり、予約専用URLをSMSで返信したりすることが可能。対応すべき電話の件数を減らすことができるので、求人応募の電話に集中して対応することができます。

分岐設定で担当者へ直接入電

IVRyは、電話がかかってきたら「求人広告を見てお電話している方は、3番を押してください」と案内することができます。その後は直接、採用担当者の携帯電話・スマートフォンに電話を転送。どうしても電話に出られないときは留守電で対応し、スマホへ通知を飛ばします。通知に気が付いたらすぐに折り返し連絡をすることで、応募の電話を逃しません。

求職者の情報は受電録音とメモで確実に管理

応募者の情報はメモを取ることになりますが、IVRyならすべての通話を録音しているので、うっかりメモを紛失してしまっても大丈夫です。もし電話番号を聞きそびれても、相手の電話番号が非通知発信でなければ、履歴に残ります。

このほか、転送先の複数指定や、通話メモ機能、顧客管理機能などが使えるIVRyは月額3,000円～利用可能！求人応募の電話を取り逃したくないなら、ぜひIVRyをご検討ください！