PBXの導入方式は大きく3種類！導ステップも詳細に解説

PBX（Private Branch Exchange）は、企業の電話通信を効率化するための重要なシステムです。現在、PBXにはオンプレミス型、クラウド型、IP-PBX型の3つの種類が存在します。それぞれの特性を理解することで、自社に最適なPBXを選択できるでしょう。特に、昨今の主流であるクラウドPBXは、導入が容易で迅速に利用を開始できる点が魅力です。

本記事では、PBXの種類と導入ステップについて詳しく解説します。

1.PBXの種類

PBXには主にオンプレミス型、クラウド型、IP-PBX型の3つの種類が存在します。それぞれにメリットとデメリットがあるため、企業のニーズや予算に応じて最適なものを選択しましょう。3種類のPBXの特徴は以下のとおりです。

上記3つのなかで、昨今ではコストパフォーマンスや機能性、拡張性に優れた「クラウドPBX」が主流となっています。

2.方式別の導入ステップ

ここでは、方式ごとの導入ステップを簡潔に示します。オンプレミス型とIP-PBXを導入する流れは基本的に同じです。

オンプレミス型／IP-PBXの導入ステップ

1. ニーズ分析：通信ニーズを評価し、必要な機能を特定する。
2. ハードウェア選定：サーバや電話機などのハードウェアを選定する。
3. システム設計：ネットワーク構成を計画し、必要なソフトウェアを決定する。
4. 設置・設定：機器を設置し、ソフトウェアの設定を実施する。
5. テスト：通話品質や機能のテストを実施し、問題がないか確認する。
6. トレーニング：社員に対して使用方法のトレーニングを行う。
7. 運用開始

クラウド型PBXの導入ステップ

1. サービス選定：複数のクラウドPBXサービスを比較検討する。
2. プラン選択：必要な機能やユーザー数に応じたプランを選定する。
3. アカウント作成：サービスのサイトでアカウントを作成する。
4. 設定：オンラインダッシュボードで設定を行い、電話番号を取得する。
5. ユーザー追加：必要なユーザーアカウントを作成し、権限を設定する。
6. トレーニング：社員にシステムの使い方を説明し、利用を開始する。
7. 運用開始

3.クラウドPBXの導入ステップの詳細

クラウドPBXは、オンプレミス型やIP-PBX型と比較して導入コストが低く、手間がかからない点が魅力です。企業は電話環境を迅速に整え、業務効率化を図れます。ここでは、クラウドPBXの導入ステップをより詳しく解説します。

ステップ1:サービス選定

まずは、複数のクラウドPBXサービスを比較し、自社にフィットするサービスを決定します。機能や料金、サポート体制を検討し、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。簡単に比較できるようにオンラインで情報を提供しているサービスが多いため、当該情報を参照しながら重視する項目を中心に評価していきましょう。

ステップ2:プラン選択

選んだサービスのなかから、自社のニーズに合ったプランを決定します。ほとんどのクラウドPBXサービスでは、ユーザー数や機能に応じた柔軟なプランが用意されています。自社に必要な機能、ユーザー数、セキュリティレベルなどを考慮して、最適なプランを選択してください。

ステップ3:アカウント作成

プランを選択したら、サービスのウェブサイトでアカウントを作成します。企業名、担当部署、担当者、連絡先などの企業情報を登録しましょう。サービスの申し込みは、通常数分で完了します。アカウント作成後、基本的な設定を行うためのダッシュボードサイトにアクセスできるようになります。

ステップ4:設定

サービスサイトから、利用を開始するための初期設定を行います。電話番号の取得、内線グループの登録、発信電話番号の設定などが必要です。多くの場合、簡単なインターフェースが用意されているため、技術的な知識がなくても自力で設定できるでしょう。

ステップ5:ユーザー追加

次に、必要なユーザーアカウントを追加し、それぞれの権限を設定します。具体的には、該当ユーザーが利用できるオプション機能（通話録音、不在設定、IVR設定、コールセンター機能設定など）の割り当てを行います。

ステップ6:トレーニング

クラウドPBX導入後は、社員へのトレーニングが必要です。多くのクラウドPBXサービスは、ユーザー向けのガイドやサポート資料を提供しているため、スムーズに利用を開始できます。

ステップ7:運用開始

いよいよ運用開始です。クラウドPBXを活用して効率的に業務を進めましょう。

この記事では、PBXの導入プロセスとその詳細について解説しました。以前はPBXといえばオンプレミス型やIP-PBX型が主流でしたが、昨今はクラウド技術とインターネット環境が飛躍的に向上したことで、多くの企業でクラウドPBXの導入が進んでいます。オンプレミス型PBXやIP-PBXと比べて導入が容易で、ITに詳しくない場合でも短期間でスタートできる点がクラウドPBXの大きなメリットです。

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