クラウド電話とは？導入メリットやIP-PBXとの違いをサクッと解説

近年、従来の企業における電話システムに代わる新しい仕組みとしてクラウド電話が注目を集めています。リモートワークやサテライトオフィス、スマートフォンの社用利用などのニーズに伴い、電話システムをクラウド化する動きが潮流となっています。

クラウド電話は、従来のPBXでは対応が難しい課題をクラウドで解決し、コスト削減や柔軟な運用が可能となります。

本記事では、クラウド電話の仕組みやメリット、従来型PBXとの違いをわかりやすく解説し、導入時のポイントもご紹介します。

クラウド電話とは？基本の仕組みと特徴

クラウド電話は、従来の電話システムに代わる新しい通信手段として注目されています。ここでは、その仕組みや特徴、導入のメリットなどを解説します。

クラウド電話とは

クラウド電話とは、インターネット上のサーバーを通じて通話機能を提供する電話システムです。物理的な交換機や専用ハードウェアが不要なため、初期コストを抑えたうえで導入できます。複数拠点での利用も可能で、拠点間の内線通話を効率化し、スムーズな業務連携を実現します。

クラウド電話の主な機能

• 内線通話：外線を使わずに社内間で通話する
• 転送機能：通話をほかの内線や外線に転送する
• 保留機能：通話中の保留
• 自動応答（IVR）：キー操作で自動的に担当者へ接続する
• 発信者番号表示：発信者の番号を表示し、効率的な対応を実現
• 留守番機能：不在時の自動応答とメッセージを録音する

クラウド電話を導入するメリット・デメリット

クラウド電話の導入には多くのメリットがありますが、事前に理解しておくべきデメリットも存在します。ここでは、導入によって得られる利点と注意点を詳しく解説します。

クラウド電話を導入するメリット

場所を選ばない柔軟な働き方を実現

クラウド電話はインターネット環境があれば、場所を問わずに会社の代表番号で発着信が可能です。在宅勤務や外出先からでも個人のスマートフォンで対応できるため、電話の取り次ぎ業務の負担が大幅に軽減されます。

導入・運用コストの削減

物理的な交換機や配線工事が不要なため、従来のビジネスフォンに比べて初期費用を大幅に削減できます。また、電話番号の追加や設定変更もブラウザ上で簡単に行えるため、管理の手間やコストも抑えられます。オフィスの移転やレイアウト変更にも柔軟に対応可能です。

BCP（事業継続計画）対策に有効

クラウド電話は、物理的な機器を社内に置かないため、地震や水害といった自然災害時にも電話システムが破損するリスクを低減できます。インターネット環境が復旧すれば速やかに電話業務を再開できるため、BCP対策としても非常に有効です。

クラウド電話のデメリットや注意点

メリットの多いクラウド電話ですが、導入前にいくつか注意すべき点があります。

通信環境により通話品質が低下する恐れがある

インターネット回線を利用するため、通信環境が不安定な場合は通話品質が低下する可能性があります。安定した通信環境を確保するか、通話品質保証のあるサービスを選ぶことが重要です。

セキュリティ対策が不可欠

クラウド上にデータを保存するため、セキュリティリスクへの対策が欠かせません。通信の暗号化や二段階認証といった機能を備えた、信頼性の高いベンダーを選ぶようにしましょう。多くの場合、ベンダー側で厳格なセキュリティ対策が施されているため、事前にセキュリティポリシーを確認することをおすすめします。

クラウド電話とIP-PBXの違い

クラウド電話とよく比較されるものにIP-PBXがあります。どちらもインターネットを利用する点は同じですが、仕組みやコスト、拡張性に違いがあります。しかし、両者は通話を管理する仕組みが異なり、IP-PBXでは一般的に物理的な機器の設置が必要です。クラウド電話とIP-PBXの主な違いを以下の表にまとめました。

クラウド電話とIP-PBXの違い

クラウド電話は、拡張性の高さと導入コストの安さが特徴で、迅速な拠点展開が可能です。

一方で、月々の利用量に対して課金されるケースが多く、台数によっては運用コストが高くなるケースもあります。

IP-PBXは、通話品質やセキュリティ面での安定性に優れており、長期的な運用コストが低いという利点がありますが、初期費用が高額で、拡張性に制約があります。

注意点としては、どちらもインターネット回線の品質に依存するため、安定した通信を確保するための対策が必要です。

クラウド電話で解決できる課題

クラウド電話の導入により、以下のような従来型のビジネスフォンの課題を解決できる可能性があります。

コスト削減

初期投資や設備メンテナンスのコストを大幅に削減できます。月額利用料のみで運用でき、柔軟な料金プランが用意されています。

リモートワーク対応

どこからでも内線通話が可能なため、在宅勤務や外出先からの業務もスムーズに進められます。業務効率が向上し、従業員の働き方改革が進むでしょう。

拠点展開の迅速化

新しい拠点の開設時にも、クラウド電話であれば短期間で通信環境を整備できます。追加の設備投資も最小限で済むため、ビジネスの拡大に対応しやすくなるはずです。

内線管理の煩雑さを解消

従来型のPBXでは、内線設定の管理が複雑でしたが、クラウド電話ではシステム内で一括管理が可能です。管理負担が軽減され、ほかの業務にリソースを集中できます。

企業のDX推進におけるクラウド電話の役割

クラウド電話は、企業のDX推進を支える重要な要素です。通信インフラのデジタル化により、業務フローが効率化され、迅速な意思決定が可能となります。

また、ほかのITシステムやIoTとの連携も容易なため、さらなる業務の自動化や最適化が期待できます。

クラウド電話を選ぶポイント

クラウド電話を導入する際は、機能や対応力、コスト面など、さまざまな観点から選定することが大切です。ここでは、特に重要なポイントを紹介します。

機能の充実度

内線通話、転送機能、IVR（自動応答）、発信者番号表示、留守番機能など、基本的な機能が網羅されているかを確認しましょう。

対応可能な業務範囲

業務内容に適した機能が備わっていることも重要な選定ポイントです。リモートワークや多拠点間での通話は可能か、スマートフォンやパソコンなど複数のデバイスと連携できるかを確認しましょう。

セキュリティ対応

クラウド電話はセキュリティ面で懸念が残るため、通信データの暗号化や二段階認証の有無といったセキュリティ対策の充実度も確認する必要があります。特に、企業データを扱う場合、ISO27001(ISMS認証)などのセキュリティ認証を取得しているサービスが安心です。

費用対効果

月額利用料だけではなく、通話料金やオプション料金などの運用コストも確認し、長期的な費用対効果を検討しましょう。必要に応じた拡張性を持ちつつ、無駄なコストがかからないように、コストパフォーマンスが優れたサービスを選ぶことが大切です。

拡張性

クラウド電話は、企業の成長や業務の変化、事業の拡大などに応じて、端末数や拠点数を簡単に追加・削除できる点も大きなメリットですが、対応可能な台数や拠点数、使用可能な国はサービスによって異なります。想定している拡張性を担保しているサービスかもしっかりチェックしましょう。

クラウド電話は、コスト削減や柔軟な運用が可能な新しい電話システムです。迅速に導入でき、リモートワークや多拠点運営にも適しています。従来のPBXとの違いや選定のポイントを踏まえ、自社に最適なクラウド電話の導入を検討してみましょう。

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