企業の固定電話で実現する着信拒否設定とは？迷惑電話対策に役立つ各種機能を解説

企業の固定電話に届く迷惑電話へ対応するには、着信拒否の設定が必要です。特に営業時間中の不要な着信は、従業員の作業を中断させ、業務効率を著しく低下させる原因となります。

しかし、非常に多くの番号から着信がある場合、一つひとつ内容を確認して着信拒否設定するには非常に労力がかかります。

そこで役立つのが、クラウド型IVRの各種機能です。最新のクラウド型IVRには、迷惑電話対策に役立つ高度な機能が搭載されています。

本記事では、固定電話の一般的な着信拒否の方法から、IVRによる着信振り分けやブラックリスト・通話記録機能などクラウド型IVRを活用した迷惑電話対策方法までご紹介します。

1.固定電話で迷惑電話を着信拒否する方法

固定電話にかかってくる迷惑電話を拒否するには、主に4つの方法があります。それぞれ特徴が異なるため、自社の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。

通信事業者の着信拒否サービスを利用する

NTTをはじめとする通信事業者は、オプションサービスとして迷惑電話の着信拒否サービスを提供しています。

かかってきた迷惑電話の番号を登録することで、以降同じ番号からの着信を自動的に拒否できます。サービスの利用には月額料金がかかる場合がほとんどですが、確実に特定の番号をブロックしたい場合に有効です。

代表的なサービスとして、NTT東日本・西日本の例をご紹介します。

※「ナンバー・リクエスト」を利用するには、ナンバー・ディスプレイの契約が必要です。

電話機の迷惑電話機能を活用する

最近のビジネスフォンには、迷惑電話対策機能が標準で搭載されている機種が多くあります。

特定の番号からの着信を拒否する「番号指定拒否」や、非通知の電話を拒否する「非通知拒否」など、電話機本体の設定だけで手軽に対策できるのがメリットです。

国際電話のサービス停止手続きをする

海外からの迷惑電話や営業電話に悩まされている場合は、国際電話の着信自体を停止するのも一つの手です。

利用している通信事業者に連絡し「国際電話不取扱受付センター」などを通じて手続きを行うことで、海外からの電話をまとめてブロックできます。

NTTの場合は、以下の窓口から利用休止手続きが可能です。

問い合わせ先

• NTT東日本：0120-325-263（特殊詐欺・迷惑電話対策センタ）
• NTT西日本： 0120-931-965（NTT西日本特殊詐欺対策ダイヤル）

参照：特殊詐欺犯罪の防止に向けた国際電話の利用休止の一元受付などの取り組みについて｜NTT東日本

海外とのやり取りが一切ないのであれば、効果的な対策といえるでしょう。

国際電話の拒否設定についての詳細は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：国際電話を着信拒否するには？「+1」など海外番号の拒否設定と注意点

クラウド型IVRサービスを利用する

クラウド型IVR（自動音声応答システム）サービスを利用して、迷惑電話をフィルタリングする方法も非常に効果的です。IVRとは、かかってきた電話に自動音声で対応し、発信者の用件に応じて電話を振り分ける仕組みです。

着信時に「ご用件に応じて番号を押してください」といった自動音声を流すことで、ランダムに電話をかけるプログラムによる営業電話などを自動的にシャットアウトできます。

番号を都度登録する手間なく、対応する前に不要な着信を排除できるため、より根本的な解決策といえます。

2.迷惑電話対策に役立つクラウド型IVRの主な機能

クラウド型IVRには、固定電話での着信拒否に活用できる多様な機能が搭載されています。

機能を適切に組み合わせることで、効果的な迷惑電話対策を行えます。

IVRによる着信振り分け

IVRを活用することで着信時に自動音声で応答し、番号入力などの操作を求めることで、自動発信による迷惑電話を効果的に防げます。「お取引内容に応じて番号を押してください」という案内を設定すれば、機械的な発信もブロックできます。

営業時間外には別の案内を流すなど、時間帯や曜日によって異なる応答パターンを設定することも可能です。

ホワイトリスト機能

ホワイトリスト機能とは、特定の電話番号をあらかじめ登録しておくことで、自動音声ガイダンスをスキップし、直接担当者へ電話をつなげられる機能のことです。

重要な顧客や取引先、社内の役員など、すぐに対応したい相手からの電話番号を登録しておけば、直接担当者へ電話をつなげられます。

ホワイトリスト機能を活用すれば、「迷惑電話はしっかりブロックしつつ、大切な電話は逃さない」という、ビジネス上理想的な状態を実現できます。

ホワイトリスト機能についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：IVRy（アイブリー）のホワイトリスト機能とは？設定方法や活用事例を紹介

ブラックリスト機能

ブラックリスト機能は、迷惑電話や不審な番号からの着信を自動的にブロックする機能です。

一度迷惑電話と判断した番号は、管理画面からすぐにブラックリストへ追加できます。

特定の番号パターンやエリアコードでの一括設定もできるため、より包括的な着信制御を実現します。業務時間外の営業電話や特定の地域からの不審な電話などに対しても、効果的なブロックが可能です。

AI電話代行機能

クラウド型IVRには、AIの対話による一次対応が可能な「AI電話代行機能」が搭載されているサービスもあります。

決められた案内が流れる音声ガイダンスとは異なり、AIが発信者の用件をヒアリングし、内容を担当者に通知します。

これにより、営業電話や不要な問い合わせに対してはAIが自動で対応を完了させ、本当に必要な電話だけに対応することが可能です。

通話記録と分析

サービスによっては、着信履歴を詳細に記録して分析する機能が備わっているものもあります。着信時刻や通話時間、発信元番号などの基本情報を記録し、迷惑電話の傾向分析や対策の効果測定に活用できます。

着信拒否設定の最適化に役立つほか、正当な着信の傾向分析にも活用できるため、顧客対応の改善にも貢献します。

3.クラウド型IVRを活用した迷惑電話対策の運用上の注意点

クラウド型IVRの着信拒否機能は効果的な迷惑電話対策となりますが、実際の運用では注意が必要な点もあります。ここでは、各機能を使用する際の課題と具体的な対処方法について解説します。

IVRの案内は「シンプルでわかりやすく」を徹底する

IVRの設定が複雑になりすぎると、正当な着信者に負担をかけてしまうおそれがあります。メニュー階層は3段階以内に抑え、明確な案内メッセージを使用することがおすすめです。

業務時間内外で異なる設定を使用する場合は、切り替えタイミングと内容を慎重に検討する必要があります。特に、重要な取引先に対しては、IVRを通さずに受電できるようにするなど、代替手段を提供することも考えるべきです。

ホワイトリストも活用する

迷惑電話対策としてIVRを導入する際、重要な顧客からの電話まで自動音声で対応するのは避けたいというケースもあるでしょう。そこで役立つのがホワイトリスト機能です。

登録した電話番号からの着信だけIVRの自動音声をスキップし、直接担当者につなぐことができます。大切な顧客からの電話をスムーズに受けられるため、顧客対応と迷惑電話対策を両立できます。

ブラックリストは「登録ルール」を明確にする

誤って重要な番号をブロックしてしまうリスクに注意しましょう。特に、複数の担当者がブラックリストを管理する場合、登録基準と確認プロセスの統一が求められます。

一時的なブロック機能を活用し、完全な遮断を行う前に試行期間を設けることも有効です。ブラックリストに追加する際は、必ず履歴を残し、定期的な見直しを行うことで誤登録による問題を最小限に抑えられます。

迷惑電話対策に成功した企業のアイブリー活用事例

実際に「アイブリー」を導入し、迷惑電話に対応した事例をご紹介します。

1日20件の迷惑電話がゼロに！靴やカバンの修理店「プラスワン」の事例

靴やカバンの修理店「プラスワン」を運営する株式会社リトランスでは、かつては1日に20件もの迷惑電話や営業電話に悩まされ、その都度スタッフの作業が中断してしまうという課題を抱えていました。

そこで「アイブリー」を導入することで、スタッフが直接電話を受けることはゼロに。自動応答サービスが一次対応を自動で行うことで迷惑電話を受けることはなくなり、お客様からのお問い合わせにはSMSや録音機能を活用して、必要な要件のみに対応できるようになりました。

結果として、本来の修理業務や接客に集中できるようになり、生産性の向上にもつながっています。

【導入事例】1日20件の迷惑電話がゼロに！アイブリーで業務に集中できる環境を実現

営業電話を90%削減「株式会社Oxxx」の事例

幼児向けの冷凍宅配サービス「mogumo」を運営する株式会社Oxxxでは、1日にかかってくる電話のうち半数以上が営業電話であり、その対応で業務がたびたび中断することに課題を感じていました。

「アイブリー」導入後、顧客からの電話はフリーダイヤルへ、営業電話は問い合わせ用のメールアドレスへ案内を分けることで、必要な電話だけを受けられるようにしました。

結果、かかってくる営業電話の9割を削減することに成功。スタッフは電話対応のストレスから解放され、本来の業務に集中できる環境を実現しています。

【導入事例】自動応答でお客様からの電話はカスタマーサポートへ案内。営業電話も9割削減し業務効率化が実現

営業電話を95%以上カット！和食割烹「室町 三谷屋」の事例

東京都日本橋の和食割烹「室町 三谷屋」では、繁忙期には1日50件を超える電話があり、特に料理の仕込み中に作業を中断して対応することにストレスを感じていました。

「アイブリー」導入後は、新規の営業電話はAIが一次対応するように設定。これにより、ほとんどの営業電話は一次対応の時点でで切れるようになり、スタッフが直接対応する必要がなくなりました。

結果として95%以上の営業電話をカットし、1カ月で数十時間もの業務時間を創出。調理や接客といったコア業務に集中できるようになり、生産性向上につながっています。

【導入事例】1日50件超の電話も。AI電話代行によりコア業務に集中できるように

迷惑電話対策にはアイブリー

海外からの迷惑電話は着信拒否や迷惑電話防止サービスを利用することで、ある程度は防げるかもしれません。しかし、どちらの方法も登録できる電話番号に上限があり、完全に迷惑電話を防ぐことは難しいのが現状です。

そこで、迷惑電話対策に悩んでいる方に、ぜひ検討していただきたいのが「アイブリー」です。

完全無料で始められる対話型音声AIサービス「アイブリー」は、知らない電話番号の自動応答や留守電の文字起こしなど、迷惑電話対策に関するさまざまな機能を備えています。

アカウント登録から利用開始までは最短5分、完全無料でお試しいただけます！ぜひ「アイブリー」をご検討ください。