クラウドPBXの電話転送機能とは？外線・内線をスマホに転送して業務効率化を図ろう

「自社の電話転送に課題がある」「より効率的に転送機能を使えるのでは」と、考えている企業担当者の方もいるのではないでしょうか。クラウドPBXの転送機能を活用すれば、業務の効率化がはかれるとともに、顧客満足度の向上にもつながります。

今回は、クラウドPBXについて、導入のメリットや転送機能の特徴を解説します。電話応答に課題を抱えている企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは？

クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを設置することで、インターネット回線に接続して電話機能を利用できるオフィス向けのサービスです。

PBXはPrivate Branch eXchangeの略で、電話交換機や主装置を指します。社内外の通話をコントロールする主装置として従来は電話回線を使用していましたが、クラウドPBXの場合はクラウド上に設置するため、場所を問わない電話環境が実現します。

ここからは、クラウドPBXでできることや導入するメリットについて詳しくチェックしていきましょう。

クラウドPBXでできること

インターネット接続のため、社外にいても会社の固定電話番号を使った発着信が可能です。スマートフォンやタブレットなどをインターネット経由で主装置に接続することで、テレワークや出張先でも会社の代表番号を使えるほか、別拠点にいる社員同士の内線通話も無料となります。

ほかにも、自動音声で一次対応するIVR機能や、クラウドサーバーに通話内容を録音する機能なども使用できます。

クラウドPBX導入のメリット

コスト面では、初期費用とランニングコストの両方を削減可能です。拠点ごとにPBXを設置しないため、機器の購入や設置工事にかかる初期費用を抑えられます。あわせて、別拠点にいる社員同士の内線が無料なので、通話料を削減できる点も特徴です。

また、スマートフォンやタブレットを内線化することで、受電した外線を社外にいる担当者へそのまま転送でき、業務の効率化が期待できます。ほかにも、事業拡大に応じて機能を拡張できる点や、どこからでもアクセスできる柔軟性も魅力です。

企業が災害や事故などにあった際のBCP（事業継続計画）対策においても、クラウドPBXなら、インターネット上のPBXが存続していれば使用できるため適しています。

クラウドPBXにおける電話転送機能：種類と導入効果

クラウドPBXにおける電話転送機能には、外線転送・内線転送・スマホ転送の3種類があります。機能や主な導入効果は、以下をご覧ください。

ここからは、それぞれの機能とメリットについて詳しく見ていくとともに、電話転送を応用した機能もチェックしていきましょう。

外線転送機能：機会損失の低減と顧客対応力強化

外線転送機能は、外線を社外の固定電話や携帯電話などに転送する機能で、機会損失の低減や顧客対応力の強化に有効です。

例えば、顧客や取引先から外線電話がかかってきた際、担当者が移動中もしくは出張先にいて社内に不在であっても、携帯電話に転送できます。これにより、担当者がすぐにやり取りできるため柔軟な対応につながり、顧客を待たせず満足度の向上につながります。

また、自動転送機能を使うことで、営業時間外にかかってきた電話の対応もれをなくし、機会損失を防ぐことにも効果的です。留守番電話の場合はメッセージを受け取るだけですが、転送の場合はその場でほかの回線にまわすため、迅速かつ柔軟な対応が可能となります。

内線転送機能：シームレスな社内コミュニケーションを実現

内線転送機能とは、社内でつながっている電話をほかの内線番号に転送する機能で、スムーズな社内コミュニケーションを実現するために効果を発揮します。

例えば、部署内で情報共有が必要となった際や、複数拠点間で連携する場合に有効です。クラウドPBXの場合は、同じオフィスでなく拠点が離れていても内線転送が無料で可能となるため、連携強化とコスト削減に効果的です。

また、問い合わせ時に社内の担当者が不在の場合も、外部の担当者に内線転送でスムーズにつなぐことができます。

内線転送機能を駆使すれば、社内での迅速な情報伝達につながり、業務効率化やチームワークの向上なども期待できる点がメリットです。

スマホ転送機能：テレワーク推進と柔軟な働き方への対応

外線や内線に関わらず、入電をスマートフォンや携帯電話に転送する機能です。スマートフォンやタブレットへの転送が可能なため、場所を問わず取り次ぎができます。

テレワークや在宅勤務、移動中の電話応答など、オフィス以外で通話が必要なシーンは多々あるでしょう。スマートフォンに転送することによって、場所を選ばない柔軟な働き方が可能となり、ワークライフバランスの向上につながります。また、テレワークでもオフィスと遜色なく電話を使えることで、生産性の向上にも効果的です。

ただし、スマホ転送機能を利用する場合、セキュリティの確保や通話品質の維持に努めなければなりません。ログイン情報の漏えいやデバイスのマルウェア感染などがないよう、セキュリティ機能の高いクラウドPBXを選ぶことが重要です。

電話転送機能の応用：グループ着信と転送ルールの一括管理

電話転送機能は、グループ着信や転送ルールの一括管理といった応用的な使い方もできます。活用する機能やメリットをチェックしていきましょう。

グループ着信

グループ着信とは、番号ごとに複数の電話機をグループ化し、着信を分配する機能です。外部からかかってきた電話に対して、一つの端末だけでなく設定したグループ全体に一斉着信されます。

部署やチームごとに受電するので、電話の取り次ぎ工数を削減できます。また、スムーズに担当部署へつながるため、顧客サポートの効率化にも有効です。

転送ルールの一括管理　

複数の転送ルールを設定し、一括管理する機能です。

クラウドPBXの転送ルールは、WEB上の管理画面から設定できます。業務内容や部署ごとにルールを設定すると、スムーズな対応が可能です。

クラウドPBXの電話転送機能で業務効率化と生産性向上を

クラウドPBXの電話転送機能を利用することで、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

従来のPBXとは違い、離れた拠点やテレワーク時のスマートフォンなどにも外線や内線の転送が可能です。オフィス内にいなくても転送電話を受けられ、柔軟な対応や部署間での連携強化ができるため、業務が効率的にまわり顧客満足度の向上にもつながります。

自社の電話応答や業務の効率化に課題を抱えている企業担当者の方は、ぜひクラウドPBXの導入を検討してみてください。

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