個人事業主必見！スマホの電話対応で顧客管理をする方法

仕事とプライベートのスマホを共用している方も多いと思いますが、顧客の数が増えてくると電話帳の管理も難しくなってくるのではないでしょうか。とはいっても仕事用にもう1つスマホを導入するにもコストがかかりますし、高額な電話帳管理サービスを導入するのも悩ましいですよね。今回はそんな悩みを解決する、IVRyを利用してスマホの電話対応でも顧客管理をする方法について、解説します。

IVRyアプリを使ってスマホで電話対応しながら顧客管理

IVRyアプリとは、ビジネスに必要な機能が網羅されている電話自動応答アプリです。電話帳はクラウド上に保存され、PCからでも管理をすることができますし、社員同士で共有することも可能です。さらに、全ての通話は録音・保存されており、大事なことはメモに残せる機能もあります。この電話履歴はCSVファイルでいつでもダウンロードすることができるので、分析やマーケティングにも応用できます。

IVRyでは電話番号ごとに通話の履歴が残りますし、メモも社内で共有できます。用件ごとに担当者を決めれば、その担当者へ直接転送する設定も可能です。また、担当者は複数指定ができるので、お得意様や取引先などの管理にも便利です。転送先は、日時や曜日ごとに変更もできます。

一方、しつこい迷惑電話にはブラックリスト機能を使えば、自動音声を流してそのまま通話を終了させることもできます。

IVRyアプリでできること

IVRyアプリは自動応答ツールも完備しています。電話をかけるとAIによる音声ガイダンスが流れ、「〇〇の問い合わせは1番をプッシュしてください…」などといったような着信フローで顧客を誘導できるため、目的に合った部署・担当者へ直に電話を転送させることができます。営業時間の問い合わせなど、簡単な内容ならそのまま自動応答をしたり、予約の確認・変更なら予約専用URLをSMSで案内したり、お店への行き方なら位置情報をSMSで送信することもできます。

また、音声ガイダンスを通さず、すぐに特定の担当者へつなぎたい電話などには、ホワイトリスト機能をご活用していただけると、指定した電話番号から電話が来たら、音声ガイダンスを流さずに直接担当者へ電話をつなぐことが可能です。

もし、直接電話をつないだのに、電話に出られなかったら？そういった場合には、着信があったことを通知でお知らせします。通知機能はIVRyアプリだけでなく、メールやLINE、Slackなど様々なものに対応。これを使えば、不在着信を見落としてしまうこともなくなるはずです。また、電話を受けられる人が複数いるならば、1つの電話番号で同時に複数の着信を受けることもできます。

IVRyアプリを使うには？

IVRyアプリを使うには、アカウント登録が必要です。クレジットカードをお持ちの方は、最短5分で稼働できます。今使っているスマホやPCでそのまま発着信ができるので、電話機を新たに購入したり、開通工事も不要です。今お持ちの電話番号はそのまま使うことも可能ですし、新規電話番号の取得をすることもできます。また、フリーダイヤルの番号を取得することもできます。

利用料は月額基本使用料が3,300円（税込）で、別途通話料、電話番号維持費がかかりますが、全ての機能が最初から込みで3,300円なので、機能を追加するために課金されるようなことはありません。まずは1ヶ月無料でお試しください！