【2024年最新版】整体院でのおすすめ顧客管理ツールを紹介！選び方やメリットを解説

整体院向けの顧客管理システムとは、予約受付やカルテ情報を管理し、レジ機能も有したシステムを言います。従来は紙ベースで行っていた予約やカルテ管理も、近年ではペーパーレス化が進み、より効率化されています。

この記事では、整体院でのおすすめ顧客管理ツールを紹介するとともに、選び方やメリットを解説します。

顧客管理ツールとは

顧客管理ツールとは、顧客情報を管理するツールを言います。具体的には、顧客の氏名、年齢、性別、住所、電話番号、予約履歴、来店履歴、購入履歴、電話履歴といった情報を管理でき、使いこなすことで一人ひとりの好みやタイプに合わせたきめ細かい対応ができます。

整体院における顧客管理

整体院における顧客管理では、基本的な顧客情報の他に、施術履歴、理想的な来院頻度、施術の上で注意すべきこと、避けるべきこと、顧客との会話の内容など、細かいことをメモとして残せるようなツールがあると良いでしょう。

整体院でも顧客管理ツール導入が進んでいる理由

ペーパーレス化の推進

整体院では顧客情報を紙カルテに書き込むことで管理していました。しかし紙カルテでは、書くのも探すのも、管理するにも時間がかかります。

そこでペーパーレス化が推進され、作業効率がアップするようになりました。現在では、多くの整体院で顧客管理ツール導入が進んでいます。

競合の増加による差別化

インターネットの普及に伴い、顧客はたくさんの店舗を比較検討できるようになりました。これはつまり、競合の増加を意味しており、勝ち抜くには差別化が必要です。

そこで差別化の一つの手段として顧客管理ツールを活用し、ひとりひとりの顧客に丁寧に対応したり、細かいアフターフォローを提供する方法が考えられました。

整体院で顧客管理ツールを導入するメリット

効率化による業務負担軽減

顧客管理ツールを導入すると、これまで紙の資料に費やしていた時間が短縮され、業務負担が軽減されます。接客や施術の内容など、様々な対応をカルテに紐づけることが簡単になり、後から振り返るのにも手間がかかりません。

新規顧客から予約が入ると、自動的に新規カルテが作られ、予約管理システムと連動します。電話で情報を聞いてカルテを作って…といった手間が不要です 。

顧客体験向上や満足度の向上につながる

顧客管理システムがあれば、顧客の要望や性格、趣味、特徴などを記録しておくことができます。こうした情報を運営に生かしたり、顧客の次回来院時につなげることができれば、顧客満足度の向上につながるでしょう。

顧客管理システムの中には、自社専用HPやアプリを作れるものもあります。これらは顧客の満足度を向上させるのに有効と言われており、自社の最新情報や特典を積極的にアピールすることができます。

顧客情報の見える化による分析

顧客管理ツールを導入することで、どんな時期にどんな客層の来院が多いのか、といった細かい分析をすることが可能になります。

予約が少ない時間帯にはリピーター限定で割引をするなどの施策を取り入れたり、多くの顧客が不満に感じていることは改善を目指すことで、売上アップも期待できるでしょう。

顧客管理ツールの選び方

使いやすさ

顧客管理ツールを選ぶには、使いやすさを重視するのが良いでしょう。せっかく顧客管理ツールを導入しても、スタッフが使うのに手間取ったり、慣れるのに時間がかかるようなツールはおすすめできません。

実際にツールのデモなどを試してみて、検討しましょう。

導入のしやすさ

顧客管理ツールを導入する際に、導入しやすいかどうかも大きなポイントになります。ばく大な費用が必要なものや、大掛かりな工事が必要となると、普段の運営にも支障が出ますので、慎重に考える必要があります。

店舗の課題が解決できるか

顧客管理ツールを導入したときに、店舗の課題が解決できるかどうか、も想像してみましょう。かえって手間が増えたり、余計なコストがかかるようであれば、無理に導入する必要はありません。導入するのであれば適切なツールを選択するのが良いでしょう。

整体院におすすめの顧客管理ツール5選

整体院における顧客管理ツールには、大きく分けて、カルテ管理・予約管理・電話帳管理に特化した3種類があります。どれをメインに考えるかによって、選ぶべきツールも異なるので、どのツールがふさわしいかよく検討しましょう。

おすすめカルテ管理ツール

整体・鍼灸Pro.21

整体院や鍼灸院、カイロプラクティック、ジムサロンなどに広く対応している「整体・鍼灸Pro.21」は、カルテ管理を中心に予約管理や売上管理など便利な機能をたくさん活用することができます。

中でも人体図やサイクル、グラフなど、業界に便利な機能があることから、一般的なカルテ管理ツールよりも顧客に寄り添う対応に生かせるでしょう。

3Karte

スリーズプロ社による「3Karte」は、問診票のデータだけでなく、写真などのデータを取り込むこともでき、詳細なカルテを保管できるツールです。パソコン・スマホ・タブレットどの端末からでもアクセスでき、手書きで文字を入力したり、音声入力することもできるなど、次世代型カルテ管理ツールと言えるでしょう。

おすすめ予約管理ツール

Square予約

予約管理ツールのSquareは、予約サイトを作成したりアプリで予約管理ができるようになるツールです。多店舗管理やGoogle連携、キャンセル料徴収などの追加機能もあり、予約を強力にできます。

顧客管理機能や従業員管理機能、決済機能も完備しているので、これ一つあれば整体院を運営するのがとてもラクになるでしょう。

LINE予約 RE:RE

RE:REは、メッセージアプリのLINEを通じて予約ができるようになるツールです。顧客とコミュニケーションを取ることもできるなど、LINEらしいシステムになっています。

外部の予約サイトと自動的に連携ができるなど、すでにWEB予約を導入している整体院にもおすすめです。顧客管理・カルテ管理ツールも完備しています。

おすすめ電話帳管理ツール

IVRy（アイブリー）

電話自動応答サービスIVRyは、顧客情報など電話帳を管理することが可能です。

通話内容の自動録音や、受電メモを残すことができるので、過去のやりとりがあやふやになりがちな電話での情報をしっかりと管理することができます。

電話がかかってくると、電話番号から顧客情報を瞬時に検索。電話中にメモを取ったり、お得意様からの電話は担当者へ直接転送するなど、様々な使い方が可能です。

また、WEB予約を活用していても、電話による予約や変更・確認が多くて悩んでいるなら、自動対応にすることで普段の業務を効率化し、ひとりひとりの顧客に集中して接客することができます。

電話による対応が多い企業には特におすすめです。

IVRyの詳細はこちら

まとめ

顧客管理ツールを導入することで、業務を効率化しながらコストを削減することが可能です。ツールを選ぶ際は、店舗の課題が解決できるか、使いやすさはどうか、導入のしやすさはどうか、といった点をチェックしましょう。

顧客満足度の向上につながるかどうかも重要です。

電話自動応答サービスIVRyは、電話の顧客管理を楽にするだけでなく、全ての電話を自動で一次対応するので、顧客から「電話がつながらない」というクレームが来るのを防ぐことができます。

予約専用WEBサイトへ誘導したり、FAQを送信するなど、使い方は自由自在。

整体院の電話顧客管理を楽にするIVRy、ぜひお試しください！