営業電話のストレスが激減！自動音声応答システム（IVR）の活用法と選び方

近年、企業への営業電話や迷惑電話の増加が深刻な問題となっています。それらの電話に応対することで、業務の生産性が低下し、従業員のストレスが増加するケースも少なくありません。

本記事では、営業電話がもたらす悪影響と、その対策として導入されている自動音声応答システム（IVR）の活用や選び方について詳しく解説します。

営業電話が企業にもたらす悪影響とは

1. 業務効率や生産性の低下

頻繁にかかってくる営業電話は、従業員の作業を中断させ、集中力を低下させます。営業電話が多い企業や部署では、重要な業務を進める時間が削られ、全体の生産性にも悪影響を及ぼします。

2. 従業員のストレス増加

営業電話への対応は、多くの従業員にとって精神的な負担となります。特に、執拗な勧誘や強引な営業が続くと、ストレスが蓄積され、業務への意欲低下や職場環境の悪化を引き起こす恐れがあります。

3. 重要な電話の取りこぼし

営業電話や迷惑電話が多いと、本来対応すべき重要な顧客や取引先からの電話を取りこぼすリスクが高まります。また、緊急性の高い電話に対応できないことで、機会損失や取引先との信頼関係が悪化する可能性もあります。

営業電話対策に活用できる自動音声応答（IVR）とは？

自動音声応答（IVR：Interactive Voice Response）とは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、問い合わせの内容に応じて適切な対応を自動で行うシステムです。事前に録音された音声やAIによる合成音声を用いて選択肢を提示し、ルールに基づいた適切な対応を自動で行います。

自動音声応答（IVR）の導入により、営業電話のフィルタリング、問い合わせ内容に応じた担当者への自動転送、FAQに基づいた自動応答などが可能になります。

これにより、従業員は営業電話や迷惑電話への対応から解放され、本来の業務に集中できる環境が整います。

実際にどのように対応されるのか知りたい方は、無料で体験してみてはいかがでしょう。次のボタンから「0800-170-8378」に発信すると、電話をかける側としてIVRyの迷惑電話対策機能を気軽に体験いただけます。フリーダイヤルなので、通話料は無料です。

発信後、音声ガイダンスに従って体験したい機能の番号を押してください。

営業電話対策に自動音声応答（IVR）が有効な理由

ブラックリスト機能による着信拒否

自動音声応答（IVR）には、特定の電話番号をブラックリストに登録して着信を拒否する機能があります。同じ業者から繰り返し営業電話を受ける企業にとって、ブラックリスト機能は不要な電話対応時間を削減し、業務効率を向上させる上で非常に効果的です。

自動音声による一貫した対応

営業電話の多くは、担当者の情報引き出しや経営層への取り次ぎなど、有人対応を前提とした交渉を試みます。しかし、自動音声応答（IVR）はあらかじめ設定された対応フローに従って機械的に応答するため、交渉の余地を与えません。不必要な情報の開示を防げるため、セキュリティ対策としても有効です。

段階的な音声ガイダンス

営業電話は短時間で多くの架電を行うことを目的としているため、自動音声応答（IVR）の段階的なガイダンスが時間的な障壁となり、営業活動の効率を下げる要因となります。これにより、アポイント獲得のノルマを抱える営業担当者は、音声ガイダンスを待つよりも他社へ架電する方が効率的だと判断し、諦める可能性が高くなります。

営業電話対策に自動音声応答（IVR）の選ぶときのポイント

自動音声応答（IVR）はさまざまな企業が提供しており、機能や料金プランも多岐にわたります。自社の課題や目的に合ったサービスを選ぶことが、営業電話対策を成功させる上で重要です。導入前に、以下の4つのポイントを確認しましょう。

1. 目的に合う機能を見極める

まず、どのような営業電話対策が必要かを整理します。現在抱えている課題と自動音声応答（IVR）導入の目的を明確にすることで、必要な機能やオプションが見えてきます。たとえば、以下のような機能・オプションがあります。

2. トータルコストを把握する

自動音声応答（IVR）の導入には、初期費用に加えて、月額利用料、通話料、オプション費用などのランニングコストが発生します。そのため、短期的なコストだけでなく、長期的な運用コストを考慮し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。クラウド型IVRは、オンプレミス型と比べて初期費用が低く、運用コストも抑えやすいため、多くの企業にとって導入しやすい選択肢です。

3. 既存システムとの連携を確認する

自動音声応答（IVR）の導入効果を最大化するうえで、現在利用している電話システム、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）などとの連携も重要なポイントです。連携により、顧客情報の共有や業務プロセスの自動化が可能になり、業務効率のさらなる向上が期待できます。APIやWebhookの対応状況、システムとの互換性や連携実績を確認し、自社に適したサービスを選択してください。

4. セキュリティ対策を確認する

自動音声応答（IVR）を導入する際は、営業電話や迷惑電話対策だけでなく、顧客情報の保護や不正アクセスの防止にも注意が必要です。通話データや顧客情報の暗号化、アクセス制限、多要素認証による不正ログイン防止などのセキュリティ対策があると安心です。また、ISO 27001、SOC 2などの認証取得の有無も確認し、信頼性の高いサービスを選びましょう。

知っておきたい自動音声・ロボコール・オートコールの違い

自動音声システムには、「自動音声」「ロボコール」「オートコール」などの異なる種類があり、それぞれ目的や用途が異なります。自動音声応答（IVR）を適切に活用するためにも、これらの違いを正しく理解しておきましょう。

自動音声

自動音声とは、録音・合成された音声を自動的に再生するシステムの総称です。IVR、留守番電話、自動アナウンスなどが含まれます。この技術は、顧客からの問い合わせ対応や業務連絡など、さまざまな用途で活用され、企業の業務効率化にや顧客満足度の向上に貢献します。

ロボコール

事前に録音されたメッセージを大量の電話番号に発信するシステムです。多くの場合、受信者の同意なく発信されるため、迷惑電話とみなされることがあります。詐欺や営業勧誘に悪用されるケースも報告されています。

オートコール

企業が顧客に対して、事前に設定したシナリオに基づいて自動発信するシステムです。予約確認、督促、アンケート調査、緊急連絡などの正当な目的で利用されることが多く、適切に活用することで顧客対応の効率を向上できます。

自動音声応答（IVR）なら「IVRy」がおすすめ

「IVRy（アイブリー）」は、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、相手のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の自動音声応答システム（IVR）です。インターネット環境があれば日本全国どこからでも利用でき、月額2,980円から導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

以下の4STEPで簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成できます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を実施しています。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

勤務時間外の電話も自動受付が可能

「IVRy」では、営業時間を設定できる機能があります。電話対応可能な曜日や時間をあらかじめ指定しておくことで、時間外は自動対応に切り替わる機能です。これをうまく活用すれば、勤務時間が終わるとともに自動で音声ガイダンスに切り替わり、電話対応可能な時間をお知らせするか、用件を録音する留守番電話に切り替わります。

どんな業種のどんな用件でも一次対応が可能

「IVRy」は音声ガイダンスやAI電話代行により、電話の一次受付を自動化できます。自動応答用のテキストは日本語、英語、中国語、韓国語で自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

通話はすべて自動録音・文字起こしも可能

「IVRy」ではすべての通話が自動録音され、録音データはクラウド上で安全に管理されています。通話内容をいつでも聞き返せるため、トラブルやクレームが発生した場合にも安心です。

また、オプション機能として、通話音声を自動で文字に起こし、AIを活用して要約する機能も備えています。録音や文字起こしを活用すれば、社内で情報をスムーズに共有でき、ミス防止にも役立ちます。

営業電話・迷惑電話対策をお考えなら、まずは「IVRy」にお問い合わせください。