電話番はもう不要！税理士におすすめの電話代行サービスと導入のメリット

税理士事務所では、電話対応が日々の業務を圧迫する場面が少なくありません。顧客からの電話相談は避けられないものの、そのたびに仕事が中断されると、業務効率や生産性の低下につながることもあります。

この記事では、税理士業務における電話対応の課題を解決する効果的な方法や、おすすめのサービスを紹介します。

税理士業務における電話対応の課題

税理士の日常業務には、税務相談や税務書類の作成をはじめ、税務調査への立ち会い、顧客とのミーティングやコンサルティングなど、多岐にわたる対応が含まれます。その中で、見過ごされがちでありながら、実際には大きな負担となるのが電話対応です。

たとえば、税務書類の作成中に顧客から電話がかかってくると、作業を中断して応対しなければならず、集中力を取り戻して作業を再開するまでに時間がかかることがあります。また、頻繁に電話が鳴ることで、他の重要な業務が後回しになり、結果的に業務全体の進行が遅れることも考えられます。

電話対応の時間が増えることで、業務効率が低下するだけでなく、最終的には顧客サービスの品質にも悪影響を及ぼすことがあります。

こうした背景から、近年では電話対応の負担を軽減するために、電話代行サービスを導入する税理士事務所が増えています。

電話代行サービス導入のメリット

税理士の電話対応における課題を効果的に解決する手段として、電話代行サービスが注目されています。電話代行サービスを導入することで得られる具体的なメリットについて解説します。

業務に集中できる環境が整う

電話代行サービスが電話の一次対応を請け負うことで、必要な電話だけが担当者へ転送されるため、業務に集中できる環境を整備できます。確定申告の時期や決算期などの繁忙期にも、電話による作業の中断が少なくなるため、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。コア業務に集中でき、仕事の質をさらに高めることが可能です。

顧客満足度が向上する

電話代行サービスを導入すれば、税理士や事務員が不在の際でも、顧客からの電話に確実に応答できます。さらに、税務の専門知識を持つオペレーターが適切な初期対応を行い、簡単な質問には即答できる場合もあります。専門的な教育を受けたオペレーターが対応することで、顧客対応の質が高まり、顧客満足度の向上にもつながります。

機会損失を防げる

電話代行サービスを活用すれば、外出中や打ち合わせ中、さらには繁忙期でも、すべての電話を受けることが可能です。安定した電話対応が実現するため、事業の成長にも寄与するでしょう。また、新規顧客からの問い合わせや重要な電話を逃さず対応できるため、ビジネスチャンスの最大化も期待できます。

電話代行サービスを選ぶときの注意点

適切な電話代行サービスを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。ここでは、電話代行サービスを選ぶ際に注意すべきポイントについて解説します。

専門知識を持つオペレーターが在籍する会社を選ぶ

電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターが税務に関する知識と正しいビジネスマナーを理解していることが重要です。税務や会計に対する基本的な理解が不足していると、適切な初期対応ができず、顧客の信頼を損なうリスクがあります。

また、マナー教育を徹底している代行業者を選ぶと、より安心して業務を任せられるでしょう。

セキュリティ対策が万全な会社を選ぶ

税理士事務所では、顧客の個人情報や機密情報を扱うため、ISO認証やPマーク認証を取得しているかを確認し、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。また、情報漏洩リスクを最小限に抑えるために、オペレーターの教育や管理体制が十分に整っているかも確認してください。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことで、外部委託のリスクを最小限にできるでしょう。

対応時間が柔軟な会社を選ぶ

対応時間が事務所のニーズに合っているかも重要な確認ポイントです。たとえば、繁忙期には業務時間外にも重要な電話がかかってくることがあるため、早朝や夜間の対応が可能かを確認しましょう。さらに、24時間対応や週末対応が可能なサービスであれば、急な連絡にも迅速に対応できます。

ただし、時間外対応には割増料金が発生することがあるため、料金体系も確認しておくことが大切です。

契約条件が明確な会社を選ぶ

電話代行業者によって、サービスの対応範囲や解約条件は異なります。初期費用や月額料金、オプションの有無など、契約条件を事前に確認することで、予期せぬトラブルを防ぐことができます。また、最低契約期間がある場合や解約時に違約金が発生する場合もあります。

事務所のニーズが変わったり、サービスに満足できなかったりした場合に備えて、契約・解約条件を必ず確認してください。

税理士向け電話代行サービス比較

電話代行サービスは数多くあるため、どの業者を選べばよいか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。ここでは、主要な電話代行サービス5社を厳選し、それぞれの特徴と料金を詳しく紹介します。

・電話代行サービスCUBE

「CUBE電話代行サービス」は、税理士・会計事務所への導入実績が多数あり、1ヶ月間のお試し期間を設けているのが特徴です。サービスに満足できなかった場合は全額返金されます。サービス継続率は98.8％と非常に高く、オペレーターの対応品質と顧客満足度には定評があります。

事務所の規模やニーズに合わせた複数のプランがあり、最低価格は月額10,000円（税別）から導入可能。顧客の機密情報を守るためのPマークも取得済みです。

・株式会社ビジネスアシスト

「株式会社ビジネスアシスト」は、士業向けに特化したプランがあるのが特徴です。秘書検定2級以上を保有した専任オペレーターが電話の一次受付からスケジュール管理、伝言受付、会社情報案内、採用受付などを行います。

月額30,000円（税別）の専任秘書スタッフ対応プランと月額60,000円（税別）の上級秘書スタッフ対応プレミアムプランがあり、夏期休暇対応などのオプションも利用可能です。

・電話代行ドットコム

「電話代行ドットコム」は、24時間365日対応の電話代行サービスを提供しています。士業の業務フローを理解し、専門用語に精通したオペレーターが電話の一次受付を担当。単なる取り次ぎではなく、事務員や秘書のような高度な電話対応が特徴です。

入会金や情報登録料などの初期費用は不要で、平日9時から18時の対応で30コール8,000円～複数のプランが用意されています。さらに、電話番号や住所の貸し出しサービスもオプションとして申し込みできます。

・Shibuya Office

「Shibuya Office」は、25年以上の経験と12,000社以上の契約実績を誇る電話代行サービス企業です。月額3,000円からの格安プランを含む5つの料金プランを提供し、長期研修を受けた専門スタッフによる高品質な電話対応を実現しています。

また、独自開発のシステムを活用した柔軟な連絡方法、初期費用や保証金不要のコストパフォーマンス、30日間の返金保証制度など、安心のサポート体制を整えています。

・テルリンク

「テルリンク」は、即日対応可能な電話代行サービスを提供しています。1日からの短期利用にも対応しており、イベント時や特別な期間での利用が可能です。電話の一次受付を行う月額4,950円の基本プランをはじめ、コールセンタープラン、スポットプラン、IVR連動プラン、土日祝日対応プランなど、多様なニーズに応じたプランを提供しています。

IVR連動プランでは、24時間365日の電話受付が可能。スモールビジネスにも適した柔軟性が魅力です。

税理士向け電話代行サービス比較表

最適な電話代行サービスを選んで業務効率化へ

電話代行は税理士事務所の業務効率化に大きく貢献するサービスのひとつです。電話代行サービスを導入することで、作業時間の創出や確保、顧客満足度の向上、機会損失の防止など、多くのメリットを享受できます。

ただし、専任オペレーターによる電話代行サービスは、契約したコール数を超えると超過料金が発生することが多く、休日や時間外対応は別料金になることも。また、オペレーターが事務所の特徴を理解して安定した対応を行うまでに時間がかかる場合もあります。

費用や手間を抑えながら、すぐに電話課題を解決したいと考えている方には電話自動応答サービス（IVR）の導入がおすすめです。

電話対応の悩みはIVRyで解決！

電話代行サービスはオペレーターによる対応が一般的ですが、人件費がかかるため、コストが高くなる傾向があります。また、オペレーターへの事前インプットが必要なため、資料の提出やミーティングの実施を求められる場合もあります。

このような課題を解決し、迅速に導入できるのが、電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」です。

IVRy（アイブリー）とは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話受付代行・転送システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要かつ月額2,980円〜始められることから、士業の電話業務の負担軽減や人手不足の解決法として利用されるケースが増えています。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

電話代行サービスと言えば、オペレーターが一次受付を行う有人のサービスが知られていますが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることも可能です。

有人電話代行サービスよりも簡単に導入できる

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。有人の電話代行サービスの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。また、インプット用の資料作成やオペレーターからの質問対応など、安定した運用までに予想外の手間や労力が発生する場合も。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインし、電話対応のルール（分岐作成）を設定するだけ。最短即日での導入が可能なため、迅速にサービスを利用開始したい方に最適です。

月額2,980円~低コストで利用できる

「IVRy」は電話の自動受付の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

税理士事務所での電話対応の効率化やコスト削減をお考えなら、ぜひ「IVRy」をご検討ください。