電話番はもう不要！税理士におすすめの電話代行サービスと導入のメリット

税理士事務所では、電話対応が集中したい業務の妨げとなるケースがあります。顧客からの電話相談は避けられないものの、そのたびに仕事が中断されると、業務効率や生産性の低下につながります。

この記事では、税理士の皆さんの電話対応の課題を解決する電話代行サービスについて、具体的に解説します。

税理士が電話代行サービスを導入するメリット

税理士事務所の電話対応における課題を解決する手段として、電話代行サービスの利用が挙げられます。電話代行サービスを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 本来の業務に集中できる
• 顧客満足度の向上が見込める
• 機会損失を防げる

具体的にひとつずつ見ていきましょう。

本来の業務に集中できる

電話代行サービスが電話の一次対応を請け負うことで、本当に必要な電話だけが担当者へ転送されるようになります。これにより業務に集中できるようになり、確定申告の時期や決算期などの繁忙期にも、電話による作業の中断が少なくなるでしょう。

事務所全体がコア業務に集中でき、仕事の質をさらに高められます。

顧客満足度の向上が見込める

電話代行サービスを導入すれば、税理士や事務員が不在の場合でも、顧客からの電話に応答できます。また、税務の専門知識を持つオペレーターが適切な初期対応を行い、簡単な質問に答えられる場合もあります。

専門的な教育を受けたオペレーターが対応することで、顧客対応の質が高まり、顧客満足度の向上にもつながります。

機会損失を防げる

電話代行サービスを活用すれば、外出中や打ち合わせ中、繁忙期でも、電話を受けることができるようになります。安定した電話対応が事業の成長にも寄与するでしょう。

また、新規の顧客からの問い合わせや重要な電話を逃さず対応できるため、ビジネスチャンスの最大化が期待できます。

税理士が使える電話代行サービス5選

電話代行サービスは数多くあるため、どの業者を選べばよいか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。ここでは、主要な電話代行サービス5社を厳選し、それぞれの特徴と料金を詳しく紹介します。

税理士が使える電話代行サービス比較表

電話代行サービスCUBE

「CUBE電話代行サービス」は、税理士・会計事務所への導入実績が多数あり、1ヶ月間のお試し期間を設けているのが特徴です。

サービスに満足できなかった場合は全額返金されます。サービス継続率は98.8％と非常に高く、オペレーターの対応品質と顧客満足度には定評があります。

事務所の規模やニーズに合わせた複数のプランがあり、最低価格は月額10,000円（税別）から導入可能。顧客の機密情報を守るためのPマークも取得済みです。

株式会社ビジネスアシスト

「株式会社ビジネスアシスト」は、士業向けに特化したプランがあるのが特徴です。

秘書検定2級以上を保有した専任オペレーターが電話の一次受付からスケジュール管理、伝言受付、会社情報案内、採用受付などを行います。

月額30,000円（税別）の専任秘書スタッフ対応プランと月額60,000円（税別）の上級秘書スタッフ対応プレミアムプランがあり、夏期休暇対応などのオプションも利用可能です。

電話代行ドットコム

「電話代行ドットコム」は、24時間365日対応の電話代行サービスを提供しています。

士業の業務フローを理解し、専門用語に精通したオペレーターが電話の一次受付を担当。単なる取り次ぎではなく、事務員や秘書のような高度な電話対応が特徴です。

入会金や情報登録料などの初期費用は不要で、平日9時から18時の対応で30コール8,000円～複数のプランが用意されています。さらに、電話番号や住所の貸し出しサービスもオプションとして申し込みできます。

Shibuya Office

「Shibuya Office」は、25年以上の経験と12,000社以上の契約実績を誇る電話代行サービス企業です。

月額3,000円からの格安プランを含む5つの料金プランを提供し、長期研修を受けた専門スタッフによる高品質な電話対応を実現しています。

また、独自開発のシステムを活用した柔軟な連絡方法、初期費用や保証金不要のコストパフォーマンス、30日間の返金保証制度など、安心のサポート体制を整えています。

テルリンク

「テルリンク」は、即日対応可能な電話代行サービスを提供しています。1日からの短期利用にも対応しており、イベント時や特別な期間での利用が可能です。

電話の一次受付を行う月額4,950円の基本プランをはじめ、コールセンタープラン、スポットプラン、IVR連動プラン、土日祝日対応プランなど、多様なニーズに応じたプランを提供しています。

IVR連動プランでは、24時間365日の電話受付が可能。スモールビジネスにも適した柔軟性が魅力です。

税理士業務における電話対応の課題

税理士の日常業務には、税務相談や税務書類の作成をはじめ、税務調査への立ち会い、顧客とのミーティングやコンサルティングなど、多岐にわたる対応が含まれます。その中で、見過ごされがちでありながら、実際には大きな負担となるのが電話対応です。

電話代行サービスを選ぶときの注意点

適切な電話代行サービスを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。ここでは、電話代行サービスを選ぶ際に注意すべきポイントについて解説します。

専門知識を持つオペレーターがいる会社を選ぶ

電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターが税務に関する知識と正しいビジネスマナーを理解していることが重要です。税務や会計に対する基本的な理解が不足していると、適切な初期対応ができず、顧客の信頼を損なうリスクがあります。

また、マナー教育を徹底している代行業者を選ぶと、より安心して業務を任せられるでしょう。

セキュリティ対策が万全な会社を選ぶ

税理士事務所では、顧客の個人情報や機密情報を扱うため、ISO認証やPマーク認証を取得しているかを確認し、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。また、情報漏洩リスクを最小限に抑えるために、オペレーターの教育や管理体制が十分に整っているかも確認してください。

セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶことで、外部委託のリスクを最小限にできるでしょう。

対応時間が柔軟な会社を選ぶ

対応時間が事務所のニーズに合っているかも重要な確認ポイントです。たとえば、繁忙期には業務時間外にも重要な電話がかかってくることがあるため、早朝や夜間の対応が可能かを確認しましょう。さらに、24時間対応や週末対応が可能なサービスであれば、急な連絡にも迅速に対応できます。

ただし、時間外対応には割増料金が発生することがあるため、料金体系も確認しておくことが大切です。

契約内容がわかりやすい会社を選ぶ

電話代行業者によって、サービスの対応範囲や解約条件が異なります。また、最低契約期間がある場合や解約時に違約金が発生する場合もあります。初期費用や月額料金、オプションの有無など、契約条件を事前に確認することで、予期せぬトラブルを防ぐことができます。

事務所のニーズが変わったり、サービスに満足できなかったりした場合に備えて、契約・解約条件を必ず確認してください。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

アイブリーなら低価格で電話対応を任せられます

「アイブリー」は月額3,317円～（年払いの場合/電話番号維持費除く）から利用できるクラウド型のAI電話代行サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入はアカウント登録完了後、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけ。最短即日から利用開始できるため、迅速に導入したい場合にも対応できます。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字起こしします。更にメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

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