PBX・クラウドPBXとは？電話業務に必須の機能まとめ
PBXとはPrivate Branch eXchangeの略で、電話交換機のことを指します。企業で使われる電話業務には必須と言ってもよく、転送、内線、遠方にある部署との内線通話などができるようになるシステムです。
近年はPBXをクラウド化し、インターネット環境さえあれば社内にいなくてもこれらの電話業務が可能になるクラウドPBXが人気を集めています。
- PBX・クラウドPBXとは
- PBX・クラウドPBXのメリット・デメリット
- PBX・クラウドPBXのメリット
- PBX・クラウドPBXのデメリット
- PBX・クラウドPBXの仕組み・機能
- PBX・クラウドPBXの導入目的・利用シーン
- 病院・クリニック
- ホテル業
- 小売業
- 教育業
- 不動産業
- PBX・クラウドPBXの比較ポイント
- 拡張性と柔軟性で選ぶ
- セキュリティにあわせて選ぶ
- コストにあわせて選ぶ
- ユーザビリティのしやすさで選ぶ
- 音質と通信品質
- ポイント別、おすすめPBX・クラウドPBXツール
- 拡張性と柔軟性で選ぶPBX・クラウドPBX
- コストで選ぶPBX・クラウドPBX
- 顧客管理機能で選ぶPBX・クラウドPBX
- ユーザビリティに優れるPBX・クラウドPBX
- PBX・クラウドPBXの活用事例
- まとめ
PBX・クラウドPBXとは
PBXとは電話交換機のことを指し、企業でよく使われる電話転送や内線を可能にするシステムです。PBXは社内にサーバー機器を設置するのに対し、クラウドPBXでは設備がいりません。インターネット回線を通じてPBX機能を使うことができます。
そのためクラウドPBXはリモートワークにも対応でき、コロナ禍を経て急速に浸透しています。PBX・クラウドPBXについて、詳しくはこちらの記事で解説しています。ぜひ合わせてご覧ください！
クラウドPBXとは（電話交換機)？メリットやデメリット、料金をまとめ！
PBX・クラウドPBXのメリット・デメリット
PBX・クラウドPBXのメリット
PBXは自社でサーバーを管理することになることから、自社に合わせて最適なカスタマイズがしやすいのが特徴です。昔ながらの電話を使った業態に合わせやすく、ビジネス対応の電話機を使いこなすことができます。
一方でクラウドPBXは、サービス開発者がセキュリティ管理やメンテナンスを行ってくれるため、手間が少ないと言えるでしょう。PBXよりも低コストになることも多く、固定電話や設備がいりません。
PBX・クラウドPBXのデメリット
PBXはサーバー管理が必要になるため、メンテナンスなど保守管理も自ら行ったり、外部業者へ委託する必要があります。顧客情報やデータを自社管理する必要もあります。
クラウドPBXは開発されたサービスをレンタルするのに近く、自社システムに合わせた詳細なカスタマイズを行うのは難しいでしょう。月額利用料が発生するため、場合によってはPBXよりも割高になる可能性があります。
PBX・クラウドPBXのメリット・デメリットについて、詳しくはこちらの記事にまとめています。
クラウドPBX導入で何が変わる？導入メリットと、導入方法まとめ！
PBX・クラウドPBXの仕組み・機能
PBXは、社内に設置したサーバーに電話が集約される仕組みになっています。かかってきた電話を一度サーバーで受け、社員の電話へつなぎ、またサーバーへ送り、別の社員へ転送することが可能です。すべての電話がサーバーで集約されているので、内線通話も可能になります。
クラウドPBXは、このサーバーがインターネット上にあるイメージです。インターネット回線を通じてサーバーを介し、サービスを利用します。
PBX・クラウドPBXの導入目的・利用シーン
病院・クリニック
PBXシステムは顧客管理機能と連携させやすいので、病院・クリニックでは電話対応の際に患者のカルテを呼び出して、ひとりひとりに最適な対応することができます。
クラウドPBXであればオンライン診療にも対応しやすく、患者の通院負担を減らすのに役立つでしょう。
ホテル業
ホテルや宿泊施設内にPBXシステムを導入すると、各客室とフロントや調理場など、各部署と連携が取りやすくなります。スタッフ同士でコミュニケーションを取ったり、顧客からの連絡を受け、サービス改善に生かすことができるでしょう。
小売業
小売業では、各店舗にPBXシステムを配置することで店舗間のコミュニケーションを活発にするような使い方が多く見られます。
カスタマーサポートセンターを構築するのにも役立ち、センターと各店舗が密な連携を取ることができます。
教育業
教員の長時間労働が問題視されていますが、クラウドPBXを導入すれば改善できるかもしれません。自宅にいながら学校・教員・家庭からの電話に対応できるようになり、残業を減らすのに役立ちます。
教員同士のコミュニケーションも取りやすくなり、よりきめ細かい対応ができるでしょう。
不動産業
不動産業では物件の内覧希望や、住んでいる物件のトラブルなどの電話が多くかかってきます。これら多種多様な業務をひとりの担当者がこなすことも多いようです。
クラウドPBXなら外出先・自宅でも電話に出られるため効率化につながり、社内同士でのコミュニケーションにも役立ちます。
PBX・クラウドPBXの比較ポイント
拡張性と柔軟性で選ぶ
PBXは比較的大規模なコールセンターや、大人数のスタッフが利用するのに適したサービスです。クラウドPBXは少人数～中規模に適しており、柔軟なプラン変更がしやすいサービスです。将来的に規模を拡大する予定があるならクラウドPBXが良いでしょう。
PBXシステムの中には、機能の追加やカスタマイズのたびに打ち合わせが必要なものも。初めてPBXを導入するならカスタマイズ性が高いものを選ぶのがおすすめです。
セキュリティにあわせて選ぶ
PBXは自社内での管理が重要となりますが、クラウドPBXであればセキュリティ対策がされているか必ず確認しましょう。外部からの攻撃、情報漏えい対策と合わせて、障害時・災害時の対策もチェックしてください。
コストにあわせて選ぶ
PBXは設備費用や導入時に数十万～数百万円のコストがかかるほか、システムのアップデートやソフトウェアの更新・保守などメンテナンス費用も考えなければなりません。
クラウドPBXは月額数千円～で利用でき、初期費用もかからないこともあります。しかし長期的に使う場合や、オプション利用料が追加されるとかえって割高になってしまうことも。どちらのつかい方がふさわしいか、よく考えて選びましょう。
ユーザビリティのしやすさで選ぶ
PBXを管理するにはサーバー機器の基礎知識も求められますが、クラウドPBXであれば、最低限、カスタマイズする部分だけ操作できればOKです。
実際にデモ画面に触れてみて、操作しやすい、使いこなしやすいツールを選ぶのが良いでしょう。
音質と通信品質
PBX・クラウドPBXを選ぶときは音声や通信の質に問題がないかどうか、よく確認しましょう。遅延や途切れが発生していないかどうかもチェックしてください。
その際は一度だけではなく、一定の期間試すことで、日によって品質に差が出ないか確認することをおすすめします。
ポイント別、おすすめPBX・クラウドPBXツール
拡張性と柔軟性で選ぶPBX・クラウドPBX
電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話の一次対応を自動化できるIVRシステムを提供しています。
音声ガイダンスや分岐フローは自分で自由にカスタマイズでき、スタッフのアカウントを登録すれば通話料も節約できます。月額3,000円～という低コストで利用でき、柔軟性・拡張性ともに申し分ありません。
小規模企業向けのプランから、大規模コールセンター向けのプランまで幅広い形態に対応しており、拡張性・柔軟性の高いサービスになっています。コールセンター向けとあって、社員ひとりひとりのステータスを確認できる機能も搭載されています。
オフィスの電話環境から、コールセンター向けPBX環境、テレワーク環境など、用途に合わせて様々なシーンをカバーできるクラウドPBXサービスです。各企業に合わせて柔軟なカスタマイズができるほか、セキュリティ対策には定評があります。
コストで選ぶPBX・クラウドPBX
「スマホで持ち歩けるPBX」をテーマに、初期費用0円、月額基本料850円～と、コストパフォーマンスが優秀なサービスです。スタッフの増減に合わせて月額精算ができるので、繁忙期と閑散期があるような企業におすすめです。
03や06など、市外局番で始まる電話番号を使えるクラウドPBXサービスです。1人から契約できるなど、特に小規模事業者に徳化しており、初期費用0円、月額基本料980円～と、導入しやすい価格で利用できます。
少人数の店舗を多数展開しているなら、IVRyがおすすめです。1店舗につき3,000円～と、導入しやすい価格にくわえて、電話自動応答サービス、顧客管理機能、ブラックリスト機能といった便利な機能も利用することができます。
これらの機能は月額利用料にふくまれており、追加料金はかかりません。
顧客管理機能で選ぶPBX・クラウドPBX
IVRyの顧客管理機能を利用すると、電話がかかってきたときに番号から顧客情報を検索し、画面に表示します。過去のやり取りや注文履歴を見ながら対応でき、通話しながらメモを残すこともできます。
電話履歴などのデータはCSVファイル形式でダウンロードでき、データ分析などマーケティングにも活用出来ます。
スマホで使えるクラウドPBXサービスで、膨大な顧客情報を安全に保管することができます。セキュリティ対策が万全で、同社の事業者データベース・迷惑電話リストを利用し、迷惑電話を強力にブロックします。
NTTコミュニケーションズによるクラウドPBXサービスで、同社が提供する他のサービスと組み合わせることができる点が大きなポイントです。顧客管理機能のほかに商談管理、勤怠管理、リモートアクセスなど多彩な機能を取り揃えており、どんな企業にも最適にカスタマイズできます。
ユーザビリティに優れるPBX・クラウドPBX
IVRyの管理画面は、一目で直観的に理解できるような分かりやすいデザインになっており、誰でも簡単に操作できます。もし困ったときはサポートチームが全力でお手伝いしますので、安心してご相談ください！
昔ながらの電話業務を意識したユーザビリティになっているクラウドPBXサービスです。ビジネス用の電話機がそのままスマホになったようなアプリデザインになっており、従来の電話業務に慣れたスタッフでもスムーズに移行できます。
日本人向けに自社開発されたクラウドPBXサービスで、ユーザーの声を取り入れながら常に使いやすさを追求しています。ビジネスフォンの販売から始まった15年以上の開発実績があり、業種を問わず支持されています。
PBX・クラウドPBXには、ほかにも色んなサービスがあります。ぜひこちらの記事もご参考にしてください！
【2022年最新版】クラウドPBXサービス比較！料金・価格など、選ぶポイントを紹介します
PBX・クラウドPBXの活用事例
コロナ禍をきっかけに、クラウドPBXの利用は急速に浸透しました。固定電話から脱却し、スマホにアプリを入れるだけで使えるクラウドPBXサービスに切り替えた企業も多いです。
その結果、場所に縛られず電話業務ができ、コストダウンもできる、迷惑電話をシャットアウトできるなど、電話業務にかかるストレスが少なくなったと感じているようです。
緊急時やトラブル発生を考えると、電話業務を全てなくすのは難しいですが、PBXを導入することで自由な働き方につながるでしょう。
まとめ
PBXとは電話交換機のことを意味します。社内にサーバー機器を設置するなど大規模な設備・準備が必要ですが、クラウドPBXであればインターネット回線を通じて世界中どこからでもサービスを利用できます。
PBX・クラウドPBXを選ぶときは柔軟性・拡張性・操作感などを意識し、企業規模に合わせた料金プランを設定しましょう。
